Чтобы процесс стал исполняемым, его необходимо опубликовать. После этого система будет автоматически назначать задачи исполнителям, отправлять сообщения или приостанавливать процесс на определенное время в соответствии со схемой.
Каждый раз, когда кто-то запускает опубликованный процесс, в системе создается его экземпляр.
Приведем пример, чтобы вам было проще понять разницу между процессом и экземпляром. Когда вы определяете участников процесса и описываете все этапы работы при помощи таких графических элементов, как задачи, шлюзы, события — вы создаете процесс. Когда кто-то из сотрудников запускает процесс в системе и заполняет его своими данными, например, указывает тип отпуска, ФИО, руководителя и т. д. — он создает экземпляр процесса.
начало внимание
В системе могут исполняться только экземпляры опубликованных процессов.
конец внимание
Если вы отредактировали схему процесса, вам нужно заново опубликовать его, чтобы применить изменения и сделать их доступными для пользователей. В этом случае вы создадите новую версию процесса.
Если в системе есть запущенные экземпляры процесса, вы можете применить к ним новую версию, чтобы они завершились с учётом изменённой схемы. Для этого перейдите в карточку экземпляра и в нижней части формы нажмите кнопку Обновление версии. В противном случае последняя версия будет применена только к экземплярам, запущенным после её публикации.
Все опубликованные версии отображаются на вкладке История версий с указанием автора, времени и комментария, оставленного при публикации. Нажав на значок 
, можно посмотреть карту версии процесса.
При публикации бизнес-процесса на уровне приложения, он автоматически привязывается к кнопке Сохранить в карточке создания элемента приложения. Запуск процесса происходит сразу после того, как пользователь добавит новый элемент. Подробнее об этом читайте в статье «Бизнес-процессы на уровне приложения».
Как опубликовать процесс
Чтобы опубликовать процесс, используется кнопка Опубликовать на верхней панели.
Перед публикацией процесс будет автоматически проверен на наличие логических ошибок. Например, отсутствующее конечное событие, некорректно закрытый шлюз, неверно заданные условия переходов, неопределенные исполнители зон ответственности.
Если в процессе будут обнаружены критичные ошибки, при которых исполнение процесса невозможно, в нижней части страницы вы увидите окно с предупреждением. На схеме процесса ошибочные элементы выделяются красной рамкой.
Иногда в схеме могут встречаться ошибки, не препятствующие исполнению процесса, но нарушающие его корректную работу. Они выделяются оранжевой рамкой. Некритичной ошибкой является, к примеру, отсутствие назначенного исполнителя (пользователя, группы, роли) для зоны ответственности Система выполнит процесс, однако все задачи, относящиеся к этой зоне ответственности, будут назначены супервизору.
Вы сможете опубликовать процесс после того, как все критичные ошибки будут исправлены. Некритичные ошибки публикации процесса не мешают.