SB Sberbank

Erfolgsgeschichte

Der Markt verlangte nach Neuerungen und Anwendungsfreundlichkeit

Wie die Tochterbank der russischen Sberbank Prozesse und EDI mit ELMA automatisiert und die Effizienz der Mitarbeiter erhöht hat
Sberbank

Über Projekt

Die kasachische Tochterbank der russischen Sberbank ist Teil der internationalen Sberbank-Gruppe. Heute verfügt sie über ein Filialnetz mit 110 Struktureinheiten, von denen 17 Zweigstellen sind. Das ELMA-Implementierungsprojekt betraf die Zentrale in Almaty und das gesamte Filialnetz.

Mit ELMA hat sich Sberbank ehrgeizige Ziele gesetzt: ein papierloses Büro zu schaffen, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren und die Effizienz der Mitarbeiter im Unternehmen zu steigern. Was dabei herausgekommen ist, berichtet Herr Raschid Uschurbakiew, Leiter der Banktechnologie.

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Bankdienstleistungen, Kasachstan
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  • 110

    Struktureinheiten

  • 17

    Zweigstellen

Mit welchen Herausforderungen war das Unternehmen konfrontiert? Warum haben Sie sich entschieden, ELMA in der Bank einzuführen?

R.U.: Der Grund für den Wechsel auf ELMA war, dass das vorherige System seine Entwicklungsmöglichkeiten ausgeschöpft hatte. Wir brauchten moderne Technologien, um unsere Prozesse und unser Geschäft zu entwickeln.

Da sich die Technologien täglich verbessern und der Markt nach Neuerungen und Anwendungsfreundlichkeit verlangt, wurde beschlossen, auf eine modernere Plattform umzusteigen. Wir haben es uns zum Ziel gesetzt, ein papierloses Büro zu schaffen, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren und die Effizienz der Mitarbeiter im Unternehmen zu steigern.

In der Analysephase haben wir mehr als 10 Plattformen analysiert, die zu diesem Zeitpunkt bei verschiedenen großen Unternehmen erfolgreich waren. Sie ähnelten sich im Wesentlichen alle, also setzten wir ein paar Kriterien fest, die das System erfüllen musste, und betrachteten auch das Potenzial und die Perspektiven nicht nur des Produkts, sondern auch des Anbieters und des Vertriebsnetzes. Die Wahl fiel auf ELMA.

Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter verstanden, dass eine Prozessverbesserung erforderlich ist, daher verursachte das Projekt keine internen Einschränkungen. Sowohl das Management als auch alle betroffenen Mitarbeiter nahmen daran teil.

In welchen Schritten verlief die Umsetzung von ELMA? Wie lange hat das Projekt gedauert?

R.U.: April 2017 begannen wir mit der Analyse der Aufgabe, auf ein neues EDI-System umzustellen, und das Projekt selbst startete im Juli desselben Jahres. Da wir bereits über viel Erfahrung und Fachwissen in Bezug auf EDI-Systeme und -Prozesse verfügten, erstellten wir ein detailliertes Lastenheft, einen Plan für den Wechsel von einem System auf das andere sowie einen Plan für die Migration der benötigten Daten.

Das Projekt selbst, einschließlich der Analyse und der internen Vorbereitung, dauerte 14 Monate, und die Wechselphase von einem System auf das andere (einschließlich Entwicklung und Datenmigration) nahm 9 Monate in Anspruch. Dank eines gut eingespielten Teams und eines flexiblen Ansatzes konnte das Projekt die ehrgeizige Frist einhalten.

«Ich rate dazu, keine Angst zu haben, den ersten Schritt in eine Richtung zu tun, in der noch niemand zuvor gewesen ist, und schon gar nicht, an alte Technologien festzuhalten».

Wie schnell hat sich das Projekt amortisiert? Welche Ergebnisse wurden erzielt?

R.U.: Das Projekt amortisiert sich schnell, wenn möglichst viele automatisierte Prozesse auf das EDI-System übertragen werden. Der Einsatz des elektronischen Dokumentenverkehrs beschleunigt viele Prozesse, insbesondere wenn die Beteiligten geografisch weit voneinander entfernt sind.

Mit ELMA können Sie auch komplett auf papierloses Büro umstellen, da elektronische digitale Signaturen (EDS) von praktisch jeder zugelassenen Zertifizierungsstelle verwendet werden können.

Dadurch werden nicht nur Prozesse, sondern auch Mitarbeiter des Unternehmens effizienter, da Aktivitäten, die keinen Mehrwert schaffen, wegfallen: Bewegung, Transport, Warten usw. Unser Schlüsseltreiber ist unser externer Kunde. Qualitätsprodukte und -dienstleistungen können nur durch die Optimierung interner Prozesse hergestellt werden.

Die Prozesseffizienz ist in unterschiedlichem Maße gestiegen, ebenso wie die Arbeitsaufwandeinsparungen und die Effizienzsteigerung der Mitarbeiter.

Durch den Einsatz von EDS wurden beispielsweise interne Dokumente (Anfragen, Anträge, Bewerbungen usw.) vollständig in ein elektronisches Format umgewandelt und werden nicht mehr ausgedruckt oder in physischer Form aufbewahrt.

Dadurch konnten wir Papier, Tinte und Speicherplatz einsparen, die wir für das physische Original benötigten. In sechs Monaten betrug die Papiereinsparung allein bei einem Prozess etwa 100.000 Blatt.

Dank der Funktionen und Möglichkeiten der Plattform schaffen wir Prozesse, bei denen manuelle Arbeitsprozesse durch automatisierte ersetzt werden. Das spart dem Mitarbeiter Zeit und vereinfacht den Prozess.

Wie funktioniert ELMA in Ihrem Unternehmen?

R.U.: Wir haben ELMA in verschiedene Systeme integriert, deren Synergieeffekte es ermöglichen, Arbeitsprozesse zu automatisieren, die zuvor manuell ausgeführt wurden und daher das Risiko menschlicher Fehler beinhalteten. ELMA spart Wartezeit und Nacharbeit, eliminiert manuelle Arbeiten, minimiert Kosten durch menschliche Fehler, beschleunigt Prozesse.

Aktuell hat sich ELMA im Home-Office-Modus bewährt, da die Anzahl gleichzeitiger Benutzer und gestarteter Prozesse verdreifacht hat. Dank einer gut durchdachten und fehlertoleranten Architektur ist das System noch nie ausgefallen und war rund um die Uhr verfügbar.

Während der Pandemie waren wir in der Lage, schnell auf das DIGITAL-Format umzusteigen, da wir mit ELMA die Nutzung des Systems und seiner Tools (insbesondere im Management-Team) mühelos skalieren konnten. Die Führungskräfte erkannten die Möglichkeiten der mobilen Version und schätzten und bestätigten die Benutzerfreundlichkeit und Nützlichkeit des Systems. Das ist ein großes Verdienst des Vorsitzenden und seiner Stellvertreter, denn sie waren die Botschafter für die Einführung der mobilen Technologie.

Was haben Sie aus diesem Projekt gelernt, welche Ratschläge können Sie Unternehmen geben, die BPM einführen, und vor welchen Fehlern können Sie sie warnen?

R.U.: Ich bin stolz darauf, ein Mitglied eines starken und fortschrittlichen Teams zu sein, das eines der besten Finanzunternehmen der Welt aufbaut, das hochwertige und hochtechnologische Produkte und Dienstleistungen entwickelt.

Lessons Learned:

  • 1

    Lassen Sie sich die Zeit für die Analyse nicht gereuen, dann wird das Projekt besser als erwartet.

  • 2

    Die besten Ergebnisse können nur durch Teamarbeit erzielt werden.

Heute können wir ehrgeizige Pläne schmieden. Unser Ziel ist es, ein papierloses Büro zu schaffen, obwohl wir ein sehr großes Finanzinstitut sind. Mit ELMA können wir unsere Prozesse verbessern, um sicherzustellen, dass unsere Kunden immer und überall voran sind.

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