search string side menu

Компоненты решения «КЭДО» для работы пользователей

В ELMA365 с решением КЭДО работают отдел кадров и бухгалтерия. Их взаимодействие с сотрудниками осуществляется через внешний портал КЭДО.

Отдел кадров сможет вести учёт документов, отслеживать их маршруты и своевременно обрабатывать. В решении автоматизируется приём сотрудника на работу, перевод на другую должность, учёт медицинских осмотров, оформление больничного и другие кадровые процессы.  

Для начала взаимодействия с сотрудником кадровик добавляет его в систему и приглашает на внешний портал КЭДО. Сотрудник регистрируется на портале, получает сертификат электронной подписи и подписывает соглашение об электронном взаимодействии и другие документы для трудоустройства.

После этого трудоустроенный сотрудник сможет формировать различные заявления, запросы и заявки через портал, а отдел кадров будет обрабатывать их в интерфейсе ELMA365.

Рассмотрим подробнее компоненты решения КЭДО.

Раздел «КЭДО»

Раздел КЭДО используется для администрирования кадровых процессов и инициирования кадровых событий и включает в себя:

  1. Приложение Сотрудники — хранение карточек сотрудников, просмотр их данных и отслеживание текущего статуса. Список сотрудников может быть создан вручную или загружен из других систем.
  1. Готовые интерфейсы для отдела кадров:
  • Трудоустройство — страница для мониторинга процесса трудоустройства с отображением текущего статуса каждого сотрудника;
  • Мониторинг документов — страница для отслеживания кадровых документов и этапов их обработки. Доступна сортировка данных по статусам, пользователям и видам документов;
  • График отсутствий — отчёт зафиксированных отсутствий сотрудников с поиском данных по дате, организациям, подразделениям, видам отсутствий и т. д. Отсутствия могут оформляться по болезни, учёбе, уходу за ребёнком, в связи с командировкой, отпуском, исполнением государственных обязанностей и т. д. На графике каждый вид отсутствия обозначается определённым цветом.
  1. Штатное расписание компании — используется при назначении сотрудников на утверждённые должности и включает в себя:
  • отдельные справочники для хранения данных об организациях, подразделениях и позициях компании;
  • страницу Штатное расписание с агрегированной информацией об организационной структуре каждого юридического лица компании.
  1. Приложения для хранения кадровых документов, связанных с трудоустройством, увольнением, переводом, медосмотром и т. д.

Группы приложений

Бизнес-процессы

Трудоустройство включает приложения:

  • Соглашение об ЭВ (электронном взаимодействии);
  • Трудовой договор;
  • Приказ о приеме;
  • Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
  • Заявление на трудоустройство;
  • Прочие документы трудоустройства.

Процесс трудоустройства.

 

Перевод включает приложения:

  • Заявка на перевод;
  • Приказ на перевод;
  • Согласие на перевод;
  • Доп. соглашение на перевод.

Процесс перевода на другую должность, смена подразделения или графика работы.

 

Исполнение обязанностей включает приложения:

  • Заявка на ИО;
  • Служебная записка на ИО;
  • Приказ на ИО;
  • Согласие на ИО;
  • Доп.соглашение на ИО.

Процесс исполнения обязанностей.

 

Увольнение включает приложения:

  • Заявление на увольнение;
  • Приказ на увольнение;
  • Отзыв заявления на увольнение.

Процесс увольнения.

 

Категории сотрудника включает приложения:

  • Заявки на присвоение категории;
  • Заявление на присвоение категории;
  • Категория сотрудников — справочник с видами категорий, которые могут быть присвоены сотрудникам.

Процесс изменения категории сотрудника.

 

Персональные данные включает приложения:

  • Заявки на изменение персональных данных;
  • Приказ о изменении паспортных данных;
  • Заявление на изменение паспортных данных;
  • Согласие на обработку ПДн ребенка;
  • Состав семьи.

Процесс изменения персональных данных.

 

Медосмотры включает приложения:

  • Заявки на медосмотр;
  • Медосмотры;
  • справочники, заполняемые вручную:
    • Типы медосмотров;
    • Медицинские организации;
    • Факторы вредности производства;
    • Причины внеочередного осмотра.

Процесс прохождения медосмотра.

 

ЛНА включает приложения:

  • Приказы ЛНА;
  • Документы ЛНА;
  • Группы ознакомления с ЛНА.

Процесс ознакомления с приказами ЛНА.

 
  1. Справочники, хранящие данные необходимые в работе с решением:
  • Регионы — список регионов и их принятых кодов субъекта РФ. В процессе регистрации на портале КЭДО внешние пользователи выбирают необходимый регион;
  • Виды личных документов — категории документов, обязательных для процесса трудоустройства, например, паспорт, СНИЛС, ИНН и т. д.;
  • Виды прочих документов трудоустройства — категории дополнительных документов, предоставляемых в процессе трудоустройства, например, согласие на обработку персональных данных, договор о материальной ответственности и т. д.;
  • Коды документов — список основных документов для трудоустройства с кодом, утверждённым трудовым кодексом и статьёй ТК, регулирующей трудовые отношения;
  • Графики работы — основные принятые в компании часы работы. Справочник используется в процессе перевода сотрудника;
  • Причины временного перевода — список причин перевода сотрудника на другую должность или изменения графика работы;
  • Виды трудовых отношений — список основных способов трудоустройства сотрудника, например, бессрочный договор или договор ГПХ и т. д. Справочник используется в процессе перевода сотрудника;
  • Остатки отпусков — при настроенной интеграции с сервисом 1С в справочник будут автоматически загружаться сведения о количестве оставшихся отпускных дней сотрудников. Данные будут отображаться для определённого пользователя на форме создания заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск.
  1. Преднастроенные бизнес-процессы трудоустройства, обработки документов и т. д.

Раздел «Приказы и заявления»

Раздел Приказы и заявления содержит кадровые документы типа приказов и заявлений, контракт для их агрегации, бизнес-процессы маршрутизации, а также справочники с данными.

Приложения с доступными видами документов

Бизнес-процессы на уровне раздела

Справочники раздела

Заявления:

  • На отпуск без сохранения оплаты;
  • На оплачиваемый отпуск;
  • На командировку;
  • На материальную помощь;
  • На выплату пособия;
  • На перечисление заработной платы на расчётный счёт;
  • Заявление в свободной форме.

 

1. Типовые процессы согласования и подписания заявлений.

2. Обработка заявления в свободной форме.

3. Процесс изменения расчётного счета для заработной платы.

4. Оформление пособия.

5. Оповещение сотрудника по смс или e-mail — процесс применяется для всех видов документов.
  • Виды пособий, Виды материальной помощи, Виды справок — различные виды денежных компенсаций и справок, предоставляемых в компании. Заполняются автоматически при запуске первичной настройки решения. Используются пользователями портала КЭДО при подаче заявлений и заявок на выдачу справок.
  • Рабочее место — содержит данные о различных филиалах и офисах компании, заполняется вручную администратором.

 

Приказы:

  • На отпуск без сохранения оплаты;
  • На оплачиваемый отпуск;
  • На командировку;
  • На материальную помощь;

 

Типовые процессы согласования и подписания приказов.

Прочие документы:

  • Справки;
  • Расчётные листы;
  • Прочие документы.

 
  1. Ознакомление сотрудника с расчётным листом.
  2. Выдача справки.
  3. Подписание справки.