Compliance Management Software. Auf diese Features sollten Sie 2022 achten

Compliance Management Software. Auf diese Features sollten Sie 2022 achten

Referent : Maria Ilina 
Datum 30.05.2022

Heutzutage können sich Vorschriften und Regularien über Nacht ändern und für Unternehmen ist es essentiell, mit diesen Änderungen Schritt zu halten. Durch die potentielle Rufschädigung und Menge an Strafen betrachten Unternehmen Compliance eher als Investment als Kosten.

Regularien können sich während des Wachstums von Unternehmen ändern und es gibt viele Pflichten, die gelegentlich übersehen werden. Auf lokaler, Bundes- und globaler Ebene gibt es viele Compliance Vorschriften in Gesetzen zu Geschäftsführung, Administration, HR, Finanzabteilung, IT, Arbeitsschutz und Branche. Für eine Organisation ist es schwierig, all diesen kontinuierlich und konsequent nachzukommen.

Wir werden behandeln

  • was Compliance Software ist
  • wann Unternehmen eine Compliance Management Software benötigen
  • welche wichtigen Features der Software in 2022 beachtet werden sollten
  • was Low-Code zu einer effektiven Lösung für Compliance Management macht
  • wie Ihnen 5 Tipps bei der Auswahl einer Low-Code Plattform für Compliance Management helfen

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Was ist eine Compliance Management Software

Compliance Management Softwares helfen dabei, Compliance Tätigkeiten zu automatisieren und erhöhen Effizienz und Transparenz in Compliance Prozessen. Genau gesagt ermöglichen Compliance Softwares den Unternehmen, Geschäftsprozesse zu überwachen und prüfen, sodass deren Konformität mit Gesetzen, Unternehmensvorschriften und Standards der Kunden und Geschäftspartner sichergestellt ist. Ein effektives Compliance Programm beinhaltet die Entwicklung, Aggregierung und Normierung von Regeln, Überwachung von Kontrolleinheiten, Workflow Management und Case Management.

Wann brauchen Unternehmen eine Compliance Management Software

Unternehmen verwenden Compliance Management Software um sicher zu stellen, dass die Mitarbeiter jeglichen erforderlichen Unternehmensstandards, Regeln und Vorschriften folgen. Die Software kann in Unternehmen aus fast jeder Branche angewendet werden. Abhängig von regionalen Vorschriften sind manche Branchen stärker involviert als andere, aber Standards wie die DSGVO/GDPR und ISO betreffen in Europa alle.

Compliance Software kann Funktionalitäten wie Geschäftsprozessmanagement, Risikoevaluierung, Berichterstattung, Kundenbindung und vieles mehr beinhalten. 

Das bedeutet auch, dass Compliance Management Software von Unternehmen jeglicher Größe genutzt werden kann. 

Wichtige Funktionen, die Compliance Softwares 2022 haben sollten

Die Vorschriften ändern sich jährlich. Neue Unternehmensstandards werden angewendet, um Kundenzufriedenheit und -bindung zu steigern.

Die Funktionalitäten von Compliance Management Software können in Gruppen zusammengefasst werden: 

  1. Standardfunktionen: Verwaltung von Wirtschaftsprüfungen, Compliance Überwachung, Geschäftsprozessautomatisierung, Risikomanagement
  2. Fortgeschrittene Funktionen: Versionskontrolle, Systemunterstützung (vorgefertigte Prozesse, Knowledge Base)
  3. Funktionen für Skalierbarkeit: Fähigkeit, den Kunden in den Workflow innerhalb der Software einzubinden, Dokumente aus Vorlagen erstellen, elektronische Signaturen einbinden, Integration mit Kernsystemen (ERP, CRM und so weiter)

Das Jahr 2022 verändert die neue Normalität noch mehr. Forbes rät, “um in dieser unbeständigen Landschaft wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Strategien schnell anpassen und die Veränderungen annehmen, die höchstwahrscheinlich die Kundenerfahrung gravierend beeinflussen.”

Compliance Probleme stören die Customer Journey. Die Wahl der falschen Compliance Strategie oder der Fokus auf interne Compliance Prozesse können Ihre Kunden von der Nutzung Ihrer Dienstleistungen abhalten. 

In 2022 erleben wir eine gravierende Verlagerung von teamorientierten Compliance Lösungen hin zur Gestaltung eines komfortablen Umfelds für Kunden.

Die Grundwerte einer Compliance Management Lösung drehen sich nicht mehr nur um Effizienz und Transparenz, sondern mehr und mehr um ein nahtloses Gefühl für den Kunden. 

Analysieren Sie Ihre Anforderungen bei der Wahl einer Compliance Management Software, um sicher zu gehen, dass diese kundenorientiert sind. 

Eine kundenorientierte Compliance Management Software sollte folgendes beinhalten:

  • Einbindung Ihrer Kunden in den Workflow
  • Kundenfreundliches Interface für Compliance Themen
  • Ein Interface für alle Informationen zu Compliance Anfragen
  • Tools zur Kollaboration
  • Automatisierung von Routineaufgaben wie das Ausfüllen von Dokumentvorlagen
  • Integration von elektronischen Unterschriften

Die Beachtung dieser Funktionen in 2022 wird Ihnen dabei helfen, sich auf die richtige Strategie zu konzentrieren, sowie Trends und Kundenerwartungen zu folgen.

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Was macht Low-Code zu einer effektiven Lösung für Compliance Management

Low-Code ist ein Entwicklungsansatz in der IT, der es mit wenig oder keinem Coding ermöglicht, unternehmensfertige Anwendungen zu erstellen. Die größten Vorteile dieses Ansatzes sind Entwicklungsgeschwindigkeit, Skalierbarkeit und Anpassungen ohne die Hilfe des IT Teams.

Gartner prognostiziert, dass bis Ende 2025 die Hälfte aller neuen Low-Code Kunden Einkäufer außerhalb der IT Organisation sein werden. Das betrifft auch Compliance Management Software.

Der Low-Code Ansatz ermöglicht die Automatisierung von Prozessen im Compliance Management und erste Ergebnisse innerhalb von drei bis sechs Monaten.

Es gibt einige deutliche Vorteile von Low-Code für Compliance Management LösungenDe

Erfahren Sie mehr über den Aufbau einer Compliance Management Lösung mit Low-Code 

5 Tipps zur Wahl einer exzellenten Low-Code Plattform für Compliance Management

  1. Involvieren Sie Mitarbeiter verschiedener Abteilungen

    Ein Compliance Management Prozess betrifft immer mehrere Abteilungen oder Kunden. Wenn Sie die beste Lösung wählen möchten, sollten Sie die Anforderungen aller Seiten kennen. Manche davon können widersprüchlich sein, wie z.B. umfangreiche Dokumentierung für den Compliance Verantwortlichen und nahtlose Prozesse für Vertrieb und Kunden. Die Funktionalitäten der Low-Code Plattform sollten Sie beides ausgleichen lassen. 

  2. Fragen Sie nach einem kostenlosen Proof of Concept

    Vor dem Kauf auszuprobieren funktioniert nicht nur bei Kleidung und Konsumgütern, sondern trifft auch auf digitale Produkte zu.

    Bitten Sie den Low-Code Anbieter, einen Proof of Concept für Ihre Compliance Prozesse zu erstellen und allen beteiligten Abteilungen vorzuführen. Sobald Sie sehen, dass die Anforderungen vollständig erfüllt oder verstanden wurden, sind Sie auf dem richtigen Weg.

  3. Investieren Sie Zeit in Low-Code Training

    Alle Low-Code Plattformen bieten Trainings an. Manche sind kostenlos, andere nicht. Die Lernbedingungen variieren außerdem stark. Sie müssen das Training nicht vor dem Kauf des Compliance Management Systems durchführen, aber es ist hilfreich zu verstehen, wie die Plattform künftig verwendet werden kann und ob Sie bei der Automatisierung anderer Prozesse hilft.

  4. Lassen Sie kaufmännische Anwender Änderungen durchführen

    Da sich Regularien und Standards jährlich ändern, ist es sehr kostenintensiv, die Compliance Software von Entwicklern aktualisieren zu lassen. Die Low-Code Plattform sollte Ihnen dazu No-Code Tools für Ihre kaufmännischen Mitarbeiter zur Verfügung stellen.

  5. Bedenken Sie die Automatisierung anderer Prozesse

    Der große Vorteil von Low-Code Plattformen ist Flexibilität. Sie können stark personalisierte Arbeitsbereiche für jegliche Zwecke einrichten. Gehen Sie sicher, dass die Plattform neben Compliance Prozessen, auch die anderer Abteilungen automatisieren kann.

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