Блок Генерация по шаблону позволяет создавать документы во время исполнения бизнес-процесса, используя загруженные в ELMA365 шаблоны. Данные из процесса автоматически подставляются в документ.
Таким образом вы получаете, например, договор с указанной датой подписания, наименованием контрагента и суммой покупки.
начало внимание
Настраивать блок Генерация по шаблону могут только пользователи, включённые в группу Администраторы.
конец внимание
Настройка блока «Генерация по шаблону»
На странице процесса на панели инструментов справа от поля для моделирования откройте вкладку Системные элементы.
Добавьте блок Генерация по шаблону на схему процесса. Разместите его там, где при исполнении процесса потребуется создать документ.
В нашем примере требуется создать договор на поставку оборудования сразу после задачи Оформить заказ и перед задачей Подписать договор.
Теперь дважды нажмите на блок, чтобы открыть окно с настройками.
Вкладка «Основное»
- Название* — укажите название операции, которое отобразится на схеме процесса;
- Шаблон документа — выберите шаблон. Обратите внимание, шаблоны, созданные на уровне раздела или приложения, можно добавить только в бизнес‑процессы, созданные в тех же разделах или приложениях;
- Выходной файл* — выберите файл, в который запишется сформированный по шаблону документ. Для этого предварительно добавьте в контекст процесса переменную типа Файлы;
- Имя выходного файла* — по умолчанию в качестве имени выходного файла используется название шаблона документа. Вы можете переименовать файл, используя свойства переменных процесса и функцию
DateTime(). Если вы добавляете переменную, нажмите значок {+} в правой части поля. Чтобы использовать функцию, нажмите символ f(x). Подробнее про использование функций читайте в статье «Синтаксис шаблонов». Также в имени файла укажите доступный формат: .doc, .docx, .xls, .xlsx или .rtf; - Конвертировать в PDF — включите опцию, чтобы создать документ в формате .pdf;
- Стандарт pdf — это поле появится, если включена опция Конвертировать в PDF. Выберите нужный формат .pdf. По умолчанию установлен вариант PDF/A-1a. Также доступны форматы PDF/A-1b и PDF1.7
Вкладка «Значения полей»
После указания шаблона в окне настроек появится новая вкладка — Значения полей.
В левом столбце показаны переменные шаблона документа. В правом столбце укажите соответствующие им переменные процесса. Значения этих переменных будут подставлены в договор.
Документ будет корректно заполнен данными только в том случае, если всем этим переменным будут присвоены значения во время исполнения процесса. Убедитесь, что вы добавили их на формы задач, которые на схеме процесса стоят до блока Генерация по шаблону.
Вкладка «Обработка ошибок»
Во время генерации документа может возникнуть ошибка, например, если сервис создания файлов недоступен. Вы можете установить дальнейший ход процесса и действия, выполняющиеся в этом случае.
Для этого заполните поля на вкладке Обработка ошибок:
- Оповещение — включите опцию, чтобы в случае ошибки ответственные пользователи получили уведомление об этом. Вы можете выбрать:
- текущего пользователя — того, кто выполнил задачу, стоящую перед графическим элементом Генерация по шаблону на схеме процесса;
- контекстную переменную — например, инициатора;
- группу;
- элемент оргструктуры.
- Прервать — установите флажок и выберите переход, по которому пойдёт процесс в случае ошибки;
- Записать ошибку — включите опцию и укажите переменную, в которую запишется текст ошибки.
После завершения настройки нажмите Сохранить.
Использование сгенерированного документа
В ходе исполнения процесса сгенерированный документ сохранится в переменную, которую вы указали в качестве выходного файла. Вы можете добавить её на форму задачи, в которой пользователь должен получить документ. В нашем примере это задача Подписать договор.
Сохраните и опубликуйте процесс.
При исполнении процесса сотрудник, отвечающий за оформление заказа на поставку оборудования, укажет контрагента, контактное лицо, номер и сумму договора.
После этого данные будут автоматически подставлены в шаблон договора. Следующая задача по процессу — Подписать договор. На её форме исполнитель увидит поле с готовым договором. Нажав на него, исполнитель сможет открыть его в режиме просмотра и распечатать документ.