Назначить ответственных для ролей в кадровых процессах

После создания штатной и управленческой структуры необходимо назначить для их подразделений ответственных по ролям в кадровых процессах: специалистов отдела кадров, бухгалтеров, офис-менеджеров, подписантов и т. д.

Это позволяет соблюдать иерархию компании при работе с заявками, документами и другими элементами приложений. В зависимости от подразделения конечного сотрудника определяются подходящие исполнители для задач в бизнес-процессах и предоставляются права доступа.

Для назначения ответственных нужно выбрать в подразделениях должности, на которые будут трудоустроены сотрудники с определёнными обязанностями в рамках отдела компании:

  • подписанты назначаются в штатном расписании — чтобы документы были юридически значимыми;
  • другие роли указываются в управленческой структуре — чтобы в кадровых процессах участвовали фактические руководители, ответственные сотрудники отдела кадров и т. д.

Если в вашей компании используется только штатное расписание, все ответственные указываются в нём.

Ответственных для определённой роли в подразделении можно не заполнять, чтобы настройка наследовалась из вышестоящего отдела. Например, в ключевом подразделении штатного расписания укажите в качестве подписанта должность Генеральный директор и не настраивайте эту роль в дочерних отделах. Тогда все документы будут направляться на подписание одному сотруднику.

Чтобы определить ответственных по ролям в подразделении:

  1. В разделе КЭДО. откройте страницу Структура компании, которая содержит две вкладки: Штатное расписание и Управленческая структура.
  2. Перейдите на нужную вкладку и в правом верхнем её углу нажмите Редактировать.
  3. Напротив подразделения нажмите значок карандаша.
  4. В подразделении из управленческой структуры поля расположены в карточке вместе с основной информацией, в подразделении из штатного расписания дополнительно перейдите на вкладку Роли.
  5. В полях с названием ролей выберите должности, на которые трудоустроены сотрудники, выполняющие задачи подписантов, бухгалтеров, специалистов отдела кадров и т. д. Для подразделений штатного расписания должности выбираются из справочника Должности ШР, для управленческой структуры — из приложения Должности. 

Роли сотрудников, которые определяются в подразделениях

  • Подписанты — должностные лица компании, имеющие право на подписание документов от лица работодателя, например, генеральный директор или другое уполномоченное лицо. Подписывают документы в рамках задач, назначаемых на них в ходе кадровых процессов. Определяются только в подразделениях штатного расписания;
  • Бухгалтерия — пользователи, участвующие в кадровых процессах, связанных с обработкой денежных средств: перечисление заработной платы на расчётный счёт, формирование расчётных листов, начисление отпускных и т. д.;
  • Отдел кадров — пользователи, которые добавляют новых сотрудников, запускают для них процесс трудоустройства и приглашают на Портал КЭДО, а также участвуют во всех кадровых процессах;
  • Офис-менеджеры — сотрудники, которые отвечают за бронирование гостиниц или покупку билетов в процессе оформления командировок;
  • Наблюдатели КЭДО — пользователи, которые не участвуют в кадровых процессах напрямую, но могут просматривать кадровые документы или их статусы;
  • Руководитель — сотрудники, руководящие подразделениями в компании. Они согласовывают кадровые документы своих подчинённых.
  1. Сохраните изменения в карточке. 
  2. Таким образом настройте все подразделения штатного расписания и управленческой структуры.

Когда сотрудник запустит обработку заявки, исполнители по задачам бизнес-процесса и права доступа определятся согласно настройкам ролей в его подразделении.

Подробнее алгоритмы определения ответственных и предоставления прав доступа описаны в статье «Определение ответсвенных по ролям в КЭДО».

Допустим, менеджер по продажам оформляет заявку на ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы определить ответственного за её согласование, в ходе процесса в подразделении Отдел продаж находится роль Руководитель и привязанная к ней должность. Задача назначится пользователю, трудоустроенному на неё. Он также получит права на просмотр заявки.

После настройки штатного расписания и управленческой структуры можно перейти к созданию базы сотрудников.

kedo-staff-structure-settings.html kedo-employee-adding.html