Процессы договорной работы

Документооборот — неотъемлемая часть жизненного цикла любого бизнеса. Тем не менее, при работе с бумажными документами не избежать ряда проблем, которые характеризуются как распространенные:

  • Потеря документов (как в процессе согласования так и в процессе хранения);
  • Затрудненный поиск документов и приложений к ним;
  • Несоблюдение сроков согласования; 
  • Невозможность отслеживания срок действия договоров. 

В качестве решения этих проблем выступает переход на электронный документооборот, то есть комплексная автоматизация всего документооборота компании. Сегодня сложно недооценить практическую полезность ЭДО. 

В подавляющем большинстве случаев автоматизация документооборота начинается с договорной работы. Договор — ключевой элемент, обеспечивающий нормальный цикл основной деятельности бизнеса, поэтому договорная работа — отправная точка при автоматизации документооборота в целом. Договорная работа не единый пласт, одинаковый для всех компаний. На каждом участке работы договорный процесс может быть разных типов. 

Ниже проиллюстрирована структура деятельности компании ELMA. Она представлена несколькими взаимосвязанными уровнями процессов:

  • Операционная деятельность; 
  • Основные процессы;
  • Обеспечивающие (сервисные) процессы. 

Договорная работа и согласование конкретного договора входит в контур операционной деятельности — того, что происходит каждый день. 

От того, насколько оперативно и слажено будет работать процесс, обеспечивающий основную деятельность компании (например, отправка пакета документов, их согласование), будет зависеть качество и ход основного процесса и других сопутствующих ему. 

 

1 Img Process

 

Договоры на связь, консалтинг относятся к сервисным бизнес-процессами и обеспечивают нормальную бесперебойную работу основных.
Ключевая цель автоматизации здесь в том, что основной бизнес-процесс должен работать быстро и качественно, сервисные бизнес-процессы должны экономить деньги бизнеса.

Подходы к автоматизации документооборота.

Существует ряд инструментов автоматизации документооборота, среди них есть как классические инструменты, так и более редко встречающиеся — это различные надстройки к ИРП-системам, которые используются в основном для крупных заказчиков.
Каждый из типов автоматизации имеет свои привлекательные черты.
Например, надстройка ИРП-систем тесно связана с техническим процессом. Договор в этом случае является инициирующим документом для старта производства. 

Рассмотрим 3 основных подхода к автоматизации бизнес-процессов компании:

 

2 Img Process

 

Бюрократический подход.

Подход подразумевает колоссальное насыщение регламентами, правилами, которые касаются функциональной деятельности на местах. Избыточность правил и регламентных процессов в подходе обусловлена тем, что вся деятельность и структура компаний описывается на бумаге.
Чтобы поддерживать жизнеспособность такой структуры и внушительного количества бумаг, необходим немалый объем времени и человеческих ресурсов. 

Бюрократический подход автоматизирует функциональный подход к управлению. В этом случае, если не использовать консалтинг и проф поддержку, то такой подход только бетонирует бизнес-процессы, не позволяет продвигаться документам оперативно.
Тем не менее, плюс подхода в том, что он снижает издержки на конкретной маленькой функции
бизнес-процесса. 

Транзакционный подход.

Подход применим к автоматизации основного бизнес-процесса. При помощи такой автоматизации можно получить очень хорошие результаты, в частности с подключением различных ИРП-систем или бухгалтерского софта. Для систем электронного документооборота подход тоже актуален.
Единственный минус подхода – отсутствие гибкости. Чтобы внести какие-либо изменения, необходимо сначала что-то сломать. Иногда «поломки» могут быть существенными и энергозатратными. Данный подход существенно подвержен изменениям извне.

Процессный подход.

Процессный подход позволяет взглянуть на деятельность компании с точки зрения процессов. Здесь договорне является самоцелью. Заключение договора с точки зрения бизнес-процесса – это успешное заключение сделки, то есть извлечение прибыли. А бумага это лишь фиксация договоренностей, необходимый артефакт. 

Все эти подходы в той или иной степени применяются в автоматизации бизнес-процессов. Процессный подход, в свою очередь, показывает себя как логичный, технологичный и гибкий метод автоматизации, который может быть применен для компаний разного уровня. Сегодня сложно недооценить его значимость. 

Почему же компании выбирают BPMS?
Договорная работа уже не воспринимается компаниями как просто документооборот, а как обеспечивающий подпроцесс в основном бизнес-процессе компании.
Процессный подход обладает рядом существенных преимуществ для организации договорной работы компании:

  • Маршруты согласования документов в BPM могут быть гибко настроены; 
  • Возможность иначе взглянуть на деятельность работы с договорами;
  • Возможность иначе взглянуть на деятельность компании в целом.

Группы договоров с точки зрения автоматизации.

С точки зрения автоматизации договорной работы важным моментом является то, каков сценарий работы с документом.

Здесь выделяется 2 группы договоров: 

  • Входящие (сформированы вне компании, поступившие на согласование); 
  • Исходящие (связаны с основной деятельностью компании, с оказанием услуг, то есть договоры, которые формируют договоренности внутри компании). 

 

3 Img Process

 

  • Хранение и быстрый поиск
  • Построение отчетности в различных разрезах
  • Финальный контроль документов
  • Контроль отправки и получения оригиналов

Процесс создания исходящего договора не является самодостаточным — это этап одного из более крупных бизнес-процессов.
Процесс начинается с подготовки проекта договора. Здесь используются такие инструменты как единая база контрагентов, CRM-система, шаблоны договоров.
Далее проект согласуется внутри компании, подписывается ЭЦП (электронной цифровой подписью)
и регистрируется. Оригинал договора высылается контрагенту, после этого запускается этап исполнения договорных обязательств.

В любой момент система должна иметь возможность реализовать быстрый поиск документа, если это будет необходимо.

Главная задача этого бизнес-процесса – сделать все быстро и эффективно. 

Ключевые этапы документооборота.

Автоматизируя документопоток компании необходимо учитывать 7 ключевых этапов:

 

4 Img Process

 

Создание и захват.

Документ прикрепляется «руками», менеджер создает файл, сканирует документ либо генерирует договор
по шаблону.

Хранение/ отображение/ поиск.

Этап предполагает возможность составления реестров, понимание того, как договоры будут храниться.
В системе должна быть реализована возможность просмотра документа на месте по построение карточек разной сложности.

Движение.

Поскольку структура договора может быть сложной и динамичной, то система автоматизации должна максимально соответствовать потребностям рынка.
Маршруты движения договоров могут быть разнообразными и включать в себя цепочки согласований, определение тех, кто должен поставить визу.

Если говорим о крупном холдинге, то здесь цепочки согласований представляют собой более сложную совокупность маршрутов. BPM-система даже в этом случае дает возможность реализовать необходимые для компании решения.

Обеспечение безопасности.

На этом этапе должно учитываться то, в какой момент будут выдаваться права на документ и кому они будут выдаваться.
Когда мы говорим об огромных цепочках согласований важно понимать, кто будет иметь доступ к документу, а кто нет. Здесь нет линейного подхода, у каждого документа может быть свой персональный маршрут в зависимости от потребности (контрагента, поставщика, менеджера и тд).

Контроль.

Этап предполагает проработку инструментов для мониторинга документов и формирование различной отчетности — плановой или по запросу.

Уничтожение.

Фаза уничтожения документов двояка:
С одной стороны, это уничтожение в рамках живого бизнес-процесса, когда документ не нужен, не требует внимания.
С другой стороны — это комплексное уничтожение, когда документ не должен храниться. Это обусловлено федеральным законом о защите персональных данных. и здесь мы уже говорим о живом архиве, организованном папками.
На крупных предприятиях живой архив важен и входит в процесс уничтожения документов. Под такие архивы отводят целые здания. И в этом случае задача автоматизации живого архива актуальна и важна.

Договорная работа в рамках деятельности компании и процесса продаж.

Работа отдела продаж выстраивается по активной воронке продаж, в соответствии с которой работают сотрудники.

 

5 Img Process

 

Каждая стадия воронки предполагает выполнение каких-либо процессов. Например, чтобы перейти
на коммерческие договоры нужно быть в курсе скоупа проекта.
Фактически воронка привязывается к реальным бизнес-процессам и этот принцип работает в компаниях разного размера

Рассмотрим внутреннее устройство воронки.
Внутри каждой воронки есть сделки. Сделка представляет собой совокупность полей, которые заполняет сотрудник. Поля содержат необходимую информацию и клиенте. У каждой сделки есть несколько стадий
или этапов, где переход на новую стадию равен запуску нового бизнес-процесса.
Подписание договора – одна из ключевых стадий сделки. При автоматизации документооборота силами BPMS менеджеру не нужно производить большое количество действий, достаточно перейти на новую стадию сделки, чтобы запустить подготовку договора.

Все шаги по запуску подготовки договора упакованы в бизнес-процесс, который иногда может выглядеть громоздко, на деле автоматизируя несколько простых ключевых шагов.
Процессный подход к договорной работе не исключает подготовку договоров с особенностями. Если договор нестандартный, то он также будет вписан в бизнес-процесс системы, не нарушая слаженность и четкость работы всей схемы.

Что важно при автоматизации с помощью BPM-системы?

Важно учитывать особенности бизнес-процессов компании, поскольку коробочные решения не смогут полностью закрыть потребности бизнеса. Любая коробочная конфигурация закрывает только шаблонные шагии в любом случае требует каких-либо дополнений.


Попробовать бесплатно ELMA365 ECM