Работа пользователей с «КЭДО — Отпуска»

Раздел Отпуска в составе решения предоставляет следующие возможности:

• для отдела кадров и бухгалтерии автоматизируется процесс управления графиками отпусков, данными о больничных и других периодах отсутствия сотрудников на рабочем месте;
• сотрудники могут подавать заявления на портале КЭДО, получать напоминание о приближающемся отпуске, подписывать документы сертификатом электронной подписи.

Состав решения «Отпуска»

Работа с отпусками

В бизнес-процессах могут участвовать:

• внутренние пользователи — сотрудники бэк-офиса, которые выполняют функции отдела кадров, бухгалтерии и согласуют документы;
• внешние пользователи — сотрудники, которые имеют доступ к внешнему порталу КЭДО.

Внешние пользователи получают задачи на внешнем портале КЭДО в разделе Мои документы. Здесь также сохраняются документы, которые формируются в результате выполнения бизнес-процессов.

Ежегодное планирование отпусков

Бизнес-процесс запускается автоматически в срок, указанный в настройках. Учитывается обязательное утверждение графика отпусков не позднее чем за 14 дней до окончания текущего года.

При запуске бизнес-процесса происходит поиск всех трудоустроенных на данный момент сотрудников и формируются задачи по планированию индивидуальных графиков сотрудников. Если сотрудник не может выполнить задачу, она эскалируется на непосредственного руководителя.

На странице задачи сотрудник указывает сроки отпуска и комментарий.

В процессе заполнения графика проверяется наличие праздничных дней в указанный период, наличие обязательного периода длительностью 14 дней (согласно ТК РФ) и общее количество дней отпуска для планирования. Если при заполнении графика возникнут ошибки, сотрудник увидит предупреждения и пояснения.

После составления сотрудниками индивидуальных графиков руководителю приходит задача по согласованию графика отпусков по подразделению. Он может просмотреть все отпуска сотрудников с пересечениями. Для наглядности совпадающие периоды выделены штрихом.

Отпуск можно отправить на корректировку. Для этого выберите отпуск на графике, укажите комментарий и нажмите кнопку Отправить на корректировку. В таком случае отпуск на графике будет выделен красным цветом.

После согласования графика отпусков руководители подразделений формируют общий локальный нормативный акт по форме Т-7, который утверждается руководителем организации и отправляется сотрудникам на ознакомление.

Когда график отпусков согласован, сотрудники могут посмотреть свои плановые отпуска на внешнем портале КЭДО.

Уведомление о предстоящем отпуске

За две недели до начала отпуска автоматически формируется и отправляется на подписание уведомление о предстоящем отпуске. После того как сотрудник ознакомился с уведомлением, формируется приказ по форме Т-6, и бухгалтеру ставится задача рассчитать и выплатить денежные средства. Сотрудник может перенести планируемый отпуск на другой период. В таком случае запускается бизнес-процесс Перенос отпуска. Если сотрудник не предпринимает никаких действий, задача ознакомления эскалируется на руководителя.

Создание и согласование заявления на отпуск

Бизнес-процесс включает обязательные этапы оформления и согласования заявления на период отсутствия работника.

Запустить процесс можно:

• в приложении Отпуска раздела Отпуска. Перейдите в раздел и нажмите на кнопку + Отпуск;
• на внешнем портале КЭДО. Перейдите в раздел Отпуска и выберите тип отпуска.

На форме задачи сотрудник заполняет следующие поля:

• Вид отсутствия * — выберите причину отсутствия: Без сохранения заработной платы, Больничный, Основной отпуск, Дополнительный отпуск, По беременности и родам, По уходу за ребенком, Учебный отпуск, Ежегодный отпуск по графику. Если заявление на отпуск создаётся на внешнем портале КЭДО, это поле заполняется автоматически. Кроме больничного, для всех видов отсутствия дальнейшая последовательность действий схожа;
• Дата начала*, Дата окончания* — укажите сроки отсутствия;
• Требуется замещение? — включите опцию, если на период вашего отсутствия требуется замещение. В этом случае руководителю придёт задача определить замещающего сотрудника.

После заполнения полей нажмите кнопку Сформировать заявление.

Далее формируется заявление на отпуск и отправляется на подписание руководителю. Подробнее о подписании можно прочитать в статье «Электронная подпись в приложениях».

После подписания руководитель получает задачу согласовать отпуск.

После того как отпуск согласован, в приложении Календарь отсутствий автоматически создаётся отсутствие на сотрудника. За семь дней до начала отпуска формируется приказ на отпуск. Сотруднику отправляется уведомление на почту и назначается задача подписать приказ. После подписания документов бухгалтерии назначается задача рассчитать отпускные денежные средства. За пять дней до отпуска формируется задача бухгалтеру о выплате отпускных. Сотрудник получает уведомление на почту о начисленной сумме.

Перенос отпуска

Сотрудник может перенести запланированный отпуск со статусом Утверждён. Для этого на внешнем портале КЭДО или в разделе Отпуска нужно открыть карточку отпуска и нажать кнопку Перенести отпуск.

В открывшемся окне укажите новые даты отпуска и причину переноса. Длительность отпуска должна совпадать с первоначальным сроком. Нажмите на кнопку Готово.

В системе формируется заявление о переносе отпуска. После этого руководитель сотрудника получает задачу согласовать перенос отпуска, а специалист отдела кадров формирует приказ.

Отзыв из отпуска

В случае производственной необходимости сотрудник оформляет согласие на отзыв из отпуска. Действие доступно, если отпуску присвоен статус В процессе. Для этого на внешнем портале КЭДО или в разделе Отпуска откройте карточку отпуска и нажмите кнопку Отозвать из отпуска.

В открывшемся окне нажмите кнопку Выйти из отпуска и подтвердите выход из отпуска. Укажите новый период отпуска и причину переноса. Далее формируется заявление, сотрудник подписывает его. После этого руководителю приходит задача согласовать заявление. Затем формируется приказ, и сотруднику приходит задача ознакомиться с ним.

Бухгалтер получает задачу перерасчета отпускных.

Создание больничного

Запустить процесс можно:

• в разделе Отпуска, в приложении Отпуска. Перейдите в раздел и нажмите на кнопку + Отпуск;
• на внешнем портале КЭДО. Перейдите в раздел Отпуска и в блоке Больничный нажмите кнопку Оформить.

На форме задачи сотрудник заполняет поля:

• Вид отсутствия * — выберите причину отсутствия. Если заявление заполняется на внешнем портале КЭДО, это поле заполняется автоматически;
• Дата начала*, Дата окончания* — укажите сроки отсутствия;
• Требуется замещение? — включите опцию, если на период вашего отсутствия требуется замещение. В этом случае руководителю придёт задача определить замещающего сотрудника;
• Номер больничного листа — укажите номер больничного листа.

После заполнения полей нажмите кнопку Сформировать заявление.

Процесс приостанавливается до наступления даты окончания больничного.

Далее сотрудник может продлить его или закрыть. При этом нужно указать номер больничного. После этого бухгалтер получает задачу начислить пособие.

Сотруднику придёт уведомление о начисленной сумме.

Создание заявки на исполнение гос. и общ. обязанностей

Чтобы запустить процесс:

• в разделе Отпуска, в приложении Отпуска нажмите кнопку +Отпуск;
• на внешнем портале КЭДО, в разделе Отпуска > Заявка на исполнение гос. и общ. обязанностей нажмите кнопку Оформить.

На форме задачи необходимо заполнить поля:

• Вид отсутствия* — выберите причину отсутствия. Если заявление создаётся на внешнем портале КЭДО, это поле заполняется автоматически;
• Дата начала*, Дата окончания* — укажите сроки отсутствия;
• Требуется замещение? — включите опцию, если на период вашего отсутствия требуется замещение. Руководителю придёт задача определить замещающего сотрудника;
• Вид отсутствия* — выберите подходящий вариант в открывшемся меню. В зависимости от типа появится дополнительная информация о запуске необходимых процессов;
• Основание* — приложите документ-основание для отсутствия;
• Номер документа* — введите номер документа-основания;
• Дата документа* — укажите дату документа;
• Комментарий сотрудника — введите дополнительную информацию.

После заполнения полей нажмите Сформировать заявление.

Создание сверхурочной работы

Чтобы запустить процесс:

• в разделе УРВ > Сверхурочная работа нажмите +Сверхурочная работа;
• на внешнем портале КЭДО, на главной странице нажмите Вызвать на сверхурочную работу.

На форме задачи заполните поля:

• Сотрудник* — укажите сотрудника, которого нужно вызвать на сверхурочную работу;
• Вид сверхурочной работы* — выберите вид сверхурочной работы в открывшемся меню;
• Причина привлечения* — выберите причину привлечения;
• Дата* — дата, в которую нужно вызвать сотрудника на сверхурочную работу;
• Продолжительность* — укажите продолжительность сверхурочной работы в часах.

Нажмите Сохранить.

Была ли статья полезной?

Спасибо за ваш отзыв!

×

Ваш отзыв успешно отправлен!

Спасибо за обратную связь.

×

Уточните, почему:

Рекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причина

×

Расскажите, что вам не понравилось в статье:

ДаНет

Выберите вариантРекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причина