Деятельность любой компании можно рассматривать как набор бизнес-процессов. Для того чтобы управлять работой компании, вам нужно уметь описывать, выполнять, контролировать и улучшать эти процессы.
Что такое процесс
Существует множество определений этому понятию. Мы будем придерживаться следующего:
Бизнес-процесс — это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных действий, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. При этом потребителями могут быть не только внешние заказчики, но и внутренние.
Приведем пример. Банк выдает кредиты своим клиентам — это бизнес-процесс с внешним заказчиком. Когда тот же банк принимает на работу менеджера по кредитованию, в качестве заказчика будет выступать уже руководитель департамента банка, который ищет себе нового сотрудника. Такой бизнес-процесс удовлетворяет внутренние нужды компании.
Зачем описывать процессы
В любой организации существуют регламенты и процедуры, которые призваны упорядочить деятельность сотрудников. Однако зачастую они бывают непрозрачны и сложны для новичков. Кроме того, руководителям бывает сложно отследить исполнение этих регламентов. Все это приводит к снижению эффективности работы отдельных сотрудников и компании в целом.
Бизнес-процессы призваны решать упомянутые проблемы. Описав все регламенты и процедуры при помощи бизнес-процессов, вы сделаете их прозрачными и понятными. При описании часто выявляются лишние операции, требующие больших временных и денежных затрат. Таким образом, оптимизировав и улучшив бизнес-процессы, вы сможете повысить эффективность компании.
Как описывать процессы
Процессы можно описать и при помощи должностных инструкций, но лучше использовать для этого специальные нотации. В системе за основу мы взяли нотацию BPMN 2.0. Она позволяет не только описать последовательность действий в процессе, но и определить его участников. Это, несомненно, одно из главных преимуществ нотации BPMN.
Бизнес-процесс в BPMN — это схема, на которой каждый участник представлен в виде прямоугольника или зоны ответственности. Внутри прямоугольника располагаются события и задачи, за которые отвечает участник процесса.
Вот, например, как будет выглядеть процесс закупки, описанный в ELMA365:
В чем плюсы
При применении такого подхода вся деятельность компании представляется как цепочка взаимосвязанных бизнес-процессов, а не работа отдельных департаментов. Каждый шаг в этой цепочке можно оптимизировать так, чтобы он приносил дополнительную ценность заказчику и, соответственно, обеспечивал ваше конкурентное преимущество.
Кроме того, бизнес-процесс определяет способ, с помощью которого различные отделы могут работать вместе для более эффективного достижения целей компании. Он четко регламентирует роли и обязанности каждого участника процесса. Разным отделам не нужно бороться за одни и те же ресурсы. Являясь частью одного процесса, они сотрудничают в целях достижения лучших результатов и увеличения объема производства.
Описанные процессы легко изменять и улучшать. Поскольку процесс прозрачен и выстроен в строгом порядке, легко понять на каком этапе требуется доработка, и что именно нужно изменить. Компания, способная быстро адаптироваться к изменяющимся потребностям рынка, приобретает конкурентное преимущество.
Ну и наконец, описанные процессы можно автоматизировать при помощи BPM систем. Автоматизация позволяет снизить риски, связанные с человеческими ошибками, сэкономить время и повысить производительность. Все задачи будут назначаться сотрудникам автоматически в заданной на схеме последовательности. Это значит, что будут соблюдены все шаги процесса, и вы получите прогнозируемый качественный результат.
Подробнее о процессном подходе, теории и практике построения бизнес-процессов вы можете узнать из видео на нашем канале Naked BPM.