В ELMA365 вы можете отправлять на согласование или ознакомление коллегам файлы и документы, добавленные в элементы приложения.
В этой статье описаны преднастроенные маршруты ознакомления и согласования, по которым можно отправить элемент приложения с его карточки.
Также вы можете создать пользовательский бизнес-процесс обработки документов и настроить маршрут, например, сгенерировать файлы по шаблону, сформировать пакет документов, подписать их через Диадок, а затем зарегистрировать. Подробнее о том, как создать автоматизированный маршрут читайте в статье «Моделирование маршрута документа ».
Ознакомление с документом
Предположим, нормативные документы, распоряжения и инструкции хранятся в отдельном приложении. При приёме на работу новые сотрудники должны с ними ознакомиться. Руководитель предоставляет в отдел кадров информацию, подтверждающую факт рассмотрения документов.
В ELMA365 доступна отправка документов, хранящихся в элементах приложений, на ознакомление пользователям. При этом формируется лист ознакомления, в котором фиксируется информация обо всех сотрудниках, прочитавших документ.
На ознакомление отправляется определённая версия документа. Если во время выполнения экземпляра процесса в документ внесены изменения, текущий лист можно отправить в архив. Для этого администратор задаёт в приложении правила архивации листов ознакомления. В настройках определяется, какие свойства документа могут быть отредактированы пользователями в процессе.
Если лист заархивирован и сотрудник выполнит задачу ознакомления, процесс прервётся. В карточке документа рядом с листом отобразится статус Отменено. Поскольку заархивированный лист ознакомления нельзя восстановить, процесс по документу запускается повторно.
Отправить документ на ознакомление
- Откройте карточку документа, в правом верхнем углу нажмите Отправить и выберите На ознакомление.
- В открывшемся окне задайте настройки:
- укажите получателей;
- выберите тип ознакомления:
- С подтверждением — опция включена по умолчанию. Получателям поступит задача ознакомления, в которой можно просмотреть документ. В карточке этого документа на боковой панели добавится блок Листы ознакомления;
- Только оповестить — выбранные пользователи получат в #ленту оповещение с ссылкой на файл или документ. При этом лист ознакомления не сформируется;
- добавьте срок ознакомления и комментарий.
- Нажмите кнопку Отправить.
Согласование документа
Эту опцию удобно использовать, когда в компании принято, что руководитель или старший сотрудник утверждают документ перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. Например, прежде чем выставить счёт клиенту, менеджер по продажам согласовывает его с руководителем отдела. При этом вся информация о согласующих и их резолюциях записывается в карточку документа.
На согласование отправляется определённая версия документа. Участники процесса могут отслеживать изменения документа и актуальность текущего листа согласования. Для этого администратор задаёт в приложении правила архивации листов согласования. В настройках определяется, какие свойства документа доступны для редактирования без отправки листа в архив.
Если лист заархивирован, он является неактуальным. Для продолжения процесса согласования пользователь с правами на редактирование документа должен вернуть лист из архива. Если этого не сделать, процесс прервётся, когда один из сотрудников вынесет резолюцию в задаче. В карточке документа рядом с листом отобразится статус Отменено.
Отправить документ на согласование
- Откройте карточку документа, в правом верхнем углу нажмите Отправить и выберите На согласование.
- В открывшемся окне задайте настройки:
- выберите сотрудников, которые получат задачу согласовать документ. Если указано несколько согласующих, ниже появятся дополнительные опции, чтобы определить логику согласования;
- выберите тип согласования:
- Параллельное — документ отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие*. Выберите эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения;
- Последовательное — сотрудники получают документ на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнено поле Согласующие*. Когда один сотрудник вынесет резолюцию, задача согласования поступит следующему;
- определите действие, которое выполнится при первом отказе в согласовании:
- Прерывать — процесс прервётся. В документе появится резолюция Отказано;
- Продолжать — процесс продолжится. При этом будет вынесена резолюция Отказано;
- укажите срок согласования и комментарий.
- Нажмите кнопку Отправить.
Задачи ознакомления и согласования
При назначении задачи ознакомления с подтверждением или согласования:
- в #ленту всех исполнителей придёт уведомление о назначении задачи;
- исполнитель получит оповещение о задаче ознакомления или согласования на электронную почту, если он активировал такие оповещения в настройках профиля. Из письма он сможет перейти по ссылке в ELMA365 и выполнить задачу.
Вместо обычного оповещения для задач согласования можно включить опцию согласования через email. Тогда в письме исполнитель сможет прочитать документ и вынести резолюцию, не переходя в ELMA365; - в календаре исполнителя отобразится назначенная задача, если в ней ограничен срок выполнения, а в профиле пользователя включена опция создания события.
В карточках задач ознакомления и согласования доступны документ и связанная с ним информация: ссылка для перехода к карточке просмотра элемента приложения, листы согласования или ознакомления, свойства документа, его версии, назначенные задачи и ассоциированная лента.
Используя кнопку трёх точек на верхней панели задачи ознакомления или согласования, исполнитель может:
- переназначить поступившую задачу на другого исполнителя;
- изменить процент исполнения задачи;
- запланировать исполнение задачи, добавив событие по ней в свой календарь, или скорректировать сроки исполнения задачи, если такое событие было создано автоматически при назначении задачи.
Эти действия выполняются так же, как в карточке обычной задачи. Подробнее о них читайте в статье «Действия с задачей».
Листы ознакомления и согласования
На правой панели страницы просмотра файла появится блок:
- Листы ознакомления — после постановки задачи ознакомления с подтверждением;
- Листы согласования — после постановки задачи согласования.
В этом блоке вы увидите список сотрудников, рассматривающих документ, и их резолюции. Если при ознакомлении или согласовании пользователь оставил комментарий или прикрепил файл, они также отобразятся в листе. По завершении процесса ознакомления или согласования на панели справа вы увидите окончательную резолюцию.
Подробнее о листах и работе с ними читайте в статье «Листы ознакомления и согласования документов».