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Un sistema BPM
de Alto rendimiento, según G2

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Cómo funciona el sistema BPM

BPMS (Sistema para gestionar los procesos de negocio) es una clase de sistemas de información corporativa para digitalizar los procesos de negocio.
Permiten a la empresa ser flexible y sensible a los cambios del mercado. El sistema BPM ayudará a modelar los procesos de negocio, monitorearlos, identificar cuellos de botella y puntos de mejora.

La idea detrás de cualquier sistema BPM es muy simple: al implementar la Gestión por Procesos de Negocio (Business Process Management) en su empresa, los describe utilizando mapas claros sin involucrar a expertos en TI. La configuración se realiza con un clic del mouse y no requiere conocimientos de programación.

El plan de acción se pone en ejecución. Esto significa que todos los participantes que están en el proceso de negocio recibirán tareas en el sistema BPM en una secuencia preestablecida. Al mismo tiempo, el sistema BPM le permite realizar un seguimiento y controlar el progreso del trabajo en tiempo real.

Las oportunidades potenciales de optimización se identifican basándose en el seguimiento de los datos ya disponibles. La mejora del proceso se lleva a cabo en un entorno visualmente comprensible, es fácil de mejorar el sistema BPM sin programadores. Esto le permite responder rápidamente a las nuevas tendencias del mercado y formar una ventaja competitiva.

Cómo funciona el sistema BPM

Modelado de procesos de negocio
en un entorno de diseño intuitivo

La digitalización de un proceso comienza con el diseño del mapa en el editor gráfico y no necesita participación de programadores. El proceso se crea en base a los bloques ya hechos, como en un constructor. Simplemente póngalos en orden correcto, asigne a los ejecutores y establezca las fechas límite.

Modelado de procesos de negocio en un entorno de diseño intuitivo

Para el modelado se utiliza la notación internacional moderna BPMN 2.0. Le permite fácilmente crear diagramas incluso para procesos de negocio muy complejos. El diagrama completo muestra la lógica del proceso, sus participantes y la secuencia de su trabajo.

Cuando el diagrama esté listo, se determinan los datos con los que trabajarán los participantes del proceso. Se indica dónde y cómo estos datos entrarán en el proceso. Esta información será requerida por los ejecutores para completar las tareas y tomar decisiones correctas.

Ejecución de proceso

El motor de proceso que está en el corazón del sistema BPM automatiza la configuración de tareas, guía el proceso a la rama deseada, así como recopila y transmite datos, proporciona acceso al proceso ejecutable.

Después de iniciar el proceso, todas las tareas y notificaciones se envían automáticamente a sus participantes en la etapa necesaria. Al mismo tiempo, se respeta la secuencia especificada en el mapa durante el modelado. El ejecutor no necesita pensar hacia dónde dirigir el resultado de su trabajo. ELMA365 sabe a qué empleado asignar la siguiente tarea después de que se complete la etapa actual.

Ejecución de proceso

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Control y monitorización de procesos
en tiempo real

ELMA365 proporciona a los ejecutivos varias herramientas para monitorear y controlar los procesos.
Ayudan a identificar cuellos de botella, tomar medidas oportunas y modificar las actividades de los empleados.

Control y monitorización de procesos en tiempo real

Puede hacer un seguimiento del proceso utilizando el Tablero Kanban. Cuando el estado del proceso cambia, se mueve de una columna del tablero a otra.

En tiempo real puede saber en qué estado se encuentra el proceso de negocio que le interesa consultar. Las fichas se crean en el sistema para cada proceso y muestran el flujo de su movimiento en tiempo real. Todas las operaciones completadas están delineadas en azul, y las operaciones actuales están delineadas en verde.

Mejora continua de procesos

No es necesario involucrar al departamento de TI para optimizar los procesos. Basta con
tener la experiencia de los analistas para editar los procesos low-code.
Es fácil implementar y analizar nuevas ideas para comprobar su eficacia en el entorno real.

Para mantener una ventaja competitiva, las empresas necesitan optimizar continuamente sus procesos. En este caso, cuanto más flexible sea la herramienta de automatización, permitirá a la empresa responder de forma rápida a cualquier cambio que se realice en el mercado.

En ELMA365 puede mejorar los procesos sobre la marcha. Añada participantes, personalice las interfaces y ajuste la lógica del proceso en el editor visual. No necesita interrumpir el funcionamiento de los procesos ya iniciados, y los cambios entrarán en vigor inmediatamente después de que se publiquen.

Mejora continua de procesos

Integración con RPA

No solo las personas, sino también los robots pueden actuar como participantes del proceso. Pueden realizar una serie de tareas simples, a menudo repetitivas. Es una perfecta solución para las tareas que toman mucho tiempo ser realizadas por los empleados y conllevan a los riesgos de errores aleatorios que surgen debido al factor humano.

Integración con RPA

Flujo de documentos

Conjunto clásico de herramientas para la gestión del flujo documental en la empresa. ELMA365 ayuda a organizar la oficina electrónica y garantiza el almacenamiento seguro de datos. También incluye el intercambio de los documentos legales con sus contrapartes. La trayectoria de documentos se automatiza a través de los procesos de negocio continuos.

Organización de ventas
Archivo digital

Archivo digital

ELMA365 es una plataforma donde los empleados pueden buscar y subir documentos de forma rápida y responder a las solicitudes. Como todos los datos se recopilan en un solo lugar, la búsqueda de documentos es simple: no necesita mucha información para encontrar el documento.

Gestión electrónica de documentos

Controlar la recepción y almacenamiento de documentos originales y facilitar la búsqueda de archivos digitales y en papel.

ELMA365 ofrece características que se ajustan a las normas de procesamiento de documentos. Incluyen registro de documentos, asignación automática de números de contrato y numeración continua de páginas. Todos los documentos del sistema forman un único registro de documentos.

Los empleados con diferentes derechos de acceso pueden usar opciones simples de almacenamiento y búsqueda para encontrar de forma rápida los archivos necesarios. El sistema permite a las empresas con sucursales en varias ciudades optimizar sus flujos de documentos.

Gestión electrónica de documentos
Documentos financieros

Documentos financieros

En ELMA365 es fácil automatizar el trabajo con los documentos financieros. Las rutas para la aprobación de las facturas entrantes permiten evitar la pérdida de documentos y reducen los riesgos de retrasos en los pagos. Las etapas de consideración se vuelven claras y fáciles de rastrear y monitorear.

Tan pronto como el sistema recibe una factura de la contraparte, ELMA365 determina el responsable de su aprobación y le asigna la tarea. Los plazos para la consideración están estrictamente definidos, en caso de cualquier retraso se puede rastrear y ver en qué etapa se han producido las dificultades.

Si las normas dentro de la empresa cambian, la herramienta se adapta fácilmente a esto. Las rutas se ajustan fácilmente en sólo un par de clics: adáptelas a la estructura actualizada, cambie el orden de las aprobaciones, términos y plazos.

Gestión de contratos

Notas de oficina

Notas de oficina

En ELMA365, las notas de oficina se crean en solo unos segundos y se envían a los destinatarios inmediatamente. Los empleados no necesitan caminar por la oficina llevando documentos si quieren aprobar un día libre. Basta con rellenar la solicitud en línea. Pueden hacerlo incluso desde su teléfono. El propio sistema prepara el documento y lo envía al responsable correspondiente. Ahora es fácil y rápido hacer un pedido para los equipos de oficina, solicitar un día libre o enviar a un empleado a un viaje de negocios.

Rutas de aprobación

Un flujo de aprobación de documentos bien organizado elimina la carga laboral de los empleados. No necesitan perder tiempo en interacciones innecesarias o sufrir pérdidas. En ELMA365, los documentos se envían para su aprobación automáticamente. La trayectoria se basa en reglas preestablecidas, por lo que los empleados pueden trabajar en cosas más imporantes en lugar de concentrarse en el orden de aprobación.

Los documentos no se envían a los coordinadores innecesarios, solo a los usuarios responsables por su aprobación. El proceso lleva menos tiempo y no se pierden los documentos, siempre puede monitorear el flujo de documentos en línea.

Rutas de aprobación

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