Черновики документов и их версий

Черновик — это статус документа, при котором пользователи могут редактировать его онлайн без создания промежуточных версий при каждом сохранении внесённых правок.

Черновик можно использовать в двух сценариях:

• черновик нового документа — загрузить документ в систему в статусе черновика, если у него ещё нет текущей основной версии;
• черновик версии документа — подготовить изменения для уже существующего документа, не меняя его текущую рабочую версию.

Общий порядок работы с черновиком

1. Подготовка — загрузить черновик нового документа или создать черновик версии в системе.
2. Редактирование — изменять черновик онлайн неограниченное количество раз. При этом промежуточные версии не создаются и не записываются в историю версий.
3. Публикация — после завершения подготовительного этапа опубликовать черновик, то есть отметить его текущей версией. Тогда пользователи с правами на просмотр видят его как основной документ.

Отличия черновика нового документа и черновика версии

Работа с черновиком нового документа

Этот вариант используется, если документ только создаётся и его нужно сначала подготовить, а затем сделать текущим.

Шаг 1. Создать черновик

1. В приложении типа Документ нажмите кнопку добавления нового элемента. Её название задаёт администратор системы.
2. В окне создания элемента в области загрузки файла отключите опцию Сделать версию текущей и сохраните данные.

При открытии такого документа отобразится уведомление о том, что у него нет текущей версии.

Шаг 2. Отредактировать и подготовить

В окне просмотра элемента приложения типа Документ вы можете выполнять следующие действия с черновиком нового документа:

• редактировать онлайн — при внесении правок они сохраняются в этом же черновике;
• отправить на согласование или ознакомление — нажмите Отправить на верхней панели, чтобы направить черновик коллегам до его публикации.
   
  Администратор системы может также настроить отправку черновика на рассмотрение с помощью блоков Согласование и Ознакомление в ходе бизнес-процесса, который запускается при добавлении элемента приложения.

Шаг 3. Опубликовать документ

Когда документ готов к публикации, сделайте его текущим. Это можно сделать двумя способами:

1. Пользователь вручную отмечает черновик текущей версией.
    
   Для этого:
   1. В окне просмотра элемента приложения типа Документ на боковой панели в блоке Версии документа нажмите Все версии.
   2. В открывшемся окне нажмите Сделать текущей.
       
      Обратите внимание, администратор системы может скрыть эту кнопку в настройках виджета Версии документа с помощью опции Только для чтения > Да.
2. Администратор системы настраивает автоматический перевод черновика в статус текущей версии с помощью скрипта.
    
   Например, при настройке бизнес-процесса администратор системы добавляет скрипт, чтобы после успешного согласования сделать черновик текущей версией. Подробнее о методе для изменения статуса версии читайте в справке ELMA365 TS SDK.

Работа с черновиком версии документа

Черновик версии позволяет подготовить правки для уже опубликованного документа, не меняя текущую версию для остальных пользователей.

Шаг 1. Создать черновик версии

Подготовить черновик версии можно двумя способами:

Загрузить новый документ с компьютера

1. В окне просмотра элемента типа Документ на верхней панели нажмите значок плюса.
   Обратите внимание, этот значок доступен для пользователей с правами на редактирование элемента приложения.
2. В открывшемся окне выберите файл для загрузки.
3. Отключите опцию Сделать новую версию текущей.
4. Нажмите Создать.

Переместить устаревшую версию в черновики

1. В окне просмотра элемента типа Документ на боковой панели нажмите Все версии и перейдите на вкладку Устаревшие.
2. Под названием нужной версии нажмите Вернуть в черновик. Номер версии при этом не изменится.

Шаг 2. Отредактировать черновик версии

1. В окне просмотра элемента типа Документ на боковой панели нажмите Все версии и перейдите на вкладку Черновики.
2. Откройте нужный черновик, нажав на его название.
3. Отредактируйте файл онлайн — изменения сохранятся в этом же черновике.

Шаг 3. Опубликовать черновик версии

Когда доработка черновика завершена:

1. В окне просмотра элемента типа Документ на боковой панели нажмите Все версии и откройте вкладку Черновики.
2. Под названием подготовленного черновика нажмите кнопку Сделать текущей.
    
   Обратите внимание, администратор системы может скрыть эту кнопку в настройках виджета Версии документа с помощью опции Только для чтения > Да.

Черновик переместится на вкладку Текущая и станет текущей рабочей версией документа. Исходная изменённая версия отобразится на вкладке Устаревшие. Номера версий при этом не меняются.