В ELMA365 предусмотрена автоматическая генерация документов по шаблонам, например договоров, актов, счетов или заявлений.
Шаблон документа — это файл в формате .docx, .xlsx и т. д. со специальными функциями и переменными, на место которых при генерации автоматически подставляются данные из системы.
Например, при заключении сделки менеджеру не нужно вручную составлять договор и вносить детали заказа, сумму или реквизиты контрагента. Данные подставятся с карточки элемента, и в системе сформируется готовый файл. Это ускоряет работу и исключает ошибки в документах.
Как устроена генерация документов
Процесс работы состоит из трёх шагов:
- Создание файла шаблона.
Подготовьте документ и разметьте его переменными и функциями. Подробнее читайте в статьях:
- Загрузка шаблона в систему.
Файл можно добавить в список шаблонов на уровне компании, загрузить в раздел или приложения, а также передавать напрямую в процессе через переменную типа Файлы. Подробнее читайте в статье «Добавить и настроить шаблон документов».
- Настройка автоматического формирования.
Смоделируйте бизнес-процесс, в ходе которого генерируется итоговый документ. Для этого используются специальные блоки:
- Генерация по шаблону — применяется один фиксированный шаблон, предварительно загруженный в компанию, раздел или приложение;
- Генерация по файлу — используется шаблон, загруженный в переменную типа Файлы из контекста процесса или приложения. Это удобно, если в одном процессе нужно применять разные шаблоны в зависимости от типа документа.