Управление документооборотом / Номенклатура и настройки регистрации

Номенклатура и настройки регистрации

Номенклатура это иерархическая схема для учета и регистрации документов компании. Зарегистрированные документы отображаются в системе согласно этой иерархии. Без настроенной номенклатуры пользователи не смогут регистрировать документы.

Настроенная номенклатура состоит из мест регистрации, вложенных в них разделов и дел и может выглядеть следующим образом:

file_registry2

 

Как создать номенклатуру

Для того, чтобы создать номенклатуру для своей компании, перейдите в раздел Номенклатура, нажмите на значок шестеренки рядом с его названием и выберите пункт Настройки номенклатуры.

начало внимание

Настраивать номенклатуру могут только пользователи, включенные в группу Администраторы.

конец внимание

1. В первую очередь в номенклатуре необходимо создать места регистрации это подразделения, филиалы или отделы вашей компании, где регистрируются документы.

Для добавления нового места регистрации нажмите на кнопку +Место регистрации в правом верхнем углу страницы. В открывшемся окне введите его название, например, «Центральный офис», и нажмите Сохранить.

Для дальнейшей настройки используйте кнопку clip0084 справа от названия места регистрации. Она разворачивает меню, которое позволяет настраивать доступ к месту регистрации, а также создавать или удалять разделы и дела.

records03

2. Настройте доступ к месту регистрации — определите, кто из сотрудников сможет регистрировать в нем документы. Разверните меню, выберите пункт Настройки доступа, укажите группы пользователей, элементы орг.структуры или конкретных сотрудников и нажмите Сохранить.

3. Добавьте разделы внутри места регистрации они помогают  классифицировать документы. Разверните меню, выберите пункт +Раздел и введите имя нового раздела, допустим, «Юридический отдел».

4. Теперь добавьте дело. В деле регистрируются и хранятся все документы одного вида, например, договоры. Дело можно создать как в месте регистрации, так и в разделе. Рассмотрим настройки дела подробнее.

Настройка дела

 

Настраивая дело, вы настраиваете регистрацию документов: определяете документопоток, тип нумерации, задаете шаблон регистрационного номера и т.д.

начало внимание

Регистрация доступна только для приложений типа Документ.

конец внимание

1.14

Название укажите наименование дела, например, «Договоры».

Документопоток выберите документопоток: Входящие, Исходящие, Внутренние или Договоры. Потоки необходимо разделять, чтобы избежать ошибок и путаницы при работе с документами.

 

Нумерация здесь вы определяете, каким образом документу будет присваиваться номер. Нумерация может быть ручной или автоматической. При ручной нумерации пользователи сами вводят номер документа. При автоматической номер назначает система. Рассмотрим подробнее настройки aвтоматической нумерации:

  1. Начальное значение значение, с которого будет начинаться нумерация документов.
  2. Шаг интервал, через который формируется номер документа. Например, если установить шаг 10, то первому документу будет присвоен номер 10, следующему — 20 и так далее.
  3. Минимальное количество знаков* минимальное число знаков, входящих в номер документа. Используется в случаях, когда для документов требуется устанавливать многозначный номер. По умолчанию устанавливается значение «1».
  4. Шаблон номера * шаблон регистрационного номера документа. По умолчанию в качестве шаблона установлена переменная {$_index}, в которой хранится содержимое поля Индекс. В шаблоне могут быть использованы другие символы, например, Вх. № {$_index}.

Также здесь доступны дополнительные настройки регистрационного номера:

  • Разрешить резервировать регистрационный номер до регистрации позволяет закрепить номер за документом до его регистрации. При активации этой настройки, появляется строка Использовать возвращенные. Эта настройка позволяет повторно использовать зарезервированные ранее номера, резервирование которых было отменено. В противном случае, любой зарезервированный номер можно будет использовать лишь один раз, даже  если в итоге он не был использован для регистрации документа.
  • Можно редактировать номер после регистрации изменять регистрационный номер документа можно будет даже после его регистрации.
  • Сбрасывать нумерацию ежегодно  регистрационные номера документов будут сбрасываться каждый год, а последующие документы будут формироваться с начального номера.

 

Если вы включили автоматическую нумерацию, то вы также можете активировать сквозную нумерацию документов с другим делом. В таком случае в настройках вам нужно будет дополнительно выбрать дело для нумерации, а также указать минимальное количество знаков и шаблон номера.

 

1.16

Пример сквозной нумерации.

Настройки дела в дальнейшем изменить легко изменить напрямую из раздела Канцелярия. Для этого нажмите на значок шестеренки рядом с названием дела.

Настройка регистрации в приложении

 

После того, как вы настроили регистрацию внутри дела, вы можете определить, в каких приложениях пользователи смогут регистрировать документы. Например, регистрацию можно включить в приложении «Договоры», но не включать в приложении «Пояснительные записки».

Для того чтобы включить регистрацию, зайдите в приложение и нажмите на значок clip0083 справа от его имени приложения. В открывшемся меню нажмите Регистрация.

1.10

Откроется окно настройки регистрации. Поставьте галочку Включить регистрацию и выберите дело, в котором будут регистрироваться элементы этого приложения.

1.11

Теперь документы, хранящиеся в этом приложении, можно будет регистрировать в выбранное вами дело, после чего они будут отображаться в Канцелярии.