side menu

Определение ролей пользователей в кадровых процессах

После создания штатного расписания и управленческой структуры назначаются ответственные для ролей в кадровых процессах, т. е. выбираются сотрудники, ответственные за документооборот в компании. Это нужно, чтобы в процессах соблюдалась иерархия компании, а также правильно определялись руководители, согласующие и подписанты документов, офис-менеджеры и т. д.

Чтобы определить ответственных, в разделе КЭДО 3.0 > Структура компании в карточках подразделений роли пользователей связывают с их должностями из соответствующей структуры. Когда на эти должности трудоустраиваются сотрудники, им автоматически будут приходить задачи из кадровых процессов. Рассмотрим, как определяются подходящие исполнители в процессах.

Алгоритм определения ролей в процессах

В ELMA365 КЭДО 3.0 используется иерархический принцип назначения ролей. Если роли для дочерних подразделений не заданы, они наследуются от вышестоящего отдела. Поэтому вы можете настроить роли только в главных отделах организации. 

Например, все кадровые документы подписывает сотрудник на должности Генеральный директор. Вы можете указать эту должность в роли подписанта в ключевом подразделении, которое создано для юридического лица. Тогда для других главных отделов, где это подразделение указано как вышестоящее, документы будут направляться на подписание директору.

Рассмотрим, в каком порядке определяются роли в бизнес-процессах ELMA365 КЭДО 3.0 по созданным структурам компании: 

  1. Проверяется Управленческая структура — поиск роли осуществляется по подразделению сотрудника, оформившего заявку, и по всем вышестоящим подразделениям. Если роль не найдена, проверяется соответствующее подразделение из штатного расписания.  
  2. Проверяется Штатное расписание — поиск роли ведётся по текущему подразделению сотрудника. Затем проверяются вышестоящие подразделения. Если роль не найдена, администратор системы получает задачу в рамках процесса определить роли пользователей вручную. 
  3. Если в компании используются обе иерархии, роли определяются следующим образом:
  • подписант назначается в штатном расписании;
  • все остальные роли указываются в управленческой структуре.  

Это обусловлено тем, что настроенное штатное расписание и управленческая структура в компании могут различаться, а в кадровых процессах нужно корректно определить фактических ответственных за выполнение задач. Обратите внимание, роли подписантов определяются только по штатному расписанию.

Определение ролей на примере процесса обработки заявления на отпуск

  1. Сотрудник оформляет отпуск и запускает процесс его обработки. В процессе учитывается его должность, например, менеджер по продажам.
  2. По должности сотрудника определяется подразделение — Отдел продаж.
  3. Заявка проходит различные этапы обработки:
  • руководитель согласовывает её;
  • сотрудник отдела кадров проверяет данные и оформляет документы;
  • подписант со стороны работодателя подписывает приказ;
  • сотрудник подписывает приказ;
  • бухгалтер начисляет сумму отпускных.
  1. На каждом этапе процесса в подразделении сотрудника выявляется роль, соответствующая поставленной задаче. Из роли, в свою очередь, определяется должность и трудоустроенный на неё сотрудник. Он будет считаться ответственным за задачу.
  2. Если в компании настроены штатное расписание и управленческая структура, поиск ответственного пользователя осуществляется по обеим иерархиям:
  • фактические руководители, бухгалтера и специалисты отдела кадров определяются по управленческой структуре;
  • подписант от организации устанавливается из штатного расписания, поскольку документ должен быть юридически значимым.
  1. Допустим, подразделение Отдел продаж является дочерним. Тогда ответственными за задачи будут сотрудники из текущего отдела и из всех вышестоящих подразделений.    
  2. Если на каком-то этапе процесса пользователя не удалось определить по подразделениям из штатного расписания и управленческой структуры, администратор назначает ответственных вручную в рамках отдельной задачи.
kedo-staff-structure-settings.html kedo-employee-adding.html