Внутренний документооборот

Классический набор инструментов по управлению документооборотом в компании. ELMA365 помогает 
организовать электронную канцелярию и обеспечивает надежное хранение данных. Предусмотрен 
обмен юридически значимыми документами с контрагентами. Маршруты движения документов 
автоматизируются с помощью сквозных бизнес-процессов.

Организация продаж
Электронный архив

Электронный архив

Чтобы быстро находить и выгружать документы, оперативно отвечать на запросы и избавиться от рутины, в ELMA365 предусмотрен электронный архив. В нем данные собраны в одном месте, что дает возможность менеджеру быстро найти документ, даже не зная, где он лежит и что это за документ.

Для хранения используются привычные папки, структура и доступ которых гибко настраивается. Такая система обеспечивает удобство и скорость поиска, а также защиту информации и надежность хранения.

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия помогает обеспечить контроль за получением и хранением оригиналов договоров и легкий поиск электронных и бумажных документов.

Для соблюдения процедур делопроизводства в ELMA365 реализованы функции регистрации, автоматического присвоения номеров, сквозной нумерации и резервирования. Все зарегистрированные документы формируют единый реестр.

Удобное хранение и поиск с учетом прав доступа позволят сотрудникам моментально найти нужный документ, даже если подразделения вашей компании разбросаны по всей стране.

Электронная канцелярия
Финансовые документы

Финансовые документы

В ELMA365 легко автоматизировать работу с финансовыми документами. Маршруты согласования входящих счетов исключают случаи потери документов и снижают риски несвоевременной оплаты. Стадии рассмотрения становятся прозрачными и контролируемыми. Согласование по маршруту занимает минимум времени.

После того как счет от контрагента попадает в систему, ELMA365 определяет ответственных за согласование и ставит им задачу. Сроки рассмотрения строго ограничены, при любой задержке вы видите, на каком этапе возникли сложности.

Если регламенты в компании изменились, инструмент легко под них подстроится. Маршруты можно отредактировать за пару кликов: адаптировать их под обновленную оргструктуру, изменить порядок согласования, условия и сроки.

Управление договорами

Исходящие договоры

Для экономии времени менеджера ELMA365 генерирует договоры по готовым шаблонам с актуальными реквизитами. Контроль сроков исполнения и согласования позволяет получать прибыль в разы быстрее.

Процедура согласования автоматизируется при помощи сквозного процесса. В случае отказа исходящий документ можно быстро отредактировать: загрузить новую версию, внести исправления в режиме правки или добавить примечания к пунктам договора.

Карточка договора отражает все связанные с ним документы: доп. соглашения, приложения, счета и акты. Прямо с карточки вы можете открыть любой из этих документов, проверить его статус, просмотреть версии, распечатать и т.д.

Исходящие договоры

Входящие договоры

При работе со входящими договорами ELMA365 обеспечивает своевременное исполнение задач по документу и их контроль. Система помогает перевести процесс согласования в цифровую плоскость. Задачи по рассмотрению автоматически приходят ответственным с учетом графика отсутствий и замещений. Так как у задач есть фиксированные сроки, исполнители не смогут затянуть рассмотрение документа. При отказе все разногласия фиксируются в системе.

Согласование может быть как параллельным, так и последовательным — это зависит от регламентов вашей компании.

Входящие договоры
Служебные записки

Служебные записки

В ELMA365 служебные записки создаются в считанные секунды и сразу направляются адресатам. Сотрудникам не нужно ходить по офису с бумагами, чтобы согласовать отгул, — достаточно внести информацию онлайн. Это можно сделать даже с телефона — система сама сформирует документ и отправит его руководителю. Заказать технику, оформить отпуск или отправить сотрудника в командировку теперь можно быстро и без волокиты.

Маршруты согласования документов

Выстроенная маршрутизация согласования документов экономит время сотрудников, избавляет от лишних коммуникаций и защищает от потерь. ELMA365 автоматически отправляет документ по маршруту согласования, менеджер не держит в голове вопрос «Что делать дальше?», а полностью сосредоточен на своей работе.

Маршрут проходит только через людей, необходимых для согласования этого типа документа или его содержания. Благодаря процессам согласование проходит в меньшие сроки, документ не теряется в пути — в онлайн-режиме видно, кто в данный момент работает с документом.

Маршруты согласования документов
ЭЦП

ЭЦП

Электронная подпись — это современный и удобный инструмент для взаимодействия внутри компании, контрагентами и государственными органами. Сегодня ЭЦП необходима для ведения бизнеса.

Наличие легитимных электронных подписей в системе позволяет отказаться от бумажных носителей. В связке с системами юридически значимого документооборота это позволяет построить полностью безбумажный внутренний и внешний документообороты.

Задачи

Используйте удобный интерфейс задачника для повышения эффективности отдельного сотрудника и компании в целом. Агрегирование всех задач в одном месте позволяет грамотнее организовать рабочее время, определить приоритетность задач и уложиться в сроки. В рамках бизнес-процесса задачу можно поставить не конкретному пользователю, а целому отделу.

Кроме того, задачник может служить идеальным «перевалочным пунктом» для задач отдела. К примеру, если сотрудник не знает, кому именно из коллег в отделе дизайна стоит поставить задачу, то он может назначить исполнителем задачи руководителя отдела, который, в свою очередь, имеет представление о загрузке подчиненных и переназначит задачу на свободного сотрудника. Система хранит историю действий исполнителя.

Маршруты согласования документов
Внутрикорпоративный чат и обсуждение документов

Внутрикорпоративный чат и обсуждение документов

Встроенный внутрикорпоративный мессенджер позволяет отправлять мгновенные сообщения прямо из интерфейса системы. В ELMA365 доступна отправка личных сообщений, создание групповых чатов, а также информирование большего количества сотрудников через каналы общей ленты. Входящие сообщения отображаются в push-уведомлениях даже при скрытом браузере. В чатах вы можете делиться с коллегами файлами и изображениями.

Кроме того, вы можете оставлять комментарий в листе согласования документа — в нем хранится вся история согласования с заметками. К примеру, не согласовав документ, руководитель может тут же оставить сообщение о причинах отказа.

Мобильное приложение

Сегодня важно всегда оставаться на связи и уметь мгновенно принимать решения. С мобильным приложением ELMA365 нужные данные всегда под рукой. Интерфейс системы адаптируется под смартфоны и планшеты, открывая доступ к мессенджеру, документам, задачам и процессам в любое время суток из любой точки.

Через мобильное устройство вы можете согласовать и рассматривать счета и документы, запускать бизнес-процесс, планировать встречи в календаре, связываться с коллегами. Так, сотрудник не выпадает из рабочего процесса, а работа не стопорится.

Узнать больше о mobile low-code
Мобильное приложение

Получить тестовый доступ

Электронный обмен между контрагентами

Исключите риски задержек и потерь, а также сократите расходы на отправку документов — 
обменивайтесь с контрагентами юридически значимыми электронными документами прямо 
в интерфейсе ELMA365. Такое взаимодействие полностью замещает отправку 
бумажных документов почтой.

Интеграция Диадок

Бесшовная интеграция с Диадоком позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. В ходе сквозного процесса электронные документы согласовываются и подписываются ЭЦП, а затем отправляются в Диадок из интерфейса ELMA365. Это значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.

Оповещения о подписании приходят в ELMA365, что позволяет своевременно информировать стороны о завершении процедуры.

Готовое решение ELMA365+Диадок
Интеграция Диадок
Интеграция другими операторами ЮЗДО

Интеграция с другими операторами ЮЗДО

Исключите риски задержек, потерь и сократите расходы на отправку документов.

Подписывайте документы и отправляйте контрагентам в одной системе. Получайте преимущества бесшовной интеграции внутренних процессов и юридически значимого документооборота с используемым в вашей компании оператором ЮЗДО.

Умный документооборот

Искусственный интеллект — универсальный и современный способ поднять эффективность 
департамента или компании на уровень выше в кратчайшие сроки. ИИ избавляет бухгалтера 
от рутины обработки документов, проверяет корректность и отправляет по маршруту 
согласования в зависимости от содержания. В ELMA365 используется ИИ LegalDoc.AI, 
который способен обучаться, накапливать опыт и решать рутинные 
задачи быстрее и лучше, чем человек.

Умный документооборот
Умная маршрутизация

Умная маршрутизация

Автоматическое назначение документа по маршруту согласования снизит число отклоненных или зависших договоров, счетов, первичных документов и ускорит процесс их подписания. Определение маршрута происходит на основе тысяч параметров, извлеченных из содержимого документа.

Для ИИ не важно какое количество маршрутов согласования в вашей компании 200, 400 или больше, он научится это делать на основе действий ваших специалистов и сохранит это знание в компании.

Теперь нет необходимости долго обучать нового сотрудника, ему достаточно будет отправить документ на автоматическую маршрутизацию.

Интеллектуальная проверка корректности

Автоматическое определение наличия печати и подписи позволяет мгновенно проверить юридическую значимость документа перед его занесением в учетную систему или при отправке в налоговые органы в ответ на требование.

Потоковая проверка снижает ошибку человеческого фактора.

Этот функционал отлично дополняет автоматическую регистрацию документов или автоматический ответ на налоговое требование и снимает с сотрудников исполнение непрофильной и однообразной работы.

Интеллектуальная проверка корректности
Умное сравнение документов

Умное сравнение документов

Порой одна запятая решает многое, и вовремя необнаруженная ошибка приводит к колоссальным потерям. Доверив сравнение документов искусственному интеллекту вы исключаете человеческий фактор — намеренные или случайные ошибки в согласованной версии документа.

У сотрудника уходят часы на проверку и сверку полученных документов, искусственный интеллект за минуты сравнивает документы, подсвечивает все изменения, удаления и вставки. Сотруднику останется только верифицировать маркеры и решить, принимать такой документ или нет.

ELMA365 растет вместе с компанией

С бурным ростом компании увеличивается нагрузка на СЭД: растет количество первичных документов, маршрутов и времени согласования. Однако Low-code инструменты в ELMA365 дают возможность системе расти вместе с компанией, не теряя преимуществ: быстрого отклика и простой настройки. Благодаря гибкости система легко расширяется локальной командой, не теряя скорости согласования и обработки документов.
На видео показан реальный процесс и его улучшение во время роста компании. Гибкость и способность адаптироваться к новым условиям рынка — это преимущество, которое получает компания от автоматизации бизнес-процессов.

Современные технологии

ELMA365 ECM — это система с актуальными на сегодняшний день облачными технологиями, 
обеспечивающая быстрый отклик и широкие возможности масштабирования.

Современный стек

Система использует микросервисную архитектуру, отвечающую требованиям времени, и популярный сегодня технологический стек, знакомый большинству разработчиков. Это позволяет системе реализовывать основные функции документооборота в простом и понятном интерфейсе с быстрым откликом. Кроме того, с ELMA365 вы не ограничены старыми технологиями с низкими скоростями и сложной поддержкой, а получаете возможность использовать актуальные и быстрые решения.

В итоге эксплуатация высоконагруженной системы остается финансово доступной, поддержка и развитие не требует длительного обучения, так как стек и технологии понятны разработчикам, а гибкая настройка позволяет ELMA365 всегда быстро адаптироваться под нужды вашей компании.

Современный стек
Простой и современный интерфейс

Простой и современный интерфейс

Сотруднику не нужно дополнительно обучаться, чтобы начать работать в системе. ELMA365 имеет понятный и не перегруженный «лишними» кнопками интерфейс, пользователь видит только то, что необходимо для работы в данный момент.

ELMA365 доступна в веб и мобильной версии, не требует установки «толстого клиента» на рабочем месте. Актуальный современный дизайн превращает работу с системой в приятный и комфортный для пользователя процесс.

Масштабируемость при высоких нагрузках

ELMA365 отличается высокими надежностью и производительностью при меньших требованиях к ресурсам. Современный стек позволяет обеспечивать высокую скорость отклика в интерфейсе. При этом микросервисная архитектура позволяет гибко масштабировать систему под любые объемы документов и профиль нагрузки, сохраняя стабильный быстрый отклик.

Технология кластеризации позволяет распределить нагрузку на систему на несколько серверов. Данный подход позволяет решить 2 задачи: построить систему для тысяч одновременно работающих пользователей и построить отказоустойчивую систему.

Система ELMA365 имеет несколько вариантов поставки: при установке у вас в компании ELMA365 Enterprise или ELMA365 Private Cloud вы получаете все преимущества облачной системы, при том что она установлена у вас в серверной со всеми преимуществами локальной установки.

Масштабируемость при высоких нагрузках

Получить тестовый доступ