В ELMA365 КЭДО 3.0 можно оформить как постоянные, так и временные изменения условий трудового договора: перевод сотрудника на другую должность, изменение его заработной платы, графика или формата работы.
Руководитель может создать заявку для одного или нескольких сотрудников своего подразделения, а специалист отдела кадров — для любых сотрудников. В заявке указывается тип изменений трудовых отношений. После её сохранения запускается бизнес‑процесс.
Цели процесса: |
|
Результаты процесса: |
|
Участники процесса: |
|
Этапы оформления изменений трудовых отношений
- Руководитель сотрудника или специалист отдела кадров создаёт заявку на изменение трудовых отношений.
- Сотруднику придёт задача дать согласие на изменения.
- Руководитель или другой согласующий, указанный в заявке, получит задачу одобрить изменения условий труда сотрудника.
- Если сотрудник переходит на другую позицию в компании, ему поступит задача ознакомиться с локальными нормативными актами (ЛНА) по новой должности.
- Специалист отдела кадров готовит соглашение об изменении трудовых отношений.
- Сформированное соглашение отправляется на подписание ответственному со стороны работодателя и сотруднику, чьи условия труда изменяются.
- Если изменения трудовых отношений временные, специалисту отдела кадров поступит задача проверить срок окончания изменения и указать его дату.
Для процесса используются приложения в разделе КЭДО 3.0:
- Заявки на изменение трудовых отношений — для создания и хранения заявок на изменение условий труда;
- Соглашения об изменении трудовых отношений — для хранения соглашений, сформированных в ходе процесса.
Создание заявки на изменение трудовых отношений
Запустить процесс для изменения должности сотрудника, его заработной платы, графика или форматы работы может руководитель или специалист отдела кадров. Создать заявку можно в интерфейсе ELMA365 или на портале КЭДО.
В одной заявке можно указать одновременно нескольких сотрудников. Тогда в рамках одного процесса каждому из них будут назначены индивидуальные задачи и подготовлены документы для подписания.
Чтобы запустить процесс, выполните следующие действия:
- Если вы создаёте заявку в ELMA365:
- Перейдите в раздел КЭДО 3.0 > Заявки на изменение трудовых отношений.
- В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку + Заявки на изменение трудовых отношений.
- Если вы создаёте заявку на портале КЭДО:
- Вверху страницы нажмите + Создать. Откроется Каталог услуг.
- Перейдите в папку Движение персонала и выберите Перевод.
- В открывшемся окне в поле Инициатор заявки автоматически отобразится ваше Ф. И. О.
В поле Согласующие* по умолчанию указан руководитель автора заявки. Вы можете выбрать другого сотрудника, а также несколько согласующих.
Например, если вы создаёте заявку для изменения должности вашего сотрудника, в качестве согласующего укажите нового руководителя.
- В поле Тип изменения трудовых отношений* выберите один из вариантов:
- После выбора типа изменений появится блок Переводимые сотрудники. Здесь отобразятся данные о сотруднике, для которого нужно изменить трудовые отношения.
Чтобы выбрать сотрудника и указать для него новые условия труда, нажмите кнопку + Добавить сотрудника.
- В открывшемся окне укажите сотрудника, а также данные об изменении трудовых отношений. Поля отличаются в зависимости от типа, они приведены ниже.
- После заполнения полей на отдельной форме нажмите Добавить.
- Чтобы запустить процесс изменения трудовых отношений, на форме добавления заявки нажмите Создать.
Изменение заработной платы
Для этого типа изменения трудовых отношений в заявке заполните следующие поля:
- Сотрудник* — из списка выберите сотрудника, для которого устанавливается новый размер оплаты труда.
После этого автоматически заполнится информация о его текущей должности и месте работы;
- Дата начала* — укажите дату начала применения нового оклада;
- Текущий оклад, Новый оклад — введите текущий и новый размер заработной платы. Вы можете оставить поля пустыми. Тогда в ходе процесса их заполнит согласующий.
Изменение графика работы
Для этого типа изменения трудовых отношений в заявке заполните следующие поля:
- Сотрудник* — из списка выберите сотрудника, для которого устанавливается новый график работы.
После этого автоматически заполнится информация о его текущей должности и месте работы;
- Вид перевода* — выберите нужный вариант:
- Постоянный;
- Временный — используется, если известна дата окончания временных изменений;
- Временный (дата окончания неизвестна);
- Дата перевода с* — укажите, с какой даты сотрудник приступает к работе по новому графику. Поле появится, если изменения постоянные или временные без установленной даты окончания;
- Период* — поле отобразится вместо предыдущего, если выбран вид перевода Временный. Добавьте даты, когда сотрудник начнёт и завершит работу по новому графику;
- Дата напоминания* — поле отобразится, если выбран вид перевода Временный (дата окончания неизвестна). Введите дату, когда специалисту отдела кадров поступит задача проверить срок окончания временного перевода и указать его дату;
- График работы* — выберите элемент справочника Графики работы;
- Время работы*, Время отдыха* — укажите продолжительность рабочего дня и обеденного перерыва;
- Комментарий — добавьте дополнительную информацию, например, причину перевода на новый график.
Изменение формата работы
Для этого типа изменения трудовых отношений в заявке заполните следующие поля:
- Сотрудник* — из списка выберите сотрудника, для которого устанавливается новый формат работы.
После этого автоматически заполнится информация о его текущей должности и месте работы;
- Вид перевода* — укажите нужный вариант:
- Постоянный — если выбрана эта опция, заполните дату, с которой сотрудник приступит к работе по новому формату;
- Временный — при выборе этого варианта укажите период работы по новому формату;
- Временный (дата окончания неизвестна) — если отмечена эта опция, введите дату, когда специалисту отдела кадров поступит задача проверить срок окончания временного перевода и указать его дату;
- Формат работы* — из списка выберите один из вариантов: Офис, Дистанционно или Гибрид. После этого появятся дополнительные поля для заполнения;
- Регион — выберите регион, в котором будет работать сотрудник;
- Адрес работодателя — заполните поле, если выбран формат работы Офис или Гибрид;
- Адрес работника — заполните поле, если выбран формат работы Дистанционно или Гибрид;
- Возврат техники — если сотрудник переходит в офис и ему нужно сдать технику, отметьте Да;
- Выдача техники — если сотруднику, переходящему на дистанционный или гибридный формат работы, требуется оборудование, отметьте Да;
- Компенсация за использование техники — выберите Да, если сотрудник использует личную технику и ему полагается за это компенсация;
- Причина перевода — можно добавить пояснение к изменению формата работы.
Изменение должности
Для этого типа изменения трудовых отношений в заявке заполните следующие поля:
- Сотрудник* — из списка выберите сотрудника, которые переходит на новую должность.
После этого автоматически заполнится информация о его текущей должности и месте работы;
- Вид перевода* — укажите нужный вариант:
- Постоянный — если выбрана эта опция, заполните дату, с которой сотрудник приступит к работе на новой должности;
- Временный — при выборе этого варианта укажите период работы на новой должности;
- Временный (дата окончания неизвестна) — если отмечена эта опция, введите дату, когда специалисту отдела кадров поступит задача проверить срок окончания временного перевода и указать его дату;
- Новая должность* — выберите должность, на которую переводится сотрудник. Доступны элементы приложения Должности ШР;
- Новое подразделение — поле заполнятся автоматически после выбора новой должности;
- Новый оклад, Текущий оклад — введите новый и текущий размер заработной платы;
- Причина перевода* — укажите основание для перевода сотрудника.
Подтверждение изменений трудовых отношений
После создания заявки руководителем или специалистом отдела кадров сотруднику придёт задача подтвердить изменения условий труда.
Если в заявке указано несколько сотрудников, по каждому из них формируется отдельная задача согласования.
В случае отказа автор заявки может отменить её или повторно направить сотруднику на подтверждение.
Согласование заявки на изменение трудовых отношений
Руководитель или другой согласующий, указанный в заявке, получает задачу согласовать изменения условий труда сотрудника. В ней указаны данные, заполненные при создании заявки. Согласующий может указать в задаче сумму оклада, если сотрудник переходит на другую должность или у него меняется заработная плата.
Если в заявке указано несколько согласующих, параллельно каждый из них получает задачу согласовать заявку.
Если хотя бы один согласующий отклонил заявку, её автору поступит задача принять решение об отказе. Он может повторно направить заявку на согласование либо отменить её и завершить процесс.
Ознакомление сотрудника с ЛНА по новой должности
Если изменения связаны с переходом на новую должность, сотрудник получает задачу ознакомиться с комплектом документов, которые заданы для его новой должности или нового подразделения в приложениях Документы ЛНА и Приказы ЛНА раздела КЭДО 3.0: положение об оплате труда, должностная инструкция и другие документы для работы на новой должности.
Задача содержит те документы, с которыми сотрудник не был ознакомлен ранее.
Листы ознакомления с локальными нормативными актами сохраняются в разделе КЭДО 3.0.
Этот этап выполняется параллельно с формированием соглашения.
Подготовка и подписание соглашения об изменении трудовых отношений
После согласования заявки:
- Сотрудник отдела кадров получает задачу подготовить соглашение. В ней он указывает дату и номер соглашения.
- Затем формируется файл документа по преднастроенному шаблону.
- Сформированное соглашение отправляется на подписание ответственному со стороны работодателя, а затем сотруднику, чьи условия труда изменяются.
Если сотрудник переходит на другую должность, перед подписанием соглашения он должен ознакомиться с ЛНА.
- Когда документ подписан обеими сторонами, изменения автоматически вступают в силу в установленную дату. Процесс постоянного изменения условий труда завершается.
Контроль окончания временного изменения
Ниже описан порядок действий при окончании срока временного перевода, изменении графика или формата работы.
- Если в заявке задана дата напоминания, в этот день специалист отдела кадров получит задачу подтвердить дату окончания изменения трудовых отношений. Также он может установить новую дату напоминания, если срок временного перевода на другую должность ещё продолжается.
- Если дата окончания задана в заявке или подтверждена на предыдущем шаге, за три дня до её наступления формируется задача ознакомиться с окончанием временного перевода. Задачу получат как переведённый сотрудник, так и его руководители на временно занимаемой должности и основной.
- В дату окончания перевода на другую должность автоматически актуализируются штатное расписание по организации. После этого процесс временного перевода завершается.
- Если в заявке по изменению графика или формата работы задана дата окончания, то в этот день процесс временного изменения условий труда завершается.