С чего начать / Настроить мониторинг процесса в ELMA365

Настроить мониторинг процесса

После того, как вы создали свой первый процесс, можно приступить к дополнительным настройкам. Они позволят вам отслеживать текущее состояние бизнес-процесса и этапы его исполнения.

Например, для бизнес-процесса «Согласование договора» можно посмотреть, сколько договоров сейчас согласованы, сколько подписаны и зарегистрированы.

Шаг 1. Создайте статусы

Начните с настройки статусов договора, например, «Новый», «Согласован», «Подписан», «Зарегистрирован».

Для этого в дизайнере процессов перейдите на вкладку Статусы. Переключатель находится  в верхнем меню.

4.0

Поставьте флажок напротив пункта Добавить поле «Статус», а затем введите названия статусов. Не забудьте указать, какой статус является финальным.

4.3

Шаг 2. Добавьте статусы в процесс

Вернитесь к схеме процесса. На панели инструментов справа, откройте вкладку Системные элементы, а затем перетащите блок Управление статусом на схему процесса.

tracking_process_progress-3

Разместите блок в той части процесса, где заказ должен изменить свой статус. Допустим, в процессе, который мы создали ранее, добавился шаг — подписание договора. Только после этого документ уйдет на регистрацию. Поставим статусы в следующих местах процесса:

  • Сразу после создания — статус Новый;
  • После согласования — статус Согласован;
  • После подписания — статус Подписан;
  • После задачи регистрации — статус Зарегистрирован. Это будет финальный статус.

tracking_process_progress-4

Перейдите в окно настроек статуса, для этого дважды нажмите на элемент на схеме. Выберите свой статус для каждого этапа.

4.5

Сохраните и опубликуйте процесс. Теперь статусы договора будут изменяться автоматически. В зависимости от того, на каком этапе находится процесс, договор приобретет тот или иной статус.

Шаг 3. Настройте канбан-представление

В ELMA365 канбан-доска — это инструмент мониторинга бизнес-процессов. По мере выполнения бизнес-процесса заказ автоматически перемещается по доске, и вы легко можете понять, на каком именно этапе обработки он сейчас находится.

Перейдите на страницу Договоров. После того, как вы добавили статусы в процесс, все договоры отображаются на канбан-доске.

4.8

Каждая колонка доски соответствует определенному статусу заказа. У колонок с финальным статусом цвет фона отличается.

Карточки на доске можно отображать развернутыми, чтобы просматривать текущие задачи. Для этого в правом верхнем углу нажмите на значок шестеренки и в меню выберите пункт Настройка доски. В открывшемся окне отметьте флажком опции Показывать задачи и Разворачивать карточку. Здесь же можно выбрать свойства договора, которые должны быть видны на карточке, например, контрагента и ответственного.

Вот как будет выглядеть канбан-доска с такими настройками:

4.9

Если у задачи в бизнес-процессе заданы сроки выполнения, но сотрудник не успел закончить работу вовремя, то на карточке заказа появится красная точка, а название задачи будет подсвечено красным. Таким образом, вы сразу видите, сколько всего задач просрочено.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас