Приложение типа «Документ»

Приложение типа Документ предназначено для создания документов в ELMA365, например, договоров, заявлений, счетов на оплату и т. д.

Вы сможете организовать хранение, регистрацию и поиск документов, добавлять новые версии и сравнивать их друг с другом, использовать готовые маршруты ознакомления/согласования и настроить движение документов при помощи бизнес-процессов на уровне приложения или раздела. Этапы процесса обработки каждого документа можно отслеживать при помощи статусов.

Карточка приложения типа Документ может выглядеть следующим образом:

doc-app-1

Как создать приложение типа Документ

начало внимание

Создавать приложения могут только пользователи, включённые в группу Администраторы.

конец внимание

Перейдите в любой раздел и в левом меню нажмите кнопку Добавить. В открывшемся окне выберите блок Приложение.

360009923631-2

Внесите данные о приложении:

  • Название приложения* — укажите название, которое будет отображаться в левом меню раздела;
  • Ссылка на приложение — ссылка используется для быстрого доступа к приложению. Генерируется автоматически, но на этапе создания приложения текст ссылки можно изменить;
  • Название элемента — название кнопки, при нажатии на которую создаётся новый элемент приложения;
  • Тип — выберите тип Документ;
  • Видимость — укажите, кто сможет видеть название приложения в левом меню раздела. Позднее эти настройки можно будет изменить;
    • Открыт всем — приложение будет доступно всем пользователям системы;
    • Только администраторам — приложение будет доступно только пользователям, включённым в группу Администраторы;
  • Иконка приложения — помогает пользователям быстрее находить нужное приложение в левом меню главной страницы;
  • Показывать — определяет способ отображения элементов приложения.

После внесения данных нажмите кнопку Создать. Откроется окно настройки формы. В нём настраивается внешний вид карточки документа.

прил документ 2

На форме по умолчанию содержится поле Файл. Его нельзя удалить, так как в нём будет храниться загруженный или сгенерированный файл с документом. В системе поддерживается загрузка файлов любого формата.

По умолчанию название документа формируется по шаблону, исходя из названия загруженного файла. Поэтому в настройках формы ключевая переменная Название скрыта. Чтобы вводить наименование документа вручную, необходимо изменить настройки названия элемента. Подробнее об этом читайте в статье «Название элемента».

В базовом режиме настройки формы поле Файл является обязательным для заполнения.

Чтобы добавить на форму другие поля, перетащите элементы из правой части окна в левую. Подробнее о типах полей и их настройке читайте в статьях: «Типы данных в системе», «Настройка полей приложения».

Можно настроить собственную форму создания, просмотра, редактирования карточки документа.

Для этого в окне Настройки формы рядом с кнопкой Сохранить нажмите на ссылку Расширенный режим.

прил документ 3

В расширенном режиме настройки формы поле Файл можно сделать необязательным для заполнения. Для этого перейдите на форму создания и снимите с поля маркер *.

Это удобно, если у вас нет готового файла и вы планируете сгенерировать его по шаблону в ходе бизнес-процесса. Для этого на схему процесса необходимо добавить блок Изменение элемента, который будет передавать созданный файл из контекста бизнес-процесса на карточку элемента.

Подробнее о работе в расширенном режиме читайте в статье «Расширенный режим настройки форм».

Как создать элемент приложения

Внутри приложения собраны документы одного типа. Например, в приложении Заявление на отпуск будут храниться все заявления сотрудников компании. Каждый документ будет являться элементом приложения.

прил документ 4

Чтобы добавить новый элемент, в правом верхнем углу страницы приложения нажмите на синюю кнопку создания документа. Название на кнопке изменяется в зависимости от настроек приложения.

прил документ 5

В открывшемся окне добавьте файл с документом и заполните поля на правой панели. Набор полей на вкладке определяется при создании приложения и может изменяться в зависимости от типа документа.

прил документ 6

На карточку документа, как и на карточку элемента стандартного типа, можно добавить кнопки, настроить автоматический запуск процесса. Эти действия доступны только пользователям, входящим в группу Администраторы. Подробнее об этом читайте в статье «Кнопки на карточках элемента приложения».