Графический элемент Оповещение на email позволяет уведомить заинтересованных лиц о ходе выполнения бизнес-процесса. Электронные письма отправляются с адреса корпоративной почты. При этом выбрать можно нескольких получателей.
Начало внимание
Элемент можно использовать, если администратор подключил корпоративную почту компании в настройках Email.
Конец внимание
Например, можно настроить отправку оповещений о готовности заказа или пересылать клиентам на рассмотрение согласованный в ходе процесса договор. Кроме того, оповещения удобно использовать и внутри компании, например, чтобы проинформировать сотрудников о постановке важной задачи.
Если в компании используется раздел Почта, в ходе процесса можно отправлять письма с адреса пользователя. Для этого у него должна быть лицензия одного из платных решений CRM, в которое входят функции почтовика. В этом случае письмо отправляется с помощью блока Отправка личного email. Такие сообщения будут сохраняться в почте пользователя, а просматривать их можно во встроенном почтовом клиенте ELMA365.
Настройка оповещения на email
Для примера рассмотрим процесс Обработка заказа. Когда заказ укомплектован и готов к отправке, на электронный адрес клиента направляется уведомление об этом.
Откройте дизайнер бизнес-процессов и смоделируйте маршрут заказа. Чтобы использовать элемент Оповещение на email, на панели инструментов справа от поля для моделирования перейдите на вкладку Интеграции. Перетащите его на схему и разместите там, где при исполнении процесса потребуется отправить уведомление.
В нашем примере элемент размещается после задачи сборки заказа, назначенной на сотрудника склада.
Дважды нажмите на элемент и выполните настройки на вкладках Основное и Обработка ошибок.
Вкладка «Основное»
Заполните основные параметры:
- Название* — введите текст, который будет отображаться на схеме процесса;
- Получатель* — укажите адрес, на который должно прийти уведомление, или используйте контекстную переменную, например, email контрагента. В этом случае сообщение отправится на адрес, указанный в профиле клиента, сделавшего заказ. Чтобы добавить переменную, нажмите {+} в правом углу поля. Вы можете перечислить несколько адресов через запятую;
- Имя отправителя — заполните это поле, чтобы уведомления приходили от указанного имени, например, ELMA365 или названия вашей компании;
- Адрес для ответа — укажите адрес, на который вы хотите получать ответы. По умолчанию ответы на уведомления придут на адрес, указанный в настройках системы;
- Тема письма* — напишите короткую тему, например, Заказ готов к отправке. Используя контекстную переменную, можно добавить, допустим, номер заказа. Для этого нажмите {+} в правом углу поля. При желании вы можете добавить условия и функции, как для формирования названия элемента по шаблону. Это позволит сгенерировать более информативную тему письма;
- Текст письма* — внесите подробную информацию. Используя переменные, вы можете указать перечень товаров, общую стоимость, ожидаемую дату доставки и т. д. Для этого нажмите {+} в правом углу поля. Также можно добавить условия и функции. Используйте HTML-разметку, чтобы отформатировать текст нужным образом;
- Файлы — добавьте документ, используемый в процессе, например, маршрутный лист или товарную накладную. Для этого из выпадающего списка выберите контекстную переменную типа Файлы.
Вкладка «Обработка ошибок»
Во время отправки уведомления может возникнуть ошибка, например, не определится адрес получателя. Вы можете установить дальнейший ход процесса и действия, выполняющиеся в этом случае.
Для этого заполните поля на вкладке Обработка ошибок:
- Повторить выполнение — выберите эту опцию, чтобы система повторно отправила оповещение;
- Количество повторений — укажите, сколько раз система должна попытаться отправить оповещение;
- Время задержки между повторениями (сек) — определите частоту попыток;
- Оповещение — включите опцию, чтобы в случае ошибки ответственные пользователи получили уведомление об этом. Вы можете выбрать:
- текущего пользователя — того, кто выполнил задачу, стоящую перед элементом Оповещение на email на схеме процесса;
- контекстную переменную — например, инициатора;
- группу;
- элемент оргструктуры.
- Прервать — в случае ошибки процесс перейдёт по выбранному переходу.
Если все параметры заданы, в окне настроек элемента нажмите Сохранить. Сохраните и опубликуйте процесс.
Теперь, когда процесс дойдёт до настроенного элемента, клиент получит письмо с уведомлением на электронную почту. В почтовом сервисе письмо может выглядеть следующим образом:
