Управление документооборотом / Работа с номенклатурой дел

Работа с номенклатурой дел

По умолчанию номенклатура состоит из журнала регистрации и документопотоков Входящие, Исходящие и Внутренние. Они нужны для удобной сортировки и поиска документов. Так, журнал регистрации отображает все зарегистрированные документы компании. Документопоток Входящие показывает только те документы, зарегистрированные в делах, при создании которых был указан данный документопоток.

Ниже отображаются места регистрации, разделы и дела их создает администратор системы при настройке номенклатуры.

file_registry

Местами регистрации могут быть филиалы вашей компании или отделы, в которых регистрируются документы.

В каждом месте регистрации может быть несколько Разделов — они помогают сортировать документы, допустим, по отделам, проектам или направлениям работы.

В местах регистрации и разделах находятся Дела. В одном деле отображаются все документы одного вида, например, договоры, накладные или счета. Чтобы перейти к настройкам Дела, нажмите на шестеренку справа от его названия. Откроется окно настроек дела в номенклатуре, где вы сможете изменить название, документопоток, а также настроить нумерацию. Подробнее о настройках номенклатуры читайте в соответствующей статье справки.

Возьмем для примера документ «Договор на закупку техники № 05», хранящийся в приложении Договоры. Допустим, его создали в главном офисе компании и относится он к IT-отделу. Секретарь получил задачу зарегистрировать этот договор. На его карточке он выбрал нужное дело и нажал кнопку Регистрировать документ.

doc_registration0

Регистрационный номер был присвоен автоматически в соответствии с настройками дела. После регистрации он отобразился на правой панели документа. Нажав на номер, вы можете просмотреть подробную информацию о регистрации: документопоток, дело, испонителя и дату регистрации.

doc_registation3

Поиск в номенклатуре дел

В верхней части страницы расположена строка поиска. По умолчанию поиск производится по номеру регистрации: введите номер в строке и все подходящие документы будут показаны ниже.

Дополнительно доступен поиск по параметрам. Чтобы его открыть, нажмите на значок Pipeline_icon. Появится форма поиска.

Здесь доступен поиск по полям имя файла, номер регистрации и дата начала.

Также доступно системное поле Кто зарегистрировал — введите имя пользователя, чтобы посмотреть все документы, которые им зарегистрированы. Если хотите посмотреть все документы, зарегистрированные вами, выберите опцию Текущий пользователь.

 

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас