Вы можете создать заявку на командировку и запустить процесс её согласования и оформления. Также отдел кадров или ваш руководитель могут направить вас в командировку. Процесс состоит из следующих этапов:
- Создание заявки на командировку.
- Подтверждение командировки.
- Согласование командировки руководителем.
- Согласование денежных средств на командировку.
- Подписание приказа, получение билетов, брони на гостиницу и суточных.
- Предоставление отчёта о командировке и подписание авансового отчёта.
Создание заявки на командировку
Чтобы оформить заявку на командировку:
- На портале КЭДО вверху страницы нажмите +Создать. Откроется Каталог услуг.
- Перейдите в папку Отсутствия и выберите Заявка на командировку.
- В открывшемся окне отобразятся данные инициатора заявки и название организации, в которой вы трудоустроены. Заполните поля:
- Согласующие* — по умолчанию указан ваш руководитель. Можно выбрать другого сотрудника или указать несколько согласующих;
- Цель командировки*, Период — укажите назначение командировки, а также даты её начала и завершения;
- Место назначения* — выберите город пребывания. Чтобы указать несколько мест, в нужном поле отметьте Да. В таблице ниже выберите все города и даты пребывания по каждому месту;
- Запрошенные средства — укажите плановые затраты. По умолчанию в таблице заполнены суточные в соответствии с городом пребывания и длительностью командировки. Добавьте строки, выбрав другие виды затрат, например Личные расходы или Проезд. Также введите сумму и оставьте комментарий для их согласования;
- Нужно купить билеты?* — вы можете выбрать Да. В таблице ниже заполнятся данные по городам, датам отправления и прибытия, которые можно изменить. Выберите в каждой строке тип транспорта, например, Самолет или Поезд и добавьте комментарии;
- Нужно забронировать гостиницу?* — вы можете выбрать Да. В таблице ниже заполнятся данные по городам и датам пребывания. Можно их изменить, а также оставить комментарий.
- После заполнения заявки нажмите Создать. Запустится процесс оформления командировки.
Движение и статус заявки можно отслеживать на портале КЭДО в разделе Заявки.
Подтверждение командировки
Если заявка создана вашим руководителем или в отделе кадров:
- На портале КЭДО вам поступит задача согласиться с направлением в командировку. При этом:
- если вы относитесь к льготной категории — подпишите согласие на командировку или выберите вариант Отказаться;
- если вы не относитесь к льготной категории — нажмите Согласиться, чтобы выполнить задачу. В случае отказа прикрепите подтверждающий документ, например справку или больничный лист.
- При подтверждении командировки заявка поступит на согласование руководителю. Если получен отказ от сотрудника, уведомление поступит автору заявки. Процесс завершится.
Согласование командировки
- Заявка поступает указанным в ней согласующим. Дальнейший ход процесса зависит от результата согласования:
- заявка одобрена — оформление командировки продолжится;
- нужна доработка заявки — вам поступит задача откорректировать заявку с комментарием руководителя;
- заявка отклонена — вы получите уведомление с указанием причины. Процесс завершится.
- Если вы отметили в заявке необходимость купить билеты и забронировать гостиницу, офис-менеджер добавит их стоимость в заявку.
- Бухгалтер получит задачу согласовать выдачу денежных средств на командировку. При этом заявка может быть отправлена инициатору для корректировки.
Подписание приказа, получение билетов, брони на гостиницу и суточных
Если затраты по командировке согласованы:
- Отдел кадров готовит данные для приказа о командировке.
- Приказ о командировке подписывается: задача поступает сначала подписанту со стороны организации и затем — вам.
- Офис-менеджер покупает билеты и бронирует гостиницу. Затем вам поступит задача получить билеты и данные о проживании в гостинице.
- Бухгалтер выдаёт вам командировочные.
Авансовый отчёт о командировке
После завершения командировки:
- На портале КЭДО вам поступит задача Подготовить отчёт о командировке. Прикрепите подтверждающие документы по каждому виду расходов, например посадочные талоны и данные о проживании в гостинице. При этом можно указать комментарии.
- Бухгалтер согласовывает отчёт о командировке, формирует авансовый отчёт и подписывает его. Также отчёт может быть отправлен вам на доработку с указанием причины.
- Вам поступит задача подписать авансовый отчёт о командировке. Если отчёт подписан, процесс по командировке завершается.
Была ли статья полезной?