ELMA365 КЭДО > Базовый пакет ELMA365 КЭДО / Работа с «ELMA365 КЭДО»

Работа с «ELMA365 КЭДО»

Добавление пользователей

Рассмотрим основные понятия при работе с ELMA365 КЭДО:

  • Сотрудник бэк-офиса — внутренний пользователь, который работает в системе и имеет полный доступ к разделам КЭДО и Приказы и заявления;
  • Сотрудник — внешний пользователь, которому открыт доступ только к настроенному внешнему порталу КЭДО;
  • Внешний портал КЭДО — личный кабинет сотрудника;
  • УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.

После первичной настройки решения необходимо добавить пользователей, которые будут работать с решением и с порталом.

kedo-solution-1

  1. Чтобы создать карточку нового внутреннего пользователя, который будет работать с разделом в интерфейсе ELMA365, необходимо нажать кнопку kedo-add-back-woker и заполнить поля.
  2. Чтобы отправить приглашение для регистрации на внешнем портале КЭДО, нужно создать карточку нового внешнего пользователя. Для этого перейдите в раздел КЭДО на страницу Сотрудники,  нажмите кнопку kedo-add-worker и заполните поля.

начало внимание

Если одному пользователю нужно предоставить доступ к работе в интерфейсе ELMA365 и на внешнем портале, для него необходимо создать две карточки: сотрудника бэк-офиса и внутреннего сотрудника. При этом необходимо указать разные адреса электронной почты.

конец внимание 

kedo-solution-2

  • ФИО* — Ф.И.О. нового сотрудника;
  • Электронная почта* — электронная почта сотрудника. Если вы добавляете внешнего пользователя, у которого есть доступ к разделу в ELMA365, укажите почту, отличающуюся от адреса в карточке сотрудника бэк-офиса;
  • Телефон* — номер телефона нового сотрудника;
  • Должность* — необходимо указать должность из штатного расписания, на которую оформляется сотрудник;
  • Отдел — поле заполнится автоматически после выбора должности согласно штатному расписанию;
  • Организация — поле заполнится автоматически после выбора должности согласно штатному расписанию;
  • Трудоустроен* — необходимо выбрать Нет, если это новый сотрудник;
  • Требуется выпуск УНЭП* — нужно указать, требуется выпуск УНЭП сотруднику для подписания документов или нет;
  • Уведомления* — из выпадающего списка нужно выбрать, каким образом уведомлять сотрудника о приглашении на портал, а также обо всех задачах КЭДО: по электронной почте или по SMS.

После сохранения карточки запустится процесс приглашения сотрудника на внешний портал ELMA КЭДО. На электронную почту, указанную на форме добавления внешнего сотрудника, отправится уникальная ссылка для регистрации на портале КЭДО.

Регистрация сотрудника на внешнем портале КЭДО

Для начала работы с внешним порталом КЭДО сотруднику необходимо пройти регистрацию. Для этого нужно выполнить следующие шаги:

  1. Перейти по уникальной ссылке приглашения на портал. Ссылка приходит на почту.
  2. Заполнить ФИО, придумать и ввести пароль. Нажать кнопку Сохранить.
  3. Ознакомиться с согласием на обработку персональных данных и политикой конфиденциальности. Подтвердить согласие и нажать кнопку Отправить.
  4. Заполнить персональные данные:

kedo-portal-registration

  • Основное* — ФИО, дата рождения, пол, электронный адрес, номер телефона;
  • Место жительства* — регион, город, улица, дом, корпус, квартира;
  • Документы* — паспорт: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения, ИНН, СНИЛС;
  • Сканы документов* — страницы паспорта с фото и ФИО, актуальной пропиской, сканы СНИЛС и ИНН;
  • Фото* — фото сотрудника с развернутым паспортом.

Пользователь может переключаться между окнами при помощи кнопок Назад и Продолжить, введённые данные сохраняются.

После заполнения персональных данных нужно нажать кнопку Отправить на проверку. В ELMA365 инициатору процесса приглашения нового сотрудника придет задача для проверки правильности заполнения данных. Сотруднику отдела кадров необходимо проверить правильность заполнения. После проверки на основе персональных данных по шаблону сформируется соглашение об электронном взаимодействии между сотрудником и организацией. Соглашение отправляется для подписания внешнему пользователю на внешний портал. На почту отправляется письмо со ссылкой на внешний портал.

  1. Пользователю нужно распечатать и подписать соглашение об электронном взаимодействии. Соглашение регулирует признание юридической силы документов, которые подписаны электронными подписями. Пользователь получит оповещение на электронную почту или SMS по его выбору о готовности соглашения.

kedo-solution-3

  1. Далее пользователю необходимо загрузить скан соглашения на портал и нажать кнопку Отправить на проверку.

kedo-solution-4

Если соглашение успешно подписано и загружено на внешний портал, то отобразится страница ожидания Данные отправлены на проверку. Пользователю направится уведомление о переходе на следующий шаг.

начало примечание

Примечание

Переход на КЭДО осуществляется, если сотрудник предоставил письменное согласие. Помимо электронного варианта соглашения сотрудник должен распечатать документ, подписать его и предоставить в отдел кадров в бумажном виде. Если соглашение не предоставлено, признаётся отказ от КЭДО.

конец примечание

  1. Если персональные данные введены правильно и сотрудник бэк-офиса подтвердил это, то потребуется оформить электронную подпись для внешнего пользователя. При настроенной интеграции с сервисами выпуска УНЭП вы можете настроить автоматическую выдачу облачных сертификатов для подписания документов. Сотрудник получит уведомление на электронную почту или по SMS с результатом выпуска личного сертификата.

Если у сотрудника имеется ранее выпущенная УНЭП, то она автоматически загрузится в систему и будет доступна для использования на внешнем портале КЭДО. Выпуск новой электронной подписи при этом не потребуется.

  1. Далее внешнему пользователю необходимо зайти на портал и ознакомиться с подготовленным пакетом документов о трудоустройстве. Уведомление об этом он получит на электронную почту или по SMS.

Типовой пакет документов для трудоустройства включает в себя:

  • заявление на трудоустройство;
  • трудовой договор;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • приказ о приёме;
  • заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Пользователю необходимо ознакомиться с документами и подписать их, выпущенной УНЭП.

После подписания документов электронной подписью, сотрудник получит доступ к внешнему порталу КЭДО.

Если в составе документа обнаружены ошибки, пользователь может нажать кнопку Найдены ошибки и оставить комментарий. Сотрудник бэк-офиса получит данную информацию.

Проверка персональных данных сотрудника

Персональные данные, заполненные пользователем, отправляются в систему и проверяются сотрудником бэк-офиса в интерфейсе ELMA365. Проверяется:

  • достоверность персональных данных, которые введены сотрудником;
  • достоверность данных документов по загруженным сканированным копиям.

Если данные сотрудника верны, необходимо нажать кнопку ПДн проверены. Запустится процесс подготовки соглашения об электронном взаимодействии.

Если в документах обнаружена ошибка, следует нажать кнопку Найдены ошибки и оставить комментарий. Запустится процесс редактирования персональных данных. Сотрудник получит уведомление о необходимости проверки и изменения указанных персональных данных в личном кабинете внешнего портала.

Если процесс оформления сотрудника в организацию необходимо отменить, нужно нажать кнопку Отклонить сотрудника. Доступ к внешнему порталу КЭДО для сотрудника заблокируется.

Подписание соглашения об электронном взаимодействии

Соглашение об электронном взаимодействии получает сотрудник бэк-офиса для проверки.

Если соглашение подписано сотрудником, необходимо нажать кнопку Подписать в строке с документом, далее кнопку Готово. Запустится процесс подготовки пакета документов на трудоустройство.

Если соглашение подписано и пользователь уже является сотрудником организации, он сразу получит доступ в личный кабинет на внешнем портале КЭДО.

Если соглашение не подписано, нужно нажать Перегенерировать СоЭВ, чтобы повторно отправить документы сотруднику. Он получит уведомление на электронную почту или по SMS о необходимости ознакомления и подписания документов.

Процесс перевода на другую должность

Инициаторами процесса перевода могут быть сотрудники бэк-офиса и пользователи личного кабинета внешнего портала:

  • сотрудник бэк-офиса может запустить процесс для каждого работника компании.

Чтобы оформить заявление, необходимо перейти в раздел КЭДО > Заявление на перевод и нажать кнопку kedo-add-transfer-applications. В открывшемся окне заполнить поля и нажать кнопку На согласование. Задачи согласования получат сотрудник, перевод которого инициирован, а также его руководитель. После согласования перевода формируются заявление и приказ, которые необходимо подписать на внешнем портале КЭДО;

  • пользователь внешнего портала КЭДО может заполнить только личное заявление о переводе.

Для этого ему необходимо зайти на портал КЭДО, открыть страницу Сервисы и нажать Заявление на перевод.

kedo-solution-5

В открывшемся окне в поле Новая должность нужно указать желаемую должность, дату перевода и нажать кнопку На согласование. Задачи согласования получат руководитель и сотрудник бэк-офиса. После согласования формируются заявление и приказ, которые сотрудник должен подписать на внешнем портале КЭДО. Задачи отобразятся на странице Мои документы со статусом Требуют действия.

kedo-solution-6

Процесс увольнения

Запуск процесса увольнения доступен как сотрудникам бэк-офиса, так и пользователям внешнего портала КЭДО:

  • сотрудник бэк-офиса может инициировать процесс увольнения для каждого сотрудника компании.

Чтобы запустить процесс, необходимо перейти в раздел КЭДО > Заявление на увольнение и нажать кнопку kedo-add-dismissal-letter. В открывшемся окне необходимо заполнить поля и нажать Сохранить. Задачи согласования получат увольняемый сотрудник и его руководитель. После согласования формируется заявление, которое сотруднику нужно подписать электронной подписью на внешнем портале в личном кабинете. Далее оформляется приказ об увольнении, который необходимо распечатать, собственноручно подписать сотруднику и передать в отдел кадров организации;

  • пользователи внешнего портала КЭДО могут оформить только личное заявление.

Чтобы запустить процесс, на внешнем портале КЭДО необходимо перейти на страницу Сервисы и нажать Заявление на увольнение. В открывшемся окне нужно указать дату, причину увольнения и нажать кнопку Сохранить. Задачи согласования получат руководитель и сотрудник бэк-офиса. После согласования также формируется заявление об увольнении и оформляется приказ, которые необходимо распечатать, собственноручно подписать сотруднику и передать в отдел кадров.

Процесс оформления командировки

Запуск процесса оформления командировки доступен сотрудникам бэк-офиса и пользователям внешнего портала КЭДО:

  • сотрудник бэк-офиса может инициировать процесс для каждого сотрудника компании.

Чтобы запустить процесс, необходимо перейти в раздел Приказы и заявления > Служебная записка на командировку и нажать кнопку kedo-add-business-trip-memo. В открывшемся окне заполнить поля:

        • Руководитель;
        • Командируемые;
        • Дата начала;
        • Дата окончания;
        • Цель командировки;
        • Задачи в командировке;
        • Требуются денежные средства;
        • Дата выдачи денежных средств;
        • Запрошенные средства.

Далее необходимо нажать Сохранить. Задачи согласования получат командируемый, а также его руководитель. После согласования формируются заявление и приказ, которые сотрудник должен подписать на внешнем портале КЭДО;

  • пользователи внешнего портала КЭДО могут оформить только персональную служебную записку.

Для запуска процесса на внешнем портале КЭДО необходимо перейти на страницу Сервисы и в блоке Служебная записка на командировку нажать кнопку Оформить. В открывшемся окне нужно заполнить поля и нажать кнопку На согласование. Задачу согласования получит руководитель. После согласования формируется служебная записка, которую сотрудник должен подписать на внешнем портале. Далее сотруднику бухгалтерии ставится задача выдачи денежных средств.

Процесс присвоения категории сотруднику

Запустить процесс могут пользователи личного кабинета внешнего портала КЭДО. Сотрудник может заполнить только личное заявление о предоставлении категории.

Для этого необходимо зайти на портал, открыть страницу Сервисы и нажать Заявка на присвоение категории.

В открывшемся окна необходимо выбрать нужную запись из справочника Категории сотрудников, заполнить другие обязательные поля и нажать Сохранить.

kedo-solution-8

Сформируется заявление, которое необходимо подписать. Затем заявление отправится на проверку сотруднику отдела кадров. После согласования заявки сотруднику присваивается категория. Она будет отображаться в карточке сотрудника на вкладке Категории.

Процесс изменения персональных данных сотрудника

Запустить процесс могут пользователи личного кабинета внешнего портала КЭДО. Сотрудник может заполнить только личное заявление об изменении персональных данных.

Для этого необходимо зайти на портал, открыть страницу Сервисы и нажать Заявка на изменение персональных данных.

В открывшемся окна необходимо выбрать Тип персональных данных: паспортные данные, сведения о браке, изменение фактического места жительства, изменение номера телефона, изменение СНИЛС, сведения о составе семьи и т. д.

После выбора типа персональных данных заполните соответствующие поля и нажмите Сохранить.

kedo-solution-9

Сформируется заявление, которое необходимо подписать. Затем оно отправится на проверку сотруднику отдела кадров. После согласования заявки отредактированные данные отобразятся в карточке сотрудника. Если сотрудник передавал сведения о составе семьи, новая запись добавится в приложение Состав семьи.