ELMA365 ECM

Архивное дело

Организация легитимного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе. Системное формирование учетных документов и автоматизация процессов. Обеспечение эффективного учета архивных дел и фиксирование их движения в организации.

Архивное дело

Расширенная номенклатура дел

Решение Архивное дело содержит в себе более расширенный функционал для работы с номенклатурой дел организации. В систему загружен Перечень типовых управленческих документов, на основе которого подразделения организации смогут формировать номенклатуры дел и направлять их на согласование. На основе согласованных и подписанных номенклатур дел подразделений система формирует свод номенклатур дел организации и запускает процесс оформления приказа об утверждении. Доступ к утвержденному своду номенклатур будет у всех сотрудников компании.

Расширенная номенклатура дел

Единый учет

Ведите учет электронного и бумажного архивов в одной системе. Вам больше не придется работать в разных журналах. Система позволяет внести дело вручную с указанием топографических данных.

Храните архивные дела, сформированные нашей платформой, или загружайте электронные архивные дела, оформленные в вашей организации.

Единый учет

Экспертиза ценности

Система ELMA365 ежегодно запускает процесс экспертизы ценности документов в автоматическом режиме. Проводится проверка всех архивных дел, учтенных в системе, и формируются документы: описи передачи дел в архив для документов, сформированных на нашей платформе, и акты об уничтожении архивных дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Данные учетные документы поступают на проверку ответственным лицам, а затем проходят необходимые этапы согласования с Экспертной комиссией и дальнейшим оформлением Протокола заседания.

Также система позволяет вручную запускать процесс формирования описей передачи дел по трем видам: по личному составу, постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет).

Экспертиза ценности

Формирование учетных документов

Формируйте номенклатуру дел, акты об уничтожении и другие учетные документы в автоматическом режиме. Например, для оформления описи передачи дел вам достаточно заполнить таблицу в соответствии с утвержденной номенклатурой, а ELMA365 подготовит документ, который после согласования можно будет распечатать, подписать и передать в архив вместе с делами.

Аналогично проходят процедуры по оформлению других учетных документов. Шаблоны, по которым формируются учетные архивные документы, соответствуют формам, утвержденным Правилами Федерального архивного агентства.

Генерация по шаблону

Автоматизация процессов

Решение Архивное дело повышает эффективность и качество работы любой архивной службы благодаря автоматизации большинства процессов и задач.

Например, в системе автоматически обрабатываются заявки на выдачу дел из архива. При запросе бумажного дела архивариусу поступает задача на выдачу дела, а в книгу выдачи автоматически вносится запись об этом. Если же запрашивается электронное дело, то архивариусу достаточно согласовать заявку, все остальное сделает система - предоставит доступ, внесет запись о выдаче, проконтролирует сроки возврата.

Безопасность и оперативность

Попробуйте ELMA365 ECM бесплатно