Erfolgsgeschichte

Automatisierung der Prozesse von
3 juristischen Einheiten unter einer Mriya Resort & SPA-
Verwaltungsgesellschaft

Mriya Resort & SPA

Geschäftsziele und -vorgaben

Mriya Resort & SPA  ist laut den World Travel Awards das weltweit führende Resort für Familien- und Wellnessurlaub.

Mriya Resort & SPA-Verwaltungsgesellschaft ist zuständig für:

  • Nash.Travel, ein schnell wachsendes Online-Reisebüro, mit dem Sie schnell die beste Unterkunft finden und buchen können;
  • Japanischer Garten "Sechs Sinne", entworfen von dem bekannten japanischen Landschaftsdesigner Shiro Nakane;
  • Dreamworld, ein Familien-Themenpark voller Wunder und Abenteuer, der in Zusammenarbeit mit dem weltbekannten Vergnügungspark entstanden ist;
  • Medizinisches Zentrum für personalisierte Medizin, dessen Hauptprinzip ein funktioneller und integrativer Ansatz ist;
  • Schwarzes Meer, eine Restaurantkette mit lokaler Küche

Die Hauptziele, die durch die Automatisierung der Serviceprozesse erreicht werden sollten, waren die Skalierung der Verwaltungsgesellschaft und die Einrichtung eines Tools für die strategische Unternehmensführung.

  • 55

    Geschäftsprozesse
    in 8 Monaten automatisiert

  • 40%

    Senkung der Prozesskosten

  • 852 000 ₽ pro Jahr eingespart

    über die Bearbeitung von 1200 Zahlungsaufforderungen

  • 15Monate

    die prognostizierte Rückzahlungsperiode
    für das Einführungsprojekt von ELMA BPM

Ändern mit Leichtigkeit!

Fernarbeit mit ELMA BPM

Erzwungene Änderungen

Während der Pandemie war die Verwaltungsgesellschaft gezwungen, ihre internen Prozesse dringend neu zu gestalten. Die Aufgabe bestand darin, mehr als 500 Mitarbeiter innerhalb einer Woche problemlos auf Remote-Arbeit umzustellen.

Unsere Erfolge:

  • setzten den Betrieb erfolgreich fort;
  • erhielten die Effizienz aufrecht;
  • änderten nicht die Fristen für die Inbetriebnahme der Anlage;
  • organisierten schnell die Prozesse für Restaurants neu, die auf Lieferung umstellen;
  • sicherten die Arbeitsplätze aller Mitarbeiter.

Projektziele

Projektziele
  • Vereinheitlichung der Prozesse in einem einheitlichen IT-Raum unter Beibehaltung der Einzigartigkeit der Geschäftsprozesse aller juristischen Einheiten

  • Gewährleistung einer End-to-End-Überwachung der Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende

  • Erhöhung der Geschwindigkeit und Effizienz der Geschäftsprozesse des Unternehmens

  • Reduzierung der Kosten für die Prozessabwicklung.

Welche Probleme löst ELMA

  • Fehlende
    Zentralisierung von Prozessen

    Alle Verhandlungen wurden per E-Mail geführt; die Abteilungen nutzten mehrere nicht zusammenhängende Systeme; das Unternehmen hatte hohe Prozessabwicklungskosten und gab erhebliche Summen für gerechtfertigte Risiken aus; zahlreiche juristische Einheiten arbeiteten mit nicht standardisierten Dokumenten.

    Einzelner Informationsbereich

    ELMA hat alle im Unternehmen eingesetzten Systeme in einem Bereich vereint, von 1C: ERP bis hin zu solch spezifischen wie Fidelio. Der digitale Fußabdruck ist jetzt in einem System gespeichert, und die Prozesse sind linear.

  • Tage und Stunden
    wurden für Genehmigungen benötigt

    Die Mitarbeiter mussten Dokumente manuell ausfüllen und an die Büros liefern, was eine Zeitverschwendung war.

    Automatisierung von HR-Prozessen

    Es dauert weniger als 1 Minute, bis ein HR-Mitarbeiter den Geschäftsprozess "Dienstreiseprozess starten" einleitet. Ein Urlaubsantrag kann nun mit zwei Klicks ausgefüllt werden.

  • Prozessänderungen
    brauchten zu viel Zeit

    In den meisten Fällen wurden keine Änderungen an den Prozessen vorgenommen, da es schwierig war, diese zu modifizieren. Die tatsächliche Arbeit und die Arbeit auf dem Papier waren unterschiedlich, was zu Risiken führte.

    Schnelle Veränderbarkeit und Skalierbarkeit

    In ELMA können Sie in wenigen Stunden Prozesse anpassen, Genehmigungswege ändern etc. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, ein Unternehmen zu skalieren.

Ibrahim Kuku

Ibrahim Kuku

Die wichtigste Einschränkung des Implementierungsprojekts war die Zeit: Mehr als 50 Prozesse mussten in 9 Monaten implementiert werden. Außerdem arbeiteten wir zur gleichen Zeit an der Standardisierung der Prozesse nach der hocheffizienten Norm ISO 9001. Das neue Modell musste leicht skalierbar sein und sich an die Eigenschaften neuer juristischer Einheiten anpassen lassen.

Ibrahim Kuku
Ibrahim Kuku

Führender Business-Analyst von MRIYA RESORT & SPA

Wie ELMA im Mriya Resort & SPA funktioniert

Um Prozesse zu automatisieren und zu standardisieren, analysierte das Team des Mriya Resort & SPA mehr als 110 Geschäftsprozesse. Durch die Automatisierung behielten die Prozesse der verschiedenen juristischen Einheit ihre Einzigartigkeit und Regelungen bei, wurden aber in ein System verlagert.

Um den Prozess der Rabattgewährung zu automatisieren, wurde ELMA mit Fidelio integriert. Fidelio ist eine spezielle Software für die Automatisierung von Hotelprozessen, wie z.B. Buchungsanfragen, Erstellen und Versenden von Rechnungen und Zertifikaten, etc. Der Initiator gibt z. B. die Reservierungsnummer während des Prozesses "Ausfüllen des Formulars" ein. Dann lädt ELMA alle Informationen aus Fidelio und zeigt sie im Formular der ersten Aufgabe an.

Der Initiator muss nur die fehlenden Felder ausfüllen und Informationen über den zusätzlichen Rabatt angeben. In diesem Fall werden der endgültige Rabatt und die Kosten dynamisch auf der Grundlage der eingegebenen Daten, des Tarifs, der Saison, der Daten usw. berechnet.

Als nächstes wird die Anwendung zur Genehmigung gesendet.

Nach Abschluss der Genehmigungsphase speichert ELMA das Dokument "Discount Request" und überträgt auch die aktuellen Informationen über den Rabatt an Fidelio.


"Vor dem Einsatz von ELMA wurden die Informationen über die gewährten Rabatte nirgends angezeigt, was zu finanziellen Unstimmigkeiten am Ende eines Quartals führte. ELMA eliminiert dieses Risiko"

Ibrahim Kuku
Ibrahim Kuku

Führender Business-Analyst von MRIYA RESORT & SPA

Die Benutzeroberfläche des Sicherheitsbeauftragten besteht aus einem Widget mit Anfragen an den Sicherheitsdienst, die über einen Filter oder über einen Barcode gefunden werden können. Bei der Suche nach einem Barcode öffnet sich je nach Status eine Anfrageseite.

Ein weiteres Beispiel für die Integrationsfähigkeit von ELMA. Für die Implementierung des Geschäftsprozesses Überführungsantrag wurde ELMA mit 1C: Kraftfahrzeug-Management integriert.

Das Hotel bietet einen Transfer-Service an. Es kann sowohl von Gästen als auch vom Hotelpersonal genutzt werden. Informationen über den Transfer werden im 1C Kraftfahrzeug-Management gespeichert.

Um eine Anfrage für einen Transfer auszufüllen, muss der Initiator einen speziellen Prozess starten und die Uhrzeit und das Datum der Ankunft sowie einen Fahrzeugtyp und Kundendaten angeben. Anschließend wird der Antrag auf dem Weg der Freigabe weitergeschickt und die Informationen werden an das 1C Kraftfahrzeugmanagement übermittelt.

Abfragen mit den gleichen Daten können kombiniert werden. Zum Beispiel die mit der gleichen Flugnummer und dem Ankunftsort "Flughafen".

Dies beschleunigt den Prozess der Interaktion mit dem Transportdienst erheblich und macht ihn verständlicher und zugänglicher.

Der prognostizierte Zeitraum für die Projektrückzahlung beträgt 15 Monate (ab dem 6. Monat des produktiven Betriebs des ELMA BPM-Systems). Nach und nach wird das Mriya Resort dank der Automatisierung und einem Projekt für eine transparente Kennzahlenanalyse die volle Kontrolle über die Prozesse gewinnen. Der Schlüssel zum Erfolg für Unternehmen, die gerade die Einführung eines BPMS planen, liegt darin, das richtige Team zusammenzustellen, das richtige System auszuwählen und den Willen zur Veränderung zu haben.

Ibrahim Kuku
Ibrahim Kuku

Führender Business-Analyst von MRIYA RESORT & SPA