В рамках кадровых процессов ELMA365 КЭДО 3.0 обработкой заявок, документов и других элементов приложений занимаются пользователи, ответственные за определённые роли в компании: сотрудники отдела кадров, бухгалтеры, руководители и т. д. Ответственных указывает специалист отдела кадров при настройке штатного расписания и управленческой структуры компании.
На основе информации об ответственных по ролям происходит:
- поиск исполнителей для задач в бизнес-процессах;
- выдача прав на элементы приложений.
Это позволяет учитывать актуальную иерархию компании и динамически определять, кто участвует в процессе и кто получает доступ к элементу, который обрабатывается в его рамках.
Чтобы назначение задач и прав происходило корректно и соответствовало требованиям компании, специалист отдела кадров должен правильно задать ответственных, а администратор системы — установить настройки доступа. Для этого рассмотрим, как в решении используется информация об ответственных за роли.
Общий принцип назначения задач и прав доступа
- Когда создаётся элемент приложения, например заявка на отпуск, определяется подразделение сотрудника, к которому она относится.
- В ходе бизнес-процесса на основе ответственных за роли в подразделении сотрудника или в родительских отделах для задач находятся исполнители.
- Автоматически предоставляются права доступа на элемент приложения.
В следующих разделах подробно описано, как проходит каждый этап и на основании каких данных выявляются подходящие ответственные. Рекомендованные действия при неверном определении ответственных в ходе процессов перечислены в статье «Решение проблем при поиске ответственных в кадровых процессах».
Определение подразделения сотрудника
Чтобы определить исполнителей для задач и назначить права, сначала в системе определяется, к какому подразделению в иерархии компании относится сотрудник.
Если в компании настроены и штатное расписание, и управленческая структура, то подразделения выявляются в обеих иерархиях.
Общая схема определения подразделения: Пользователь > Сотрудник > Должности > Подразделения.
Рассмотрим шаги подробнее:
- Когда пользователь создаёт элемент приложения, например заявку, определяется сотрудник, по которому запускается процесс. Это может быть сам автор заявки или пользователь, которого указал специалист отдела кадров.
Далее применяются данные из соответствующей карточки приложения Сотрудники.
начало примечание
Примечание
Если пользователь работает по совместительству, для каждой его должности в штатном расписании формируется отдельная запись в приложении Сотрудники. В зависимости от особенностей процесса, который запускается:
- нужный сотрудник выбирается при создании элемента — например, при оформлении отпуска;
- по каждой записи запускается отдельный экземпляр процесса — например, для больничного.
конец примечание
- В ходе процесса из карточки сотрудника используется:
- должность пользователя по штатному расписанию;
- физическое лицо — по нему выявляются должности по управленческой структуре, если она используется в компании.
- По должностям определяются подразделения в штатном расписании и управленческой структуре, к которым относится пользователь.
После определения подразделений сотрудника на основе их настроек происходит:
Поиск исполнителей в кадровых процессах
В ходе кадровых процессов задачи назначаются сотрудникам, ответственным за определённые роли в подразделениях. Например, руководитель согласует заявку на отпуск, сотрудник отдела кадров готовит данные для приказа и т. д.
Подходящие исполнители определяются в зависимости от выявленного подразделения сотрудника, по которому запущен процесс. Поиск осуществляется снизу вверх по иерархии компании.
Рассмотрим основной алгоритм, согласно которому определяются участники процесса. Для подписанта, руководителя начальника подразделения и директора юридического лица используются особые шаги.
Основной алгоритм поиска исполнителей
Общая схема поиска исполнителя: Подразделение сотрудника > Роли > Должности > Исполнители.
Шаги выполняются, пока не установлен исполнитель:
- Если используется управленческая структура, в ней проверяются:
- роли в подразделении пользователя;
- роли в вышестоящих подразделениях.
- Если ответственный не найден, проверяется штатное расписание:
- роли в подразделении пользователя;
- роли в вышестоящих подразделениях.
- Если определить исполнителя не удалось, администратор системы получает задачу установить его вручную.
Обратите внимание, если пользователь относится одновременно к нескольким подразделениям в управленческой структуре, шаги выполняются для каждого из них. При нахождении нескольких ответственных из разных подразделений все они становятся исполнителями задач в процессе.
Особые случаи определения исполнителей
- Подписант.
Исполнитель для задач подписания определяется только по штатному расписанию, чтобы документы были юридически значимыми.
- Руководитель начальника подразделения.
Когда сотрудник сам является руководителем подразделения, для него в качестве руководителя выбирается ответственный с этой же ролью из вышестоящего подразделения.
Если такой пользователь не найден, руководителем считается директор юридического лица.
- Директор юридического лица.
Для поиска директора определяется юридическое лицо из справочника Мои юридические лица, к которому относится сотрудник. Для этого данные о юридическом лице проверяются:
- в карточке подразделения сотрудника из штатного расписания;
- в вышестоящих подразделениях штатного расписания.
В карточке юридического лица указана должность директора. Сотрудник, трудоустроенный на неё, выбирается в качестве исполнителя задачи.
Предоставление прав в кадровых процессах
Для предоставления прав на элементы приложений в решении используются два типа специальных групп:
- преднастроенные группы раздела КЭДО 3.0 — для выдачи одинаковых прав всем сотрудникам, которые выполняют в кадровых процессах одну роль. Например, все специалисты отдела кадров входят в преднастроенную группу Отдел кадров. Кроме того, есть отдельная группа для всех, кто трудоустроен в компанию — Сотрудники;
- группы доступа — для точечной выдачи прав ответственным в зависимости от подразделения пользователя, по которому запускается процесс. Эти группы автоматически формируются для каждого созданного подразделения штатной и управленческой структуры и включают пользователей со схожей ролью в определённом юридическом лице. Также есть группы доступа, объединяющие всех пользователей юридического лица или отдельного подразделения.
Эти группы позволяет динамически назначать права пользователям, которые являются ответственными за определённые роли в кадровых процессах. Состав групп автоматически обновляется при кадровых изменениях в компании, чтобы права всегда предоставлялись актуальным ответственным.
О том, как с помощью этих групп настроить доступ к заявкам и документам согласно требованиям компании, читайте в статье «Настроить права доступа к элементам приложений ELMA365 КЭДО 3.0».
В этой статье рассмотрим принципы предоставления прав доступа в решении.
Выдача прав через преднастроенные группы раздела «КЭДО 3.0»
Преднастроенные группы раздела КЭДО 3.0 используются, когда права доступа нужно предоставить ответственным по определённой роли без привязки к подразделению. Это возможно, так как в их состав включаются все группы доступа по соответствующей роли из всех подразделений компании.
Допустим, в приложении Графики работы права на создание, просмотр, редактирование и удаление карточек предоставлены преднастроенной группе Отдел кадров. Это значит, что все, кто выполняет в подразделениях компании роль Отдел кадров, получают такие права доступа.
Выдача прав через группы доступа
Группы доступа позволяют гибко ограничивать права на заявки, документы и другие элементы приложений по ролям пользователей и юридическому лицу. Права на элемент в ходе процесса предоставляются ответственным по определённой роли:
- в подразделении сотрудника, по которому запущен процесс;
- во всех вышестоящих подразделениях — чтобы соблюдался иерархический принцип назначения прав.
Рассмотрим подробнее, как это происходит:
- В контекст приложений ELMA365 КЭДО 3.0 добавлены специальные свойства типа Роль, соответствующие ролям пользователей в кадровых процессах: Роль Отдел кадров, Роль Руководители и т. д.
- В настройках доступа определённых приложений, например Заявки на отпуск, настроена выдача прав доступа к элементам по этим свойствам.
- При создании элемента приложения запускается бизнес-процесс, в ходе которого по подразделению сотрудника находятся группы доступа по нужным ролям.
- Группы доступа записываются в свойства типа Роль в карточке элемента.
- Доступ к элементу автоматически получат пользователи, включённые в группы доступа:
- ответственные за роли в подразделении сотрудника;
- ответственные в родительских отделах.