Штатная и управленческая структуры компании

Перед настройкой кадровых процессов и заведением сотрудников важно определить модель организационной структуры и настроить её для каждого добавленного юридического лица компании.

В ELMA365 КЭДО можно использовать два типа иерархии: Штатное расписание — официальное и закреплённое юридически, Управленческая структура — внутренняя и принятая в компании. Понимание разницы между ними помогает:

• распределить обязанности и полномочия между различными уровнями управления и сотрудниками компании;
• назначить ответственных за кадровый документооборот;
• наладить корректный ход кадровых процессов;
• разграничить права доступа к кадровым документам по юридическим лицам компании.   правильно спроектировать маршруты согласования, корректно назначить кадровые роли и разграничить права доступа.

Сценарии использования структур

В компании вы можете использовать один из двух подходов:

• только штатное расписание — подходит для компаний с простой структурой, где юридическое подчинение полностью совпадает с фактическим. В этом случае все кадровые роли и руководители указываются прямо в подразделениях ШР;
• штатное расписание и управленческая структура — применяется, если реальная матрица подчинения отличается от штатного расписания. Например, сотрудник юридически числится в одном отделе, а фактически подчиняется руководителю направления из другого филиала.

Рассмотрим подробнее особенности иерархий.

Штатное расписание

Штатное расписание или Штатная структура — это формальная иерархия юридического лица. Она может повторять организационную структуру, созданную в специальном разделе в ELMA365.

Штатное расписание, которое используется в кадровом электронном документообороте, удобно создавать, просматривать и редактировать в разделе КЭДО > Структура компании на вкладке Штатное расписание. Элементы структуры хранятся в приложениях Подразделения ШР и Должности ШР. Оно выполняет следующие функции:

• отражает официальную структуру юридического лица, количество основных подразделений и общую численность штата;
• позволяет указать главные и дочерние подразделения и должности, чтобы распределить полномочия внутри юридического лица;
• юридически закрепляет должность за сотрудником при трудоустройстве, переводе, совмещении и других кадровых процессах;
• определяет подписантов официальных кадровых документов: трудового договора, заявления на отпуск и т. д.

Должность из штатного расписания определяет официальную занятость сотрудника и указывается в его карточке. Если физическое лицо нужно трудоустроить на несколько позиций, создаются разные карточки сотрудника для каждой должности и оформляется совместительство.

Управленческая структура

Управленческая структура — это внутренняя иерархия, утверждённая в компании. Она может отличаться от структуры, принятой в юридическом лице и закреплённой в штатном расписании.

Иерархия доступна для создания, просмотра и редактирования в разделе КЭДО > Структура компании на вкладке Управленческая структура. Её элементы хранятся в приложениях Подразделения и Должности. Использовать эту структуру можно для определения фактических руководителей сотрудников, чтобы настроить маршруты согласования кадровых изменений.

Должность управленческой структуры связана с физическим лицом. У одного физического лица может быть несколько должностей. Назначение на них не нужно закреплять юридически.

Различия штатной и управленческой структуры

Штатная и управленческая структуры могут отличаться друг от друга. Рассмотрим отличия на примере организации продаж в компании:

• по штатному расписанию — юридически в организации есть отдел продаж. В него входят директор и менеджеры по продажам. Эти должности зафиксированы в трудовых договорах сотрудников;
• по управленческой структуре — фактически в организации создан отдел продаж с должностью директора по продажам. Отдел разделён на дочерние подразделения по территориальным направлениям коммерческой деятельности компании. В каждом дочернем подразделении есть руководитель группы продаж и менеджеры.

В таблице приведена такая настройка штатной и управленческой структур компании: