Добавление пользователей
Рассмотрим основные понятия при работе с ELMA365 КЭДО:
- Сотрудник бэк-офиса — внутренний пользователь, который работает с кадровыми документами через внешний портал КЭДО, но также имеет доступ к интерфейсу ELMA365;
- Сотрудник — внешний пользователь, которому предоставлен доступ только к внешнему порталу КЭДО;
- Внешний портал КЭДО — личный кабинет сотрудника;
- УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись.
После первичной настройки решения необходимо добавить пользователей, которые будут работать с решением и с порталом.
- Чтобы создать карточку внутреннего пользователя, у которого есть доступ к интерфейсу ELMA365, необходимо нажать кнопку
и заполнить поля. В качестве электронной почты указывается тот же адрес, по которому пользователь зарегистрирован в ELMA365. - Чтобы отправить приглашение для регистрации на внешнем портале КЭДО, нужно создать карточку внешнего пользователя. Для этого перейдите в раздел КЭДО на страницу Сотрудники, нажмите кнопку
и заполните поля.
- ФИО* — Ф.И.О. нового сотрудника;
- Электронная почта* — электронная почта сотрудника. Если вы добавляете внешнего пользователя, у которого есть доступ к разделу в ELMA365, укажите почту, отличающуюся от адреса в карточке сотрудника бэк-офиса;
- Телефон* — номер телефона нового сотрудника;
- Должность* — необходимо указать должность из штатного расписания, на которую оформляется сотрудник;
- Отдел — поле заполнится автоматически после выбора должности согласно штатному расписанию;
- Организация — поле заполнится автоматически после выбора должности согласно штатному расписанию;
- Трудоустроен* — необходимо выбрать Нет, если это новый сотрудник;
- Требуется выпуск УНЭП* — нужно указать, требуется выпуск УНЭП сотруднику для подписания документов или нет;
- Уведомления* — из выпадающего списка нужно выбрать, каким образом уведомлять сотрудника о приглашении на портал, а также обо всех задачах КЭДО: по электронной почте или по SMS.
После сохранения карточки запустится процесс приглашения сотрудника на внешний портал КЭДО. На электронную почту, указанную на форме добавления внешнего сотрудника, отправится уникальная ссылка для регистрации на портале КЭДО.
В процессе регистрации отделу кадров назначаются задачи проверки указанных сотрудником персональных данных, подготовки и проверки соглашения об электронном взаимодействии, выпуска сертификата электронной подписи, а также оформления пакета документов для трудоустройства.
начало примечание
Примечание
Переход на КЭДО осуществляется, если сотрудник предоставил письменное согласие. Помимо электронного варианта соглашения сотрудник должен распечатать документ, подписать его и предоставить в отдел кадров в бумажном виде. Если соглашение не предоставлено, признаётся отказ от КЭДО.
конец примечание
Если администратор настроил интеграцию с сервисов выпуска УНЭП, сертификат для сотрудника выпустится автоматически. Если у сотрудника имеется ранее выпущенная УНЭП, то она автоматически загрузится в систему и будет доступна для использования на внешнем портале КЭДО. Выпуск новой электронной подписи при этом не потребуется.
Проверка персональных данных сотрудника
Персональные данные, заполненные пользователем, отправляются в систему и проверяются сотрудником бэк-офиса в интерфейсе ELMA365. Проверяется:
- достоверность персональных данных, которые введены сотрудником;
- достоверность данных документов по загруженным сканированным копиям.
Если данные сотрудника верны, необходимо нажать кнопку ПДн проверены. Запустится процесс подготовки соглашения об электронном взаимодействии.
Если в документах обнаружена ошибка, следует нажать кнопку Найдены ошибки и оставить комментарий. Запустится процесс редактирования персональных данных. Сотрудник получит уведомление о необходимости проверки и изменения указанных персональных данных в личном кабинете внешнего портала.
Если процесс оформления сотрудника в организацию необходимо отменить, нужно нажать кнопку Отклонить сотрудника. Доступ к внешнему порталу КЭДО для сотрудника заблокируется.
Подписание соглашения об электронном взаимодействии
Соглашение об электронном взаимодействии получает сотрудник бэк-офиса для проверки.
Если соглашение подписано сотрудником, необходимо нажать кнопку Подписать в строке с документом, далее кнопку Готово. Запустится процесс подготовки пакета документов на трудоустройство.
Если соглашение подписано и пользователь уже является сотрудником организации, он сразу получит доступ в личный кабинет на внешнем портале КЭДО.
Если соглашение не подписано, нужно нажать Перегенерировать СоЭВ, чтобы повторно отправить документы сотруднику. Он получит уведомление на электронную почту или по SMS о необходимости ознакомления и подписания документов.
Процесс перевода на другую должность
Инициаторами процесса перевода могут быть сотрудники бэк-офиса и пользователи личного кабинета внешнего портала:
- сотрудник бэк-офиса может запустить процесс для каждого работника компании.
Чтобы оформить заявление, необходимо перейти в раздел КЭДО > Заявление на перевод и нажать кнопку 
. В открывшемся окне заполнить поля и нажать кнопку На согласование. Задачи согласования получат сотрудник, перевод которого инициирован, а также его руководитель. После согласования перевода формируются заявление и приказ, которые необходимо подписать на внешнем портале КЭДО;
- пользователь внешнего портала КЭДО может заполнить только личное заявление о переводе.
Для этого ему необходимо зайти на портал КЭДО, открыть страницу Сервисы и нажать Заявление на перевод.
В открывшемся окне в поле Новая должность нужно указать желаемую должность, дату перевода и нажать кнопку На согласование. Задачи согласования получат руководитель и сотрудник бэк-офиса. После согласования формируются заявление и приказ, которые сотрудник должен подписать на внешнем портале КЭДО. Задачи отобразятся на странице Мои документы со статусом Требуют действия.
Процесс увольнения
Запуск процесса увольнения доступен как сотрудникам бэк-офиса, так и пользователям внешнего портала КЭДО:
- сотрудник бэк-офиса может инициировать процесс увольнения для каждого сотрудника компании.
Чтобы запустить процесс, необходимо перейти в раздел КЭДО > Заявление на увольнение и нажать кнопку 
. В открывшемся окне необходимо заполнить поля и нажать Сохранить. Задачи согласования получат увольняемый сотрудник и его руководитель. После согласования формируется заявление, которое сотруднику нужно подписать электронной подписью на внешнем портале в личном кабинете. Далее оформляется приказ об увольнении, который необходимо распечатать, собственноручно подписать сотруднику и передать в отдел кадров организации;
- пользователи внешнего портала КЭДО могут оформить только личное заявление.
Чтобы запустить процесс, на внешнем портале КЭДО необходимо перейти на страницу Сервисы и нажать Заявление на увольнение. В открывшемся окне нужно указать дату, причину увольнения и нажать кнопку Сохранить. Задачи согласования получат руководитель и сотрудник бэк-офиса. После согласования также формируется заявление об увольнении и оформляется приказ, которые необходимо распечатать, собственноручно подписать сотруднику и передать в отдел кадров.
Процесс оформления командировки
Запуск процесса оформления командировки доступен сотрудникам бэк-офиса и пользователям внешнего портала КЭДО:
- сотрудник бэк-офиса может инициировать процесс для каждого сотрудника компании.
Чтобы запустить процесс, необходимо перейти в раздел Приказы и заявления > Служебная записка на командировку и нажать кнопку 
. В открывшемся окне заполнить поля:
- Руководитель;
- Командируемые;
- Дата начала;
- Дата окончания;
- Цель командировки;
- Задачи в командировке;
- Требуются денежные средства;
- Дата выдачи денежных средств;
- Запрошенные средства.
Далее необходимо нажать Сохранить. Задачи согласования получат командируемый, а также его руководитель. После согласования формируются заявление и приказ, которые сотрудник должен подписать на внешнем портале КЭДО;
- пользователи внешнего портала КЭДО могут оформить только персональную служебную записку.
Для запуска процесса на внешнем портале КЭДО необходимо перейти на страницу Сервисы и в блоке Служебная записка на командировку нажать кнопку Оформить. В открывшемся окне нужно заполнить поля и нажать кнопку На согласование. Задачу согласования получит руководитель. После согласования формируется служебная записка, которую сотрудник должен подписать на внешнем портале. Далее сотруднику бухгалтерии ставится задача выдачи денежных средств.
Процесс присвоения категории сотруднику
Запустить процесс могут пользователи личного кабинета внешнего портала КЭДО. Сотрудник может заполнить только личное заявление о предоставлении категории.
Для этого необходимо зайти на портал, открыть страницу Сервисы и нажать Заявка на присвоение категории.
В открывшемся окна необходимо выбрать нужную запись из справочника Категории сотрудников, заполнить другие обязательные поля и нажать Сохранить.
Сформируется заявление, которое необходимо подписать. Затем заявление отправится на проверку сотруднику отдела кадров. После согласования заявки сотруднику присваивается категория. Она будет отображаться в карточке сотрудника на вкладке Категории.
Процесс изменения персональных данных сотрудника
Запустить процесс могут пользователи личного кабинета внешнего портала КЭДО. Сотрудник может заполнить только личное заявление об изменении персональных данных.
Для этого необходимо зайти на портал, открыть страницу Сервисы и нажать Заявка на изменение персональных данных.
В открывшемся окна необходимо выбрать Тип персональных данных: паспортные данные, сведения о браке, изменение фактического места жительства, изменение номера телефона, изменение СНИЛС, сведения о составе семьи и т. д.
После выбора типа персональных данных заполните соответствующие поля и нажмите Сохранить.
Сформируется заявление, которое необходимо подписать. Затем оно отправится на проверку сотруднику отдела кадров. После согласования заявки отредактированные данные отобразятся в карточке сотрудника. Если сотрудник передавал сведения о составе семьи, новая запись добавится в приложение Состав семьи.