После завершения первичной настройки выполните подготовку решений ELMA365 КЭДО к работе. Ниже приведён список шагов внедрения с перечислением нужных статей для настройки каждого компонента.
Шаг 1. Базовые настройки ELMA365 КЭДО
Настройте основные параметры, которые обеспечивают корректный ход кадровых бизнес-процессов и выстраивают логику работы пользователей в решении:
- Проверить настройку контрактов — в процессе первичной настройки для преднастроенных контрактов определяются приложения-источники. Убедитесь, что настройки заданы корректно, чтобы отображать данные о заявках, документах и т. д. на рабочих страницах пользователей.
- Задать параметры приложения Меню настроек — служебные параметры в разделе КЭДО > Меню настроек отвечают за корректную работу кадровых процессов. Отредактируйте их значения, чтобы адаптировать работу в решениях под потребности компании.
- Настроить переход сотрудников из ELMA365 на портал КЭДО — настройте на главной странице раздела КЭДО кнопку перехода в личный кабинет портала для специалистов отдела кадров.
- Подключить корпоративную почту и SMS-провайдер для ELMA365 КЭДО — укажите настройки для отправки пользователям приглашений на портал КЭДО, уведомлений о кадровых задачах и кодов подтверждения для подписания документов.
Шаг 2. Формирование организационной структуры и базы сотрудников
Порядок заведения юридических лиц, подразделений, должностей, а также создание базы сотрудников зависит от использования в компании интеграции с учётной системой. Выберите нужный сценарий.
Сценарий 1. Используется интеграция с 1С
В рамках обмена данными юридические лица, штатное расписание, управленческая структура, физические лица и сотрудники загружаются в ELMA365 автоматически с помощью преднастроенных процессов. Заполнение справочников вручную не требуется.
- Настроить интеграцию с учётной системой 1С — вы можете подключить учётную систему в следующей конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Комплексная автоматизация (1С:КА). Настройки выполняются в два этапа: на стороне 1С и в интерфейсе ELMA365.
- Загрузить справочники и данные из 1С в ELMA365 — экспортируйте из 1С все первичные данные: штатное расписание, базу сотрудников и их персональную информацию, виды отпусков, остатки дней отпуска и т. д. Затем вы можете задать расписание, по которому будет выполняться автоматическая синхронизация данных.
Сценарий 2. Кадровый учёт ведётся в ELMA365
Если в компании не используется учётная система 1С, сформируйте структуру компании и создайте базу сотрудников вручную в следующей последовательности:
- Завести юридические лица — начните настройку иерархии компании с создания всех зарегистрированных юридических лиц в системном справочнике;
- Создать штатную и управленческую структуры компании — задайте организационную структуру для каждого добавленного юридического лица компании. Для этого можно использовать два источника: Штатное расписание — официальная и закреплённая юридически структура, Управленческая структура — внутренняя, принятая в компании иерархия.
- Сформировать базу сотрудников — занесите информацию о физических лицах, добавьте карточки сотрудников и распределите их по должностям в управленческой и штатной структурах.
Шаг 3. Распределение ролей и прав доступа
Назначьте ответственных за ключевые кадровые роли в компании и настройте безопасность кадровых данных:
- Назначить ответственных для ролей в кадровых процессах — в подразделениях штатного расписания и управленческой структуры укажите, кто из сотрудников выполняет роли подписантов, бухгалтеров, специалистов отдела кадров, офис-менеджеров и т. д. От этого зависит корректное назначение задач, определение руководителей и согласующих в кадровых процессах.
- Настроить права доступа к элементам приложений ELMA365 КЭДО — определите уровни доступа к кадровым документам и приложениям для разных категорий сотрудников, а при необходимости ограничьте видимость данных по филиалам компании.
Шаг 4. Настройка электронной подписи и интеграции с УЦ
Настройте провайдеров электронной подписи и правила подписания документов:
- Настроить подписание и провайдеров ЭП — подключите модуль массового подписания для КЭДО, настройте интеграцию с удостоверяющим центром, например Контур или КриптоПро, и укажите способы подтверждения выпуска УНЭП для сотрудников.
- Настроить интеграцию с Госключом — опционально вы можете использовать интеграцию с Госключом, которая позволяет организовать удобное подписание документов с использованием мобильного приложения Госключ. Сотрудники смогут бесплатно выпускать электронную подпись, что упрощает работу с юридически значимыми документами.
Шаг 5. Настройка процесса трудоустройства
Настроить этапы процесса трудоустройства — адаптируйте преднастроенный процесс приёма сотрудников под регламенты и требования вашей компании. Вы можете изменить порядок задач, которые выполняют сотрудники при трудоустройстве, или добавить дополнительные этапы, например, запросить у сотрудника подтверждение прохождения медосмотра.