Создать штатную и управленческую структуры компании

После выполнения первичных настроек ELMA365 КЭДО 3.0 задаётся официальная и внутренняя иерархия компании и распределяются полномочия. Для этого:

1. Администратор системы добавляет юридические лица организации в справочник.
2. Специалист отдела кадров настраивает штатное расписание — официальную иерархию компании.
3. Администратор системы указывает для юридических лиц директоров.
4. Опционально специалист отдела кадров настраивает управленческую структуру — внутреннюю иерархию компании.
5. Специалист отдела кадров назначает ответственных по кадровому документообороту в подразделениях штатного расписания и управленческой структуры.

После этого в соответствии с добавленными структурами сотрудники отдела кадров трудоустраивают сотрудников в организацию, в кадровых процессах корректно определяются ответственные, документы проходят заданные маршруты обработки.

Если компания состоит из нескольких юридических лиц, вы сможете отразить это в штатном расписании и управленческой структуре. Это позволит настроить доступ сотрудникам в зависимости от организации, к которой они принадлежат. Специалисты отдела кадров и бухгалтеры будут вести процессы только по тем сотрудникам, которые трудоустроены в их юридическое лицо.  

В компании можно совместно использовать штатное расписание и управленческую структуру. Подробнее о функциях, которые выполняют настроенные иерархии, и их различиях между собой читайте в статье «Штатная и управленческая структуры компании».

Способы настройки структуры организации

Настроить штатную и управленческую структуры можно двумя способами:

• загрузить юридические лица и их структуры из 1С — доступно, если в компании настроена интеграция с 1С. Администратор запускает процесс обмена данными между 1С и ELMA365. В результате в справочники загружаются данные о юридических лицах, должностях и подразделениях, создаются принятые в компании роли сотрудников. Импортированные структуры можно просмотреть в разделе КЭДО 3.0 > Структура компании на вкладках Штатное расписание и Управленческая структура.

Необходимые действия по настройке структур этим способом описаны в статье «Загрузить справочники и данные из 1С в ELMA365»;

• создать юридические лица и настроить их структуры вручную — администратор добавляет элементы в приложение с юридическими лицами компании. Затем определяет штатную и управленческую структуры на странице Структура компании: создаёт элементы для подразделений и должностей, которые сохраняются в отдельных приложениях, и указывает роли подписантов, бухгалтеров, специалистов отдела кадров и т. д.

Порядок настройки структур вручную рассмотрим в этой статье.

Шаг 1. Добавить юридические лица компании

Администратор системы начинает настройку иерархии компании с создания всех зарегистрированных юридических лиц. Чтобы добавить юридическое лицо:

1. Перейдите в раздел Системные справочники и откройте приложение Мои юридические лица.
2. В правом верхнем углу нажмите кнопку + Юридическое лицо.
3. В открывшемся окне заполните данные о компании: название и полное наименование, юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН, КПП и другие реквизиты, имя директора и т. д.

4. Сохраните карточку юридического лица.
5. Таким образом создайте элементы для каждого юридического лица в компании.

Шаг 2. Настроить штатное расписание организации

Штатное расписание — это список утверждённых в юридическом лице подразделений и должностей. Оно настраивается обязательно, поскольку используется для трудоустройства сотрудников в организацию и определения подписантов со стороны работодателя в кадровых процессах.

Штатное расписание может повторять организационную структуру компании, заданную в специальном разделе в ELMA365. Однако при работе с ELMA365 КЭДО 3.0 учитывается именно штатное расписание, созданное в разделе КЭДО 3.0 > Структура компании.

Рассмотрим порядок настройки штатного расписания.

Создать подразделения в штатном расписании

Начать создание штатного расписания можно с добавления ключевых подразделений с названиями юридических лиц. Далее создайте главные отделы, существующие в компании, и в них — нижестоящие подразделения. Таким образом вы создадите штатную структуру в виде дерева подразделений. Созданные элементы сохранятся в приложении Подразделения ШР.

Такая настройка позволит:

• сгруппировать все подразделения, относящиеся к одному юридическому лицу;
• указать некоторые параметры только в ключевом подразделении, не настраивая их для каждого отдела. Например, можно выбрать способ подтверждения сертификатов электронной подписи для сотрудников или определить роли пользователей в кадровых процессах.

Для создания подразделений выполните следующие действия:

1. В разделе КЭДО 3.0 откройте страницу Структура компании на вкладке Штатное расписание и в правом верхнем углу нажмите Редактировать. Тогда отобразятся инструменты для создания структуры.
2. Перейдите к созданию подразделения одним из следующих способов:

• нажмите + Создать и затем — появившуюся кнопку + Подразделение;
• выберите подразделение, для которого хотите создать дочернее и справа от его названия нажмите значок .

3. Заполните данные:

• Название* — укажите наименование отдела;
• Юридическое лицо — нажмите значок лупы и выберите из справочника Мои юридические лица, к какой организации относится подразделение. Чтобы добавить новую организацию, нажмите + Создать. При добавлении дочернего подразделения по умолчанию отобразится юридическое лицо, заданное для вышестоящего подразделения. Его можно изменить;
• Вышестоящее подразделение ШР — при добавлении дочернего подразделения это поле заполнится автоматически. Указанное значение можно заменить на другое;
• Дочерние подразделения — нажмите значок плюса, чтобы открыть форму создания нового подразделения и добавить дочерние отделы;
• Способ подписания — поле заполняется после выполнения настройки подписания кадровых документов на уровне компании. Определите, как сотрудники получат код подтверждения выпуска сертификата электронной подписи. Для этого выберите запись справочника Способ подписания. Можно упростить настройку, задав способ только в головном подразделении юридического лица;
• Сформировано — в этом поле по умолчанию задано значение Да. Это означает, что подразделение утверждено. Для добавленного подразделения в системе создаются группы доступа;
• Расформировано — чтобы не создавать группу доступа для расформированного подразделения, выберите вариант Да;
• График работы сотрудников — вы можете установить для подразделения график работы, выбрав элемент соответствующего справочника.

4. Сохраните карточку подразделения. Созданный элемент добавится в приложение Подразделения ШР.

Создать должности в штатном расписании

Должность из штатного расписания используется при трудоустройстве в организацию и связывается с определённым сотрудником.

Одного сотрудника можно принять на несколько должностей штатного расписания. Это закрепляется юридически и оформляется с помощью кадровых процессов как совмещение или внутреннее и внешнее совместительство позиций.

Чтобы создать регламентированные должности юридического лица:

1. В разделе КЭДО 3.0 откройте страницу Структура компании на вкладке Штатное расписание и в правом верхнем углу нажмите Редактировать, чтобы отобразить инструменты для создания элементов.
2. Добавьте должность одним из следующих способов:

• нажмите + Создать и затем — появившуюся кнопку + Должность;
• выберите подразделение, в котором хотите добавить должность и справа от его названия нажмите значок .

3. Заполните поля:

• Название* — укажите наименование должности штатного расписания;
• Подразделение ШР* — выберите, к какому подразделению относится должность штатного расписания. Если на предыдущем шаге подразделение уже выбрано, оно отобразится по умолчанию;
• Сотрудники — при создании должности поле можно не заполнять. Сотрудник запишется в поле автоматически, когда пройдёт процесс трудоустройства на эту позицию;
• Категории — заполнять поле не нужно, поскольку категории для должностей из штатного расписания можно будет задавать в последующих версиях решения КЭДО 3.0;
• Утверждена*, Закрыта* — в этих полях вы можете отметить статусы должности. Также поля заполнятся автоматически данными из аналогичных полей должности в 1С при настроенной интеграции;
• Количество ставок, ФОТ, Оклад — заполните эти данные, если они известны. После формирования штатной структуры внести значения в эти поля может специалист отдела кадров.

4. Сохраните карточку должности по штатному расписанию. Созданный элемент добавится в приложение Должности ШР.

Шаг 3. Назначить директоров для юридических лиц

В кадровых процессах предусмотрено участие директора организации в качестве руководителя для начальников отделов. После формирования штатного расписания администратор системы указывает для каждого юридического лица должность сотрудника, который является его директором.

Для этого нужно открыть карточки юридических лиц, созданных на шаге 1, перейти к их редактированию и выбрать в поле Должность директора записи из справочника Должности ШР.

Шаг 4. Настроить управленческую структуру организации

Управленческая структура — это внутренняя иерархия в компании. Она может отличаться от штатного расписания и настраивается опционально. Использовать её можно для определения фактических руководителей сотрудников и настройки маршрутов согласования заявлений и заявок.

Чтобы настроить иерархию, в разделе КЭДО 3.0 > Структура компании перейдите на вкладку Управленческая структура и добавьте сначала подразделения, а затем — входящие в них должности. Созданные элементы структуры сохранятся в приложениях Подразделения и Должности.

Создать подразделения в управленческой структуре

Для упрощения настроек управленческой структуры сначала добавьте ключевое подразделение с названием компании. Затем создайте другие главные и отделы и укажите в них ключевое подразделение как вышестоящее.

Так вы сможете сгруппировать все подразделения компании. Также это позволит задать способ подтверждения сертификатов электронной подписи для сотрудников только в ключевом подразделении, не указывая эту настройку в каждом отделе.

Чтобы создать подразделение:

1. В разделе КЭДО 3.0 откройте страницу Структура компании на вкладке Управленческая структура и в правом верхнем углу нажмите Редактировать. Тогда отобразятся инструменты для создания структуры.
2. Перейдите к созданию подразделения одним из следующих способов:

• нажмите + Создать и затем — появившуюся кнопку + Подразделение;
• выберите подразделение, для которого хотите создать дочернее и справа от его названия нажмите значок .

3. В открывшемся окне данные указываются таким же образом, как на форме создания подразделения штатного расписания. Обязательным для заполнения является название отдела. Если нужно, внесите вышестоящее и дочернее подразделение и определите способ подписания.
4. Сохраните карточку подразделения. Созданный элемент добавится в приложение Подразделения.

Создать должности в управленческой структуре

Должность управленческой структуры связывается с физическим лицом. Назначить физическое лицо можно на несколько должностей. Для этого пользователю не нужно проходить процесс трудоустройства или перевода.

Для создания должности управленческой структуры выполните действия:

1. В разделе КЭДО 3.0 откройте страницу Структура компании на вкладке Управленческая структура и в правом верхнем углу нажмите Редактировать, чтобы отобразить инструменты для создания элементов.
2. Добавьте должность одним из следующих способов:

• нажмите + Создать и затем — появившуюся кнопку + Должность;
• выберите подразделение, в котором хотите добавить должность и справа от его названия нажмите значок .

3. В открывшейся форме укажите название и подразделение для должности. Если в системе заполнен справочник Физические лица, укажите пользователя, который будет занимать должность. Сделать это можно позднее при определении ролей пользователей в кадровых процессах на уровне подразделений.

4. Сохраните карточку должности управленческой структуры. Созданный элемент добавится в приложение Должности.

Шаг 5. Назначить ответственных для ролей в кадровых процессах

В подразделениях штатной и управленческой структуры назначьте ответственных по ролям в кадровых процессах: специалистов отдела кадров, бухгалтеров, офис-менеджеров, подписантов и т. д. Это позволяет соблюдать иерархию компании при работе с заявками, документами и другими элементами приложений. В зависимости от подразделения конечного сотрудника определяются подходящие исполнители для задач в бизнес-процессах и предоставляются права доступа.

Для назначения ответственных нужно выбрать в подразделениях должности, на которые будут трудоустроены сотрудники с определёнными обязанностями в рамках отдела компании:

• подписанты назначаются в штатном расписании — чтобы документы были юридически значимыми;
• другие роли указываются в управленческой структуре — чтобы в кадровых процессах участвовали фактические руководители, ответственные сотрудники отдела кадров и т. д.

Если в вашей компании используется только штатное расписание, все ответственные указываются в нём.

Ответственных для определённой роли в подразделении можно не заполнять, чтобы настройка наследовалась из вышестоящего отдела. Например, в ключевом подразделении штатного расписания укажите в качестве подписанта должность Генеральный директор и не настраивайте эту роль в дочерних отделах. Тогда все документы будут направляться на подписание одному сотруднику.

Чтобы определить ответственных по ролям в подразделении:

1. В разделе КЭДО 3.0. откройте страницу Структура компании, которая содержит две вкладки: Штатное расписание и Управленческая структура.
2. Перейдите на нужную вкладку и в правом верхнем её углу нажмите Редактировать.
3. Напротив подразделения нажмите значок карандаша.
4. В подразделении из управленческой структуры поля расположены в карточке вместе с основной информацией, в подразделении из штатного расписания дополнительно перейдите на вкладку Роли.
5. В полях с названием ролей выберите должности, на которые трудоустроены сотрудники, выполняющие задачи подписантов, бухгалтеров, специалистов отдела кадров и т. д. Для подразделений штатного расписания должности выбираются из справочника Должности ШР, для управленческой структуры — из приложения Должности. 

Роли сотрудников, которые определяются в подразделениях

6. Сохраните изменения в карточке. 
7. Таким образом настройте все подразделения штатного расписания и управленческой структуры.

Когда сотрудник запустит обработку заявки, исполнители по задачам бизнес-процесса и права доступа определятся согласно настройкам ролей в его подразделении.

Допустим, менеджер по продажам оформляет заявку на ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы определить ответственного за её согласование, в ходе процесса в подразделении Отдел продаж находится роль Руководитель и привязанная к ней должность. Задача назначится пользователю, трудоустроенному на неё. Он также получит права на просмотр заявки.

После настройки штатного расписания и управленческой структуры можно перейти к созданию базы сотрудников.

Была ли статья полезной?

Спасибо за ваш отзыв!

×

Ваш отзыв успешно отправлен!

Спасибо за обратную связь.

×

Уточните, почему:

Рекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причина

×

Расскажите, что вам не понравилось в статье:

ДаНет

Выберите вариантРекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причина