ELMA365 КЭДО > Работа сотрудников с КЭДО в ELMA365 / Работа пользователей с «КЭДО — Отпуска»

Работа пользователей с «КЭДО — Отпуска»

Раздел Отпуска в составе решения предоставляет следующие возможности:

  • для отдела кадров и бухгалтерии автоматизируется процесс управления графиками отпусков, данными о больничных и других периодах отсутствия сотрудников на рабочем месте.
  • сотрудники смогут подавать заявления на портале КЭДО, получать напоминание о приближающемся отпуске, подписывать документы сертификатом электронной подписи.

Состав решения «Отпуска»

Компоненты

Бизнес-процессы

Отпуска/отсутствия

Создание и согласование заявления на отпуск с подпроцессами:

  • Создание замещения;
  • Создание и подписание приказа;
  • Оформление больничного;
  • Расчет и выплата отпускных;
  • Создание пакета документов для получения отсрочки от мобилизации;
  • Оформление отпуска, связанного с исполнением государственных и общественных обязанностей.

Графики отпусков

Ежегодное планирование отпусков с подпроцессами:

  • Планирование графика отпусков;
  • Согласование графика отпусков;
  • Ознакомление сотрудников с утвержденным графиком.

Документы, хранящиеся в отдельных приложениях:

  • Заявления на отпуск;
  • Приказы на отпуск;
  • Предложения в график отпусков;
  • Уведомление о графике отпусков.
  1. Создание и подписания заявлений на отпуска: основной, без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
  2. Отзыв из отпуска.
  3. Вызов на сверхурочную работу, работу в выходной/праздничный день.

УРВ (Учёт рабочего времени)

Раздел, который включает в себя следующие приложения:

  • Сверхурочная работа;
  • Причины привлечения;
  • Приказы на сверхурочную работу;
  • Согласия на сверхурочную работу;
  • Уведомления о праве отказаться.

Работа с отпусками

В бизнес-процессах могут участвовать:

  • внутренние пользователи — сотрудники бэк-офиса, выполняющие функции отдела кадров, бухгалтерии и согласующие документы;
  • внешние пользователи — сотрудники, которые имеют доступ к внешнему порталу КЭДО.

Внешние пользователи получают задачи на внешнем портале КЭДО в разделе Мои документы. Здесь также сохраняются документы, которые формируются в результате выполнения бизнес-процессов.

vacation-solution-1

Ежегодное планирование отпусков

Бизнес-процесс запускается автоматически в срок, указанный в настройках. Учитывается обязательное утверждение графика отпусков не позднее чем за 14 дней до окончания текущего года.

При запуске бизнес-процесса происходит поиск всех трудоустроенных на данный момент сотрудников, и формируются задачи по планированию индивидуальных графиков сотрудников. Если сотрудник не может выполнить задачу, она эскалируется на непосредственного руководителя.

На странице задачи сотрудник указывает сроки отпуска и комментарий.

vacation-solution-2

В процессе заполнения графика проверяется наличие праздничных дней в указанный период. Проверяется также наличие обязательного периода длительностью 14 дней (согласно ТК РФ) и общее количество дней отпуска для планирования. Если при заполнении графика возникнут ошибки, сотрудник увидит предупреждения и пояснения.

После составления сотрудниками индивидуальных графиков руководителю приходит общая задача по согласованию графика отпусков по подразделению. Он может просмотреть все отпуска сотрудников с пересечениями. Для наглядности совпадающие периоды выделены отдельно.

vacation-solution-3

Отпуск можно отправить на корректировку. Для этого нажмите на отпуск на графике, укажите комментарий и нажмите кнопку Отправить на корректировку. В таком случае отпуск на графике будет выделен красным цветом.

После согласования графика отпусков руководители подразделений формируют общий локальный нормативный акт по форме Т-7, который утверждается руководителем организации и отправляется сотрудниками на ознакомление.

vacation-solution-4

Когда график отпусков согласован, сотрудники могут посмотреть свои плановые отпуска на внешнем портале КЭДО.

vacation-first-setting-2

Уведомление о предстоящем отпуске

За 2 недели до начала отпуска автоматически формируется и отправляется на подписание уведомление о предстоящем отпуске. После того как сотрудник ознакомился с уведомлением, формируется приказ по форме Т-6, и бухгалтеру ставится задача по расчёту и выплате денежных средств. Сотрудник может перенести планируемый отпуск на другой период. В таком случае запускается бизнес-процесс Перенос отпуска. Если сотрудник не предпринимает никаких действий, задача ознакомления эскалируется на руководителя.

Создание и согласование заявления на отпуск

Бизнес-процесс включает обязательные этапы оформления и согласования заявления на период отсутствия работника.

Запуск этого процесса доступен:

  • в разделе Отпуска в приложении Отпуска. Перейдите в раздел и нажмите на кнопку + Отпуск;
  • на внешнем портале КЭДО. Перейдите в раздел Отпуска и выберите тип отпуска.

vacation-solution-6

На форме задачи сотрудник заполняет следующие поля:

vacation-solution-7

Вид отсутствия * — выберите причину, по которой вы будете отсутствовать: Без сохранения заработной платы, Больничный, Основной отпуск, Дополнительный отпуск, По беременности и родам, По уходу за ребенком, Учебный отпуск, Ежегодный отпуск по графику. Если заявление на отпуск создается на внешнем портале КЭДО, это поле заполняется автоматически. Кроме больничного, для всех видов отсутствия дальнейшая последовательность действий схожа.

Дата начала*, Дата окончание* — укажите сроки, когда вы будете отсутствовать.

Требуется замещение? — включите эту опцию, если на период вашего отсутствия требуется замещение. В данном случаи руководителю придёт задача определить замещающего сотрудника.

После заполнения полей нажмите кнопку Сформировать заявление.

Далее формируется заявление на отпуск и отправляется на подписание руководителю. Подробнее о подписании можно прочитать в статье «Электронная подпись в приложениях».

vacation-solution-8

После подписания руководитель получает задачу согласования отпуска.

После того как отпуск согласован, в приложении Календарь отсутствий автоматически создаётся отсутствие на сотрудника. За 7 дней до начала отпуска формируется приказ на отпуск. Сотруднику отправляется уведомление на почту, и назначается задача подписания приказа. После подписания документов для бухгалтерии назначается задача расчёта отпускных денежных средств. За 5 дней до отпуска формируется задача бухгалтеру о выплате отпускных. Сотрудник получает уведомление на почту о начисленной сумме.

Перенос отпуска

Сотрудник может перенести запланированный отпуск. Для этого на внешнем портале КЭДО или в разделе Отпуска нужно открыть карточку отпуска и нажать кнопку Перенести отпуск.

В открывшемся окне укажите новые даты отпуска и причину переноса. Длительность отпуска должна совпадать с первоначальным сроком. Нажмите на кнопку Готово.

vacation-solution-9

В системе формируется заявление о переносе отпуска. После этого руководитель сотрудника получает задачу согласования, а специалист отдела кадров формирует приказ.

Отзыв из отпуска

В случае производственной необходимости сотрудник оформляет согласие на отзыв из отпуска. Для этого на внешнем портале КЭДО или в разделе Отпуска нужно открыть карточку отпуска и нажать кнопку Отозвать из отпуска.

В открывшемся окне нажмите кнопку Выйти из отпуска и подтвердите перенос отпуска. Укажите новый период отпуска и причину переноса. Далее формируется заявление, сотрудник подписывает его. После этого руководителю приходит задача согласования. Затем формируется приказ, и сотруднику приходит задача ознакомиться с ним.

Бухгалтер получает задачу перерасчета отпускных.

vacation-solution-10

Создание больничного

Запуск этого бизнес-процесса доступен:

  • в разделе Отпуска в приложении Отпуска. Перейдите в раздел и нажмите на кнопку + Отпуск;
  • на внешнем портале КЭДО. Перейдите в раздел Отпуска и в блоке Больничный нажмите кнопку Оформить.

vacation-solution-11

На форме задачи сотрудник заполняет поля:

vacation-solution-12

Вид отсутствия * — выберите причину, по которой вы будете отсутствовать. Если заявление заполняется на внешнем портале КЭДО, это поле заполняется автоматически.

Дата начала*, Дата окончание* — укажите сроки, когда вы будете отсутствовать.

Требуется замещение? — включите эту опцию, если на период вашего отсутствия требуется замещение. В данном случаи руководителю придёт задача определить замещающего сотрудника.

Номер больничного листа — укажите номер больничного листа.

После заполнения полей нажмите кнопку Сформировать заявление.

Процесс приостанавливается до наступления даты окончания больничного.

Далее сотрудник может продлить его или закрыть. При этом ему обязательно нужно указать номер больничного. После этого бухгалтер получает задачу по начислению пособия.

vacation-solution-13

Сотруднику придет уведомление на почту о начисленной сумме.

Создание заявки на исполнение гос. и общ. обязанностей

Запустить процесс создания заявки можно:

  • открыв раздел Отпуска, приложение Отпуска и нажав кнопку +Отпуск;
  • открыв внешний портале КЭДО и в разделе Отпуска>Заявка на исполнение гос. и общ. обязанностей нажав кнопку Оформить.

На форме задачи необходимо заполнить поля:

vacation-solution-14

  • Вид отсутствия* — выберите причину, по которой вы будете отсутствовать. Если заявление заполняется на внешнем портале КЭДО, это поле заполняется автоматически;
  • Дата начала*Дата окончание* — укажите сроки, когда вы будете отсутствовать;
  • Требуется замещение? — включите опцию, если на период вашего отсутствия требуется замещение. Руководителю придёт задача определить замещающего сотрудника;
  • Вид отсутствия* — выберете тип обязанностей, в связи с которым вы будете отсутствовать. В зависимости от типа появится дополнительная информация о запуске необходимых процессов;
  • Основание* — приложите документ-основание для вашего отсутствия.
  • Дата документа* — укажите дату заполнения заявления;
  • Комментарий сотрудника — оставьте свой комментарий.

После указания необходимых данных нажмите Сформировать заявление.

Создание сверхурочной работы
Запустить процесс можно:

  • открыв раздел УРВ > Сверхурочная работа и нажав +Сверхурочная работа;
  • открыв внешний портал КЭДО и на главной странице нажав Вызвать на сверхурочную работу.

На форме задачи необходимо заполнить поля:

vacation-solution-15

  • Сотрудник* — укажите сотрудника, которого необходимо вызвать на сверхурочную работу;
  • Вид сверхурочной работы* — выберете вид сверхурочной работы из списка;
  • Причина привлечения* — выберете причину привлечения;
  • Дата* — дата, в которую необходимо вызвать сотрудника на сверхурочную работу;
  • Продолжительность* — укажите продолжительность сверхурочной работы в часах.

Нажмите Сохранить.