Регистрация помогает организовать учет и контроль документов в рамках компании путем присвоения регистрационного номера (индекса) документу.
При регистрации можно настроить:
- сквозную нумерацию для всех приложений типа Документ одного раздела;
- присвоение регистрационных номеров в рамках одного приложения типа Документ.
В разделе Входящие документы можно расположить такие приложения, как письма, счета, накладные. Сквозная нумерация определяет единый порядок присвоения номеров для всех документов в разделе, независимо от того, в каком приложении они хранятся. Например, можно будет зарегистрировать письмо под номером Вх.№1, а затем накладную под номером Вх.№2. Пример регистрации в рамках приложения. Можно настроить регистрацию отдельно для каждого приложения. В этом случае для каждого приложения в разделе определяется свой порядок присвоения номеров (начальное значение, шаг, формат номера). Например, в приложении Счета номера будут присваиваться в таком формате: Вх. счет №_ от . В то время, как письма будут регистрироваться под такими номерами: 1-П, 2-П и т. д. |
Как настроить регистрацию?
начало внимание
- Регистрация доступна только для приложений типа Документ.
- Настраивать регистрацию могут только пользователи, включенные в группу Администраторы.
конец внимание
Для настройки регистрации нажмите на иконку 
рядом с названием приложения и выберите пункт меню Регистрация.
Выберите опцию Включить регистрацию.
Появятся настройки регистрации.
Выберите способ создания номера:
- по шаблону – номер для регистрации будет генерироваться в соответствии с указанными правилами (настроек);
- вручную – пользователь сможет указать номер в произвольном порядке при регистрации документа.
Генерация регистрационного номера по шаблону
Данный способ генерации регистрационного номера имеет ряд настроек:
- Нумератор – набор правил, по которым формируется номер документа. Можно настроить нумератор на уровне приложения и раздела.
- Шаблон номера – шаблон регистрационного номера документа. По умолчанию в качестве шаблона установлена переменная {$_index}, в которой хранится содержимое поля Индекс. В шаблоне могут быть использованы другие символы, например, Вх. № {$_index}.
- Разрешить резервировать регистрационный номер до регистрации – позволяет закрепить номер за документом до его регистрации.
- Резервировать во время создания – во время создания элемента приложения типа Документ за ним будет закреплен регистрационный номер.
- Можно редактировать номер после регистрации – позволяет изменить регистрационный номер после регистрации документа.
Генерация регистрационного номера вручную
При выборе опции Создавать номер вручную укажите следующие настройки:
- В свободной форме – пользователь при регистрации документа сам указывает регистрационный номер в свободной форме;
- По маске – можно задать ограниченное число символов, вводимых при указании регистрационного номера, используя для этого значения:
- *** – вводить можно любой символ;
- 999 – вводить можно только числа от 0 до 9;
- Можно редактировать номер после регистрации – позволяет изменить регистрационный номер после регистрации документа.
В маске можно прописывать статическую часть регистрационного номера. Например, Вх. № ***, где Вх. № будет статической частью регистрационного номера, который нельзя изменить; *** –определяет количество вводимых символов.
