Sistema rápido de
trabajo con documentos

Respuesta rápida y configuración fácil

Sistema sencillo de
trabajo con documentos

Interfaz bien organizada que casi no requiere explicaciones

Cambia fácilmente
Junto con su empresa

El sistema se amplía fácilmente por su equipo interno

Flujo de documentos

Conjunto clásico de herramientas para la gestión del flujo documental en la empresa. ELMA365 ayuda a organizar la oficina electrónica y garantiza el almacenamiento seguro de datos. También incluye el intercambio de los documentos legales con sus contrapartes. La trayectoria de documentos se automatiza a través de los procesos de negocio continuos.

Organización de ventas
Archivo digital

Archivo digital

ELMA365 es una plataforma donde los empleados pueden buscar y subir documentos de forma rápida y responder a las solicitudes. Como todos los datos se recopilan en un solo lugar, la búsqueda de documentos es simple: no necesita mucha información para encontrar el documento.

Gestión electrónica de documentos

Controlar la recepción y almacenamiento de documentos originales y facilitar la búsqueda de archivos digitales y en papel.

ELMA365 ofrece características que se ajustan a las normas de procesamiento de documentos. Incluyen registro de documentos, asignación automática de números de contrato y numeración continua de páginas. Todos los documentos del sistema forman un único registro de documentos.

Los empleados con diferentes derechos de acceso pueden usar opciones simples de almacenamiento y búsqueda para encontrar de forma rápida los archivos necesarios. El sistema permite a las empresas con sucursales en varias ciudades optimizar sus flujos de documentos.

Gestión electrónica de documentos
Documentos financieros

Documentos financieros

En ELMA365 es fácil automatizar el trabajo con los documentos financieros. Las rutas para la aprobación de las facturas entrantes permiten evitar la pérdida de documentos y reducen los riesgos de retrasos en los pagos. Las etapas de consideración se vuelven claras y fáciles de rastrear y monitorear.

Tan pronto como el sistema recibe una factura de la contraparte, ELMA365 determina el responsable de su aprobación y le asigna la tarea. Los plazos para la consideración están estrictamente definidos, en caso de cualquier retraso se puede rastrear y ver en qué etapa se han producido las dificultades.

Si las normas dentro de la empresa cambian, la herramienta se adapta fácilmente a esto. Las rutas se ajustan fácilmente en sólo un par de clics: adáptelas a la estructura actualizada, cambie el orden de las aprobaciones, términos y plazos.

"Olvidamos del papeleo, redujimos el número de los procesos de negocio manuales y facilitamos el crecimiento rápido de la empresa. En lugar de crear herramientas de automatización para cada departamento, implementamos una única plataforma de BPM. ELMA365 es una solución flexible y sencilla que es algo más que un sistema de gestión de documentos: también permite digitalizar los procesos de negocio que no están conectados con los flujos de documentos.”

Roman Bogdashkin

Roman Bogdashkin

Air Astana

Gestión de contratos

Contratos salientes

ELMA365 le ahorra tiempo en la creación de documentos y genera documentos con atributos relevantes a partir de plantillas listas. Haga el seguimiento de los plazos de entrega y plazos de aprobación para ganar dinero más rápido.

El procedimiento de aprobación es automatizado por el proceso continuo. En caso de rechazo, es fácil editar el documento saliente: cargue una nueva versión, haga correcciones en el modo de edición o agregue notas a las cláusulas del contrato.

El archivo del contrato muestra todos los documentos relacionados: acuerdos adicionales, facturas, etc. Puede acceder a cualquiera de estos documentos directamente desde el archivo, verificar su estado, ver versiones disponibles, imprimir, etc.

Contratos salientes

Contratos entrantes

Cuando se trabaja con contratos entrantes, ELMA365 proporciona la ejecución y el control de las tareas de acuerdo con los requerimientos.. El sistema permite la transferencia del proceso de aprobación al formato digital. Los documentos a considerar llegan automáticamente a la persona responsable, teniendo en cuenta el horario de ausencias y sustituciones de los empleados. Como las tareas tienen plazos fijos, los ejecutores no pueden retrasar el procesamiento de la tarea asignada. Si se rechaza, todas las discrepancias se graban en el sistema.

La aprobación puede ser paralela y consecuente. Esto depende de las normas de su empresa.

Contratos entrantes
Notas de oficina

Notas de oficina

En ELMA365, las notas de oficina se crean en solo unos segundos y se envían a los destinatarios inmediatamente. Los empleados no necesitan caminar por la oficina llevando documentos si quieren aprobar un día libre. Basta con rellenar la solicitud en línea. Pueden hacerlo incluso desde su teléfono. El propio sistema prepara el documento y lo envía al responsable correspondiente. Ahora es fácil y rápido hacer un pedido para los equipos de oficina, solicitar un día libre o enviar a un empleado a un viaje de negocios.

Rutas de aprobación

Un flujo de aprobación de documentos bien organizado elimina la carga laboral de los empleados. No necesitan perder tiempo en interacciones innecesarias o sufrir pérdidas. En ELMA365, los documentos se envían para su aprobación automáticamente. La trayectoria se basa en reglas preestablecidas, por lo que los empleados pueden trabajar en cosas más imporantes en lugar de concentrarse en el orden de aprobación.

Los documentos no se envían a los coordinadores innecesarios, solo a los usuarios responsables por su aprobación. El proceso lleva menos tiempo y no se pierden los documentos, siempre puede monitorear el flujo de documentos en línea.

Rutas de aprobación
Firma digital electrónica

Firma digital electrónica

La firma digital electrónica es una herramienta moderna imprescindible para el negocio. Permite a las empresas establecer interacciones dentro de sus organizaciones o con sus contrapartes o autoridades públicas.

Las firmas electrónicas con valor oficial le permiten evitar el papeleo. Junto con los sistemas de flujo de documentos legales, esto le ayudará a crear un flujo de documentos electrónicos sin papel dentro de la empresa, así como con las contrapartes externas.

Tareas

Mejore el rendimiento de su empresa y empleados usando la interfaz fácil de la página de tareas. La recopilación de todas las tareas en un solo lugar proporciona una mejor gestión del tiempo y la priorización de las tareas. Dentro de un proceso de negocio es posible asignar tareas a empleados individuales o departamentos.

Además, la página de tareas puede ser un punto de transición perfecto. A veces, los empleados dudan en asignar tareas a compañeros de otros departamentos, ya que no son conscientes de su carga de trabajo. En este caso, pueden asignar la tarea al jefe del departamento, quien, a su vez, reasignará la tarea a un empleado disponible. Puede ver el historial de las acciones de los ejecutores en el sistema.

Tareas
Chat corporativo interno y discusión de documentos

Chat corporativo interno y discusión de documentos.

Los chats corporativos internos permiten a los usuarios enviar mensajes instantáneos directamente en el sistema. En ELMA365 pueden comunicarse en chats privados o grupales e informar a un gran número de empleados a través de canales comunes. Recibirá notificaciones push sobre los mensajes entrantes incluso con la vista oculta del navegador. En los chats, puede compartir imágenes y archivos.

Además, los compañeros pueden dejar notas en los formularios de aprobación de documentos. El historial de la ruta de aprobación con todos los comentarios se almacena en el sistema. Por ejemplo, en caso de rechazo, los gerentes pueden especificar la razón de este.

Aplicación móvil

Hoy en día, estar conectado y tomar decisiones de inmediato son los factores claves para el éxito. Con la aplicación móvil ELMA365 siempre puede tener los datos necesarios a su alcance: acceda a mensajes, documentos, tareas y procesos comerciales en cualquier momento y desde cualquier lugar. La interfaz del sistema es altamente adaptable y facilita el trabajo desde smartphones o tabletas.

Manténgase informado sobre el proceso de trabajo y evite cuellos de botella con la aplicación móvil ELMA365. Le permite aprobar facturas y documentos, publicar procesos de negocio, programar reuniones y mantenerse en contacto con sus compañeros de trabajo.

Más información sobre aplicación móvil low-code
Aplicación móvil

Prueba gratuita

Firme, envie y reciba documentos electrónicos

El envío de documentos oficiales por correo postal puede ser costoso y tomar mucho tiempo. Facilite este proceso con la ayuda del flujo de documentos electrónicos. Envie, reciba y firme documentos de sus contrapartes electrónicamente en el sistema.

Integración con software de firma electrónica

Integración con software de firma electrónica

Evite el riesgo de retrasos y pérdidas y reduzca los gastos de envío de documentos por correo.

Conecte la plataforma ELMA con el sistema de firma electrónica utilizado por su empresa. Pruebe las ventajas de una integración perfecta: firme documentos electrónicamente y envíelos a sus contrapartes en un solo sistema.

Flujo de documentos inteligente

La inteligencia artificial es un método versátil y moderno para mejorar la efectividad de su negocio en un período de tiempo muy corto. Facilita el trabajo de cada departamento y de toda la empresa. La IA permite a los contadores evitar las tareas rutinarias en el procesamiento de archivos, verifica su precisión y configura el enrutamiento de documentos. El sistema ELMA365 utiliza LegalDoc.AI. Puede aprender, acumular experiencia y hacer tareas rutinarias más rápido y mejor que los humanos.

Flujo de documentos inteligente
Enrutamiento de documentos inteligente

Enrutamiento de documentos inteligente

Las rutas automáticas de aprobación de la documentación pueden reducir el número de contratos, facturas y documentos primarios rechazados y retrasados, y facilitar el proceso de su firma. El enrutamiento se configura en función de los atributos extraídos del contenido del documento.

No importa si hay 200, 400 o más rutas de aprobación en su empresa: según las acciones de sus empleados, las herramientas de IA aprenderán a crear rutas y conservarán el conocimiento sobre las técnicas de enrutamiento dentro de su empresa.

No hay necesidad de una larga formación de los nuevos empleados; todo lo que tienen que aprender es cómo enviar documentos al enrutamiento automático.

Verificación inteligente

La identificación automática de firma y sello permite la verificación instantánea de documentos legales antes de introducir sus datos en los registros contables o enviarlos a las autoridades fiscales.

El proceso de aprobación simplificado reduce los errores humanos.

Esta funcionalidad complementa el registro automático de documentos y da respuesta automática a los requerimientos de las autoridades fiscales. Los empleados no necesitan hacer tareas rutinarias y secundarias.

Verificación inteligente
Comparación de documentos inteligente

Comparación de documentos inteligente

A veces, un fallo de puntuación o impresión puede resultar en pérdidas considerables. Permita que la Inteligencia Artificial compare sus documentos para reducir los errores humanos y los errores accidentales en los documentos aprobados.

Los empleados pueden tardar horas en la aprobación de los documentos recibidos, mientras que IA compara los documentos en un par de minutos: subraya todos los cambios, eliminaciones e inserciones. La verificación de documentos y su aprobación son las únicas cosas que tienen que hacer los empleados.

ELMA365 crece junto con su empresa

En la etapa de crecimiento extensivo de las empresas, la carga de documentos electrónicos se dispara: más documentos primarios, rutas y tiempo dedicado al proceso de aprobación. Las herramientas low-code de ELMA365 permiten que el sistema crezca junto con su empresa, manteniendo las ventajas de una respuesta rápida y un proceso de configuración fácil. Este sistema flexible puede ser usado por los equipos locales sin demora en los procesos de aprobación y gestión de documentos.
El video muestra cómo el proceso de negocio real fue mejorado durante el crecimiento de la empresa. La automatización de procesos de negocio ayuda a las empresas a ser flexibles y adaptables ante las nuevas condiciones del mercado.

Tecnologías modernas

ELMA365 ECM es un sistema basado en tecnologías de la nube actuales que proporcionan una respuesta rápida y un gran potencial de desarrollo y ampliación.

Pila moderna

El sistema utiliza la arquitectura de microservicios contemporáneos y populares entre los desarrolladores de pila tecnológica. Permite al sistema implementar las principales características del flujo de documentos en una interfaz simple y fácil de usar con una respuesta rápida. Con ELMA365 tiene la oportunidad de utilizar soluciones relevantes y rápidas sin restricciones de las tecnologías obsoletas.

Los empleados pueden comprender fácilmente la pila y las tecnologías, y la configuración flexible permite que el sistema ELMA365 se adapte fácilmente a las necesidades de la empresa. Como resultado, el funcionamiento del sistema de alta carga sigue siendo asequible, y su mantenimiento y ampliación no requieren formación larga.

Pila moderna
Interfaz simple y moderna

Interfaz simple y moderna

No se necesita capacitación adicional para empezar trabajar en el sistema. ELMA365 tiene una interfaz simple: los usuarios solo pueden ver las características de la interfaz que necesitan para cumplir con su tarea actual.

No necesita instalar un cliente pesado en su estación de trabajo, ya que ELMA365 está disponible en las versiones web y móvil. Su diseño actual hace que el trabajo con el sistema sea un proceso agradable y cómodo.

Escalabilidad

ELMA365 proporciona una alta fiabilidad y rendimiento sin consumir muchos recursos. La pila moderna garantiza una respuesta rápida para la interfaz, mientras que la arquitectura de microservicios permite la escalabilidad flexible del sistema. Ayuda a adaptar el sistema a cualquier carga de trabajo de documentos y perfiles de carga.

Con la tecnología de clúster, puede distribuir la carga entre varios servidores. Este enfoque permite crear un sistema a prueba de fallos para miles de usuarios simultáneos.

Tiene muchas opciones de implementación con ELMA365. El sistema está disponible como SaaS; también se puede instalarlo en su servidor o en la nube privada. Las ediciones ELMA365 Enterprise y ELMA365 PrivateCloud le brindan todas las ventajas de la solución en la nube mientras se instala en el centro de datos de su empresa.

Escalabilidad

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