Вы можете создавать группы пользователей, а также назначать пользователям определённые роли в разделах и приложениях.
Это позволяет:
- управлять основным доступом к разделам и приложениям;
- настраивать индивидуальный доступ к приложению, его папкам и элементам;
- определить исполнителей в статической зоне ответственности бизнес-процесса.
начало внимание
Группы и роли, созданные в приложении, нельзя использовать при настройке доступа к разделу.
конец внимание
Группа
Несколько сотрудников могут выполнять схожие задачи в рамках раздела или приложения. Объедините их в группы для того, чтобы управлять доступом было проще.
Например, в отделе продаж часть сотрудников работает с юридическими лицами, а часть — с физическими. Вы можете объединить их в две разные группы и соответствующим образом настроить доступ к приложениям Юр. лица и Физ. лица в разделе Контрагенты. Это быстрее и удобнее, чем настраивать доступ для каждого сотрудника индивидуально.
Вы также можете использовать группы при моделировании процессов компании. В этом случае задачи будут назначаться именно этой группе сотрудников.
Роль
Роль схожа с группой по своим функциям, но на нее можно назначить только одного пользователя или должность из организационной структуры. При экспорте раздела или приложения ролевая модель сохраняется, и ее легко настроить для новой компании, назначив на роли соответствующих пользователей или должности.
Например, в вашей компании регистрацией входящей документации занимается один сотрудник — делопроизводитель. В другой компании эту же задачу выполняет секретарь. Вы назначаете делопроизводителя на роль Регистрация документов в разделе Документы и даете ему доступ к приложениям Корреспонденция, Договоры и Акты. При импорте этого раздела в другую компанию на эту же роль назначат секретаря, а настройки доступа при этом сохранятся.
Если вы не используете роль, а настраиваете доступ для конкретного сотрудника и включаете его в исполнители задач бизнес-процесса, то при импорте эти настройки не перенесутся в другую компанию и их придется настраивать заново.
начало внимание
Создавать и редактировать группы и роли в разделах и приложениях могут только пользователи, включенные в группу Администраторы.
конец внимание
Создать группу или роль в разделе
- Нажмите на значок шестерёнки рядом с его названием и выберите пункт Настройки групп.
Откроется страница со списком групп и ролей.
- В правом углу страницы нажмите + Группа для добавления новой группы или роли.
- Заполните поля:
- Название* — укажите название, которое будет отображаться в списке групп;
- Описание — опишите назначение группы;
- Тип — выберите тип, который хотите создать:
- на роль можно назначить только одного пользователя или элемент оргструктуры. В бизнес-процессах роли используются только в статических зонах ответственности;
- группа может содержать несколько пользователей, групп и элементов оргструктуры. В бизнес-процессах группы используются только в статических зонах ответственности;
- Группа по умолчанию — при выборе значения Да в группу будут автоматически добавляться все новые пользователи системы;
- Список участников группы — добавьте конкретных пользователей, группы или элементы оргструктуры. Для этого либо начните вводить фамилию или название в поле, либо нажмите на значок лупы и выберите необходимые объекты в открывшемся окне. Один пользователь может быть включен в несколько групп.
- После того как вы указали данные нажмите кнопку Сохранить.
Созданная группа или роль появится в списке групп.
Создать группу или роль в приложении
Нажмите значок шестерёнки рядом с названием приложения и выберите пункт Группы и роли.
Дальнейшие шаги аналогичны шагам при создании группы или роли в разделе.
Редактировать группу
Вы можете изменить данные группы: название, описание и список участников. Определённый при создании тип не редактируется.
Откройте список групп и нажмите на название группы или роли, чтобы перейти в её карточку. Затем нажмите кнопку Редактировать.
Откроется окно Редактирование группы, в котором вы можете внести изменения.
Удалить группу
Чтобы удалить созданную группу или роль, откройте её карточку и нажмите Удалить. В общем списке групп раздела или приложения удалённая группа станет недоступна, но в дальнейшем её можно восстановить.
Если удалённая группа используется в настройках прав доступа и бизнес-процессах, эти настройки по‑прежнему будут применяться, и вы увидите в них удалённую группу. Чтобы отменить выданные ранее права, удалите группу вручную.
При экспорте приложения или раздела удалённые группы не экспортируются.
Чтобы восстановить удалённую группу:
- Отобразите её в списке групп раздела или приложения, используя в строке поиска фильтр Удаленные.
- Откройте карточку группы и нажмите Восстановить.