side menu

Оформить командировку на портале КЭДО

Вы можете создать заявку на командировку и запустить процесс её согласования и оформления. Также отдел кадров или ваш руководитель могут направить вас в командировку. Процесс состоит из следующих этапов:

  1. Создание заявки на командировку.
  2. Подтверждение командировки.
  3. Согласование командировки руководителем.
  4. Согласование денежных средств на командировку.
  5. Подписание приказа, получение билетов, брони на гостиницу и суточных.
  6. Предоставление отчёта о командировке и подписание авансового отчёта.

 

Создание заявки на командировку

Чтобы оформить заявку на командировку:

  1. На портале КЭДО вверху страницы нажмите +Создать. Откроется Каталог услуг.
  2. Перейдите в папку Отсутствия и выберите Заявка на командировку.
  3. В открывшемся окне отобразятся данные инициатора заявки и название организации, в которой вы трудоустроены. Заполните поля:

kedo-portal-business-trips-1

    • Согласующие* — по умолчанию указан ваш руководитель. Можно выбрать другого сотрудника или указать несколько согласующих;
    • Цель командировки*, Период — укажите назначение командировки, а также даты её начала и завершения;
    • Место назначения* — выберите город пребывания. Чтобы указать несколько мест, в нужном поле отметьте Да. В таблице ниже выберите все города и даты пребывания по каждому месту;
    • Запрошенные средства — укажите плановые затраты. По умолчанию в таблице заполнены суточные в соответствии с городом пребывания и длительностью командировки. Добавьте строки, выбрав другие виды затрат, например Личные расходы или Проезд. Также введите сумму и оставьте комментарий для их согласования;
    • Нужно купить билеты?* — вы можете выбрать Да. В таблице ниже заполнятся данные по городам, датам отправления и прибытия, которые можно изменить. Выберите в каждой строке тип транспорта, например, Самолет или Поезд и добавьте комментарии;
    • Нужно забронировать гостиницу?* — вы можете выбрать Да. В таблице ниже заполнятся данные по городам и датам пребывания. Можно их изменить, а также оставить комментарий.
  1. После заполнения заявки нажмите Создать. Запустится процесс оформления командировки.

Движение и статус заявки можно отслеживать на портале КЭДО в разделе Заявки.

Подтверждение командировки

Если заявка создана вашим руководителем или в отделе кадров:

  1. На портале КЭДО вам поступит задача согласиться с направлением в командировку. При этом:
    • если вы относитесь к льготной категории — подпишите согласие на командировку или выберите вариант Отказаться;
    • если вы не относитесь к льготной категории — нажмите Согласиться, чтобы выполнить задачу. В случае отказа прикрепите подтверждающий документ, например справку или больничный лист.
  1. При подтверждении командировки заявка поступит на согласование руководителю. Если получен отказ от сотрудника, уведомление поступит автору заявки. Процесс завершится.

Согласование командировки

  1. Заявка поступает указанным в ней согласующим. Дальнейший ход процесса зависит от результата согласования:
    • заявка одобрена — оформление командировки продолжится;
    • нужна доработка заявки — вам поступит задача откорректировать заявку с комментарием руководителя;
    • заявка отклонена — вы получите уведомление с указанием причины. Процесс завершится.
  1. Если вы отметили в заявке необходимость купить билеты и забронировать гостиницу, офис-менеджер добавит их стоимость в заявку.
  2. Бухгалтер получит задачу согласовать выдачу денежных средств на командировку. При этом заявка может быть отправлена инициатору для корректировки.

Подписание приказа, получение билетов, брони на гостиницу и суточных

Если затраты по командировке согласованы:

  1. Отдел кадров готовит данные для приказа о командировке.
  2. Приказ о командировке подписывается: задача поступает сначала подписанту со стороны организации и затем — вам.
  3. Офис-менеджер покупает билеты и бронирует гостиницу. Затем вам поступит задача получить билеты и данные о проживании в гостинице.
  4. Бухгалтер выдаёт вам командировочные.

Авансовый отчёт о командировке

После завершения командировки:

  1. На портале КЭДО вам поступит задача Подготовить отчёт о командировке. Прикрепите подтверждающие документы по каждому виду расходов, например посадочные талоны и данные о проживании в гостинице. При этом можно указать комментарии.
  2. Бухгалтер согласовывает отчёт о командировке, формирует авансовый отчёт и подписывает его. Также отчёт может быть отправлен вам на доработку с указанием причины.
  3. Вам поступит задача подписать авансовый отчёт о командировке. Если отчёт подписан, процесс по командировке завершается.
kedo-portal-unpaid-vacation.html