# Черновики файлов и их версий

> [HTML Version](draft-file.html)

**Черновик** — это статус файла, при котором его можно редактировать онлайн без создания промежуточных версий при каждом сохранении внесённых изменений.

Вы можете использовать черновик в двух сценариях:

- черновик нового файла — загрузить файл в систему в статусе черновика, если у него ещё нет текущей основной версии; 

- черновик версии файла — подготовить изменения для уже существующего файла, не меняя его текущую рабочую версию.

## Общий порядок работы с черновиком

1. **Подготовка **— вы загружаете черновик нового файла или создаёте черновик версии.

2. **Редактирование **—** **вы можете изменять черновик онлайн неограниченное количество раз. Промежуточные версии не создаются и не записываются в историю версий.

3. **Публикация** — когда работа завершена, вы публикуете черновик, то есть отмечаете его текущей версией. После этого пользователи с правами на просмотр видят его как основной файл.

## Отличия черновика нового файла и черновика версии

Таблица помогает определить, какой тип черновика выбрать под вашу задачу.

| | | |
|------|------|------|
| **Характеристика** | **Черновик нового файла** | **Черновик версии файла** |
| **Назначение** | Подготовить новый файл до появления первой опубликованной версии | Подготовить правки для уже опубликованного файла |
| **Текущая версия** | Отсутствует | Уже существует |
| **Как создать** | В разделе** Файлы **нажать** Создать > Черновик** | В окне просмотра файла: <br>- добавить версию и отключить опцию создания текущей;<br>- перейти к списку версий и переместить устаревшую версию в черновики.<br>   |
| **Как открыть** | Выбрать файл в разделе **Файлы** | В окне просмотра файла на боковой панели выбрать **Все версии > Черновики** |
| **Онлайн-редактирование** | Доступно | Доступно |
| Создание версий при правках | Нет | Нет |
| Согласование и ознакомление | Доступно | Недоступно |
| Перевод в текущую версию | Доступно | Доступно |


## Работа с черновиком нового файла

Используйте этот вариант, если файл только создаётся и его нужно сначала подготовить, а затем сделать основным.

### Шаг 1. Создать черновик

1. Перейдите в раздел **Файлы**.

2. В верхнем меню нажмите **Создать > Черновик** и загрузите файл с компьютера.

При открытии такого файла отобразится уведомление о том, что у него отсутствует текущая версия.

### Шаг 2. Отредактировать и подготовить черновик

В окне просмотра файла вы можете выполнять следующие действия с черновиком:

- редактировать онлайн — при внесении правок они сохраняются в этом же черновике;

- отправить на согласование или ознакомление — нажмите **Отправить** на верхней панели, чтобы направить черновик коллегам до его публикации;

- выполнять стандартные действия в режиме просмотра** **— например отправлять на печать, перемещать, переименовывать и т. д. Подробнее читайте в статье [«Просмотр файлов в ELMA365»](preview-and-edit-files.md#work-with-file). 

### Шаг 3. Опубликовать черновик

Когда файл готов к публикации, сделайте его текущим:

1. В окне просмотра на правой боковой панели в блоке **Версии файла** нажмите **Все версии**.

2. В открывшемся окне нажмите **Сделать текущей**.

## Работа с черновиком версии файла

Черновик версии позволяет подготовить правки для уже опубликованного файла, не меняя текущую версию для остальных пользователей.

### Шаг 1. Создать черновик версии

Подготовить черновик версии можно двумя способами:

#### Загрузить новый файл с компьютера

1. В окне просмотра файла на верхней панели нажмите значок плюса. Если он скрыт, нажмите значок трёх точек и выберите **Добавить версию**.

2. В открывшемся окне выберите файл для загрузки.

3. Отключите опцию **Сделать новую версию текущей**.

4. Нажмите **Создать**.

#### Переместить устаревшую версию в черновики

1. В окне просмотра файла на боковой панели нажмите **Все версии** и перейдите на вкладку **Устаревшие**.

2. Рядом с нужной версией нажмите **Вернуть в черновик**. Номер версии при этом не изменится.

### Шаг 2. Отредактировать черновик версии

1. В окне просмотра файла на боковой панели нажмите **Все версии** и перейдите на вкладку **Черновики**.

2. Откройте нужный черновик, нажав на его название.

3. Отредактируйте файл онлайн — изменения сохранятся в этом же черновике.

### Шаг 3. Опубликовать черновик версии

Когда доработка черновика завершена:

1. В окне просмотра файла на боковой панели нажмите **Все версии** и откройте вкладку **Черновики**.

2. Под названием подготовленного черновика нажмите кнопку **Сделать текущей**.

Черновик переместится на вкладку **Текущая** и станет основной версией файла. Предыдущая текущая версия отобразится на вкладке **Устаревшие**. Номера версий при этом не меняются.