Historia de éxito

Automatización de los procesos de
3 empresas subordinadas a la empresa gestora
Mriya Resort & SPA

Mriya Resort & SPA

Metas y objetivos de negocio

Mriya Resort & SPA es el primer resort del mundo para vacaciones familiares y de bienestar según World Travel Awards.

La empresa gestora Mriya Resort & SPA se encarga de:

  • Nash.Travel, una agencia de viajes en línea de rápido crecimiento que le permite encontrar y reservar rápidamente el mejor alojamiento;
  • Jardín japonés "Seis Sentidos", creado por el conocido paisajista japonés Shiro Nakane;
  • Dreamworld, un parque temático familiar de maravillas y aventuras creado en colaboración con el mundialmente famoso parque de atracciones;
  • Centro médico de atención personalizada, cuyo principio general es un enfoque funcional e integrador;
  • Mar Negro, una cadena de restaurantes de cocina local.

Los principales objetivosque se pretendían alcanzar con la automatización de los procesos de servicio eran escalar la empresa de gestión y obtener una herramienta para la gestión estratégica de la empresa.

  • 55

    procesos de negocio
    automatizados en 8 meses

  • 40%

    disminución del costo del proceso

  • 852 000 ₽ al año ahorrados

    para la tramitación de 1200 solicitudes de pago

  • 15meses

    período de amortización previsto
    para el proyecto de implementación de ELMA BPM

Cambie con facilidad!

Trabajo remoto con ELMA BPM

Cambios forzados

Durante la pandemia, la empresa de gestión se vio obligada a reconstruir urgentemente sus procesos internos. El reto fue trasladar a más de 500 empleados al trabajo remoto en una semana sin perder su eficiencia.

¿Qué hemos conseguido?

  • continuar el funcionamiento de la unidad operativa;
  • mantener la eficiencia;
  • dejar sin cambios los plazos de entrega de las instalaciones;
  • reorganizar los procesos rápidamente para que los restaurantes pudieran hacer la entrega a domicilio;
  • salvar los puestos de trabajo de todos los empleados.

Objetivos del proyecto

Objetivos del proyecto
  • Unificar los procesos en un único espacio informático, preservando la singularidad de los procesos de negocio de cada empresa

  • Garantizar el control integral de los procesos de negocio de principio a fin

  • Aumentar la velocidad y eficiencia de los procesos de negocio de la empresa

  • Reducir los gastos de la gestión de procesos.

Qué problemas resuelve ELMA

  • Falta de centralización
    de procesos

    Todas las negociaciones se realizaban por correo, los departamentos trabajaban en sistemas desconectados, la empresa tenía elevados costos de tramitación, gastaba importantes cantidades en riesgos justificados y numerosas empresas subordinadas trabajaban utilizando documentos no estandarizados.

    Espacio único de información

    ELMA ha unido todos los sistemas utilizados en la empresa en un solo espacio, desde 1C:ERP hasta los sistemas específicos como Fidelio. La huella digital ahora se almacena en el sistema, y ahora los procesos son lineales.

  • Horas y días
    gastados en la aprobación

    Los empleados tenían que llenar manualmente los documentos y entregarlos a las oficinas, era una pérdida de tiempo.

    Automatización de los procesos de RRHH

    Un empleado de recursos humanos tarda menos de 1 minuto en lanzar el proceso de negocio "Iniciar viaje de negocios". La solicitud de vacaciones se tramita en dos clics.

  • Los cambios de procesos
    tomaban demasiado tiempo

    En la mayoría de los casos, no se realizaban cambios en los procesos debido a la complejidad de modificación El trabajo real y el que constaba en el papel eran diferentes, lo que generaba riesgos.

    Posibilidad de cambios rápidos y escalabilidad

    En ELMA, puede ajustar fácilmente los procesos, cambiar las rutas de aprobación, etc. en pocas horas. Esta es una forma rápida de ampliar un negocio.

Ibrahim Kuku

Ibrahim Kuku

La principal limitación del proyecto de implementación fue el tiempo: más de 50 procesos tuvieron que ser implementados en 9 meses. Además, al mismo tiempo, estábamos trabajando en la estandarización de los procesos a la norma ISO 9001 de alta eficiencia. El nuevo modelo tenía que sea ser fácilmente escalable y adaptable a las características de las nuevas entidades jurídicas.

Ibrahim Kuku
Ibrahim Kuku

Analista de Negocios Superior en MRIYA RESORT & SPA

Cómo funciona ELMA en Mriya Resort & SPA

Para automatizar y estandarizar los procesos, el equipo de Mriya Resort & SPA analizó más de 110 procesos de negocio. Como resultado de la automatización, los procesos de las diferentes entidades legales conservaron su singularidad y regulaciones, pero se trasladaron a un solo sistema.

Para automatizar el proceso de descuentos, ELMA fue integrado con Fidelio. Fidelio es un software específico para la automatización de procesos hoteleros,como solicitudes de reserva, creación y envío de facturas y certificados, etc. Por ejemplo, el personal introduce el número de reserva durante el proceso de Rellenar el formulario. Luego, ELMA carga toda la información de Fidelio y la muestra en el formulario de la primera tarea.

El personal solo tiene que rellenar los campos que faltan y especificar información sobre el descuento adicional. En este caso, el descuento final y el costo se calculan dinámicamente en función de los datos ingresados, la tarifa, la temporada, las fechas, etc.

Luego se envía la solicitud para su aprobación.

Después de completar la etapa de aprobación, ELMA almacena el documento de Solicitud de descuento y también transmite la información actual sobre el descuento a Fidelio.


"Antes de utilizar ELMA, la información sobre los descuentos proporcionados no se mostraba en ninguna parte, lo que provocaba incoherencias financieras al final del trimestre. ELMA elimina este riesgo”

Ibrahim Kuku
Ibrahim Kuku

Analista de Negocios Superior en MRIYA RESORT & SPA

La interfaz del agente de seguridad consiste en un widget con solicitudes al servicio de seguridad que se pueden encontrar a través de un filtro o por un código de barras. Al buscar por un código de barras, se abre una página de solicitud en función de su estado.

Otro ejemplo de las capacidades de integración de ELMA. Para la implementación del proceso de solicitud de traslado, ELMA fue integrado con 1C: Motor Vehicle Management.

El hotel ofrece el servicio de traslado. Puede ser utilizado tanto por los huéspedes como por el personal del hotel. La información sobre el traslado se almacena en el sistema de 1C Motor Vehicle Management.

Para rellenar una solicitud de traslado, el iniciador tiene que iniciar un proceso especial e indicar la hora y la fecha de llegada, tipo de coche y datos del cliente. Luego, la solicitud se envía para la aprobación y la información se transmite a 1C Motor Vehicle Management.

Las solicitudes con los mismos datos pueden combinarse. Por ejemplo, los que tienen el mismo número de vuelo y el "Aeropuerto" como lugar de llegada.

Esto acelera significativamente el proceso de interacción con el servicio de transporte y lo hace más comprensible y accesible.

El período de la amortización prevista del proyecto es de 15 meses (a partir del 6º mes de la operación productiva del sistema ELMA BPM). Poco a poco, Mriya Resort obtendrá el control total de los procesos gracias a la automatización y a un proyecto de análisis de indicadores transparentes. La clave del éxito para las organizaciones que están planeando implantar el BPMS es reunir el equipo adecuado, elegir el sistema correcto y tener el deseo de cambiar.

Ibrahim Kuku
Ibrahim Kuku

Analista de Negocios Superior en MRIYA RESORT & SPA