Вы можете вести учёт бумажного и электронного архива документов с помощью бизнес-решения СХЭД и Архивное дело.
Начало внимание
Для установки и работы решения СХЭД и Архивное дело нужно, чтобы в компании было установлено решение Управление номенклатурой дел и Archive Packer. Решения доступны только для пользователей системы ELMA365 On‑Premises.
Конец внимание
Вместе с бизнес-решением Управление номенклатурой дел они представляют единую систему учёта всех документов компании.
Функциональные возможности бизнес-решения СХЭД и Архивное дело:
- автоматическое формирование учётных документов;
- соответствие шаблонов документов и процедур ведения архива требованиям законодательства;
- учёт бумажного и электронного архива;
- ведение топографии.
Состав решения «СХЭД и Архивное дело»
- Приложения для хранения и учёта описей недействующих документов:
- Описи дел отделов — для описей документов структурных подразделений компании;
- Описи дел (годовые разделы) — для описей дел, закрытых и принятых в архив в определённый год;
- Реестр описей дел — фиксируются описи дел (годовые разделы) для просмотра полной информации по описям;
- Книга учета — фиксируются описи дел структурных подразделений для отслеживания движения дел и документов в рамках делопроизводства.
- Приложения для работы с архивом:
- Архив, в котором ведётся учёт дел и документов, закрытых делопроизводством и переданных на хранение;
- Заявки на выдачу дел, где создаются и хранятся заявки на получение и просмотр дел из архива;
- Книга выдачи дел, в котором ведётся учёт дел архива, выданных по заявкам, и отслеживается срок их возврата;
- Акты об уничтожении дел, где создаются и хранятся акты об уничтожении архивных дел, у которых кончился срок хранения.
- Справочники:
- Топография — при ведении бумажного архива используется для обозначения мест хранения документов;
- Фонды — для хранения данных о документальных фондах компании.
- Раздел СХЭД с приложением Архивные ЭД — в нём хранятся электронные документы, принятые в архив по описи дел подразделений в результате экспертизы ценности дел.
Была ли статья полезной?