Решение помогает автоматизировать процесс согласования документов. При помощи искусственного интеллекта в документе определяются основные разделы и распознаётся их тематика. Затем эти разделы отправляются на согласование отдельным группам сотрудников.
По умолчанию документ может быть разделён по следующим темам: Бухгалтерия, Маркетинг, Продажи, Персонал, Техническая поддержка, Юриспруденция, Закупки и Другое.
В ходе бизнес-процесса группы сотрудников получат задачу согласовать свою часть документа. Специалист сможет взять её в работу и ознакомиться с документом или отметить документ, как не относящийся к его зоне ответственности. В этом случае ответственного необходимо определить вручную. Модель ИИ будет запоминать выбор сотрудника и обучаться в моменте.
Для распознавания можно загружать файлы формата .pdf.
В состав решения входят:
- раздел Маршрутизация документа по частям с преднастроенным приложением Отчеты по маршрутизации. Здесь в виде отдельных элементов будут храниться задачи по определению ответственного сотрудника вручную. На форме каждого элемента вы сможете просмотреть текст договора, а также тематику, определённую моделью ИИ автоматически и выбранную сотрудником вручную.
- модуль Согласование документа по частям. В его настройках задаются бизнес-правила, по которым будут обрабатываться документы.
После установки решения в дизайнер бизнес-процессов добавится специальный графический элемент Согласовать документ по частям. Для реализации раздельного согласования необходимо разместить и настроить элемент на схеме процесса.
Установка решения и подключение модуля
Чтобы установить модель искусственного интеллекта в систему, выполните следующие действия:
- На главной странице в левом меню нажмите на значок
. В открывшемся окне Настройка разделов и Решений перейдите на вкладку Решения. - Нажмите кнопку +Добавить решение и выберите опцию Скачать.
- В открывшемся каталоге ELMA365 Store выберите решение Согласование документов по частям и установите его.
После загрузки решения в систему добавится раздел Маршрутизация документа по частям, а также модуль Согласование документа по частям. Поскольку решение является платным, его необходимо активировать.
- Перейдите в раздел Администрирование > Управление лицензиями и напротив названия решения нажмите кнопку Активировать.
- Подключите и настройте модуль. Для этого перейдите в раздел Администрирование > Модули > Согласование документа по частям.
- На странице модуля укажите настройки:
- Адрес для обращения — для облачной редакции ELMA365 укажите IP и порт сервера, предоставленные вам при покупке решения Согласование документов по частям;
- Основной ответственный — укажите сотрудника, который будет отслеживать работу модели ИИ в ходе бизнес-процесса. Если после распознавания тематики части документа группа пользователей определена неверно, этому сотруднику придёт задача назначить ответственного вручную.
- Количество экземпляров процессов — установите количество запусков экземпляра процесса маршрутизации, после которого автоматически проверяется процент ошибок работы модели ИИ;
- Процент ошибок — укажите в процентах допустимое количество ошибок в маршрутизации на общее число запусков экземпляра процесса, установленное в предыдущем поле.
Например, в первом поле установлено значение 100, во втором — 10. При таких настройках после запуска ста экземпляров процесса будет проверен процент ошибок, допущенных в ходе маршрутизации согласований. Если модель ИИ определила тематику части документа неверно в десяти процентах случаев, Основной ответственный получит задачу проконтролировать качество работы модуля.
- Настройте бизнес-правила, по которым будет происходить маршрутизация согласований. Запросы классифицируются по следующим темам: Бухгалтерия, Маркетинг, Продажи, Персонал, Техническая поддержка, Юриспруденция, Закупки и Другое. Каждую тематику необходимо сопоставить с группой ответственных за обработку запросов сотрудников. Для этого:
- Перейдите в Администрирование > Группы. Создайте необходимое количество групп и добавьте в них сотрудников.
- Выберите группу и скопируйте её идентификатор в URL-адресе страницы. Это комбинация символов после значения group/.
- Перейдите на страницу модуля. В блоке настроек тематики вставьте Идентификатор группы в пустое поле и нажмите +Добавить группу.
- Отметьте флажком тематику, за которую будет отвечать каждая группа, например, в строке группы Отдел кадров можно выбрать тематику Персонал.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Настройки модуля завершены. После этого в дизайнере бизнес-процессов будет доступен блок Согласовать документ по частям.
Чтобы внедрить в документооборот вашей компании раздельное согласование, разместите блок на схеме соответствующего процесса. Подробнее о настройке блока читайте в статье «Согласовать документ по частям».