Сотрудник может создать заявку на ежегодный оплачиваемый отпуск, который не запланирован в графике отпусков. После создания заявки запустится процесс оформления такого отпуска.
Цель процесса |
Согласовать отпуск руководителем сотрудника, оформить приказ и выплатить отпускные. |
Результат процесса |
|
Участники процесса |
Подробнее читайте в статье «Оформление отпусков». |
Этапы оформления ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика:
- Создание сотрудником заявки на отпуск на портале КЭДО.
- Согласование отпуска руководителем сотрудника.
- Подготовка данных для приказа на отпуск.
- Подписание приказа и выплата отпускных.
Создание заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика
На портале КЭДО любой сотрудник может сформировать заявку на ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика. Для этого в каталоге услуг в папке Отсутствия он выбирает вариант Ежегодный оплачиваемый отпуск.
В заявке на отпуск сотрудник указывает даты начала и окончания отпуска. Если заявка создана, запустится процесс оформления отпуска. Заявка поступит на согласование руководителю сотрудника.
Движение и статус созданной заявки можно отслеживать на портале КЭДО разделе Заявки.
Согласование ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика
После создания заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика руководитель сотрудника получает задачу согласовать её. Если руководитель является внутренним пользователем, он может работать с задачей в интерфейсе ELMA365 и на портале КЭДО в разделе Задачи. Для внешнего пользователя задача доступна на портале КЭДО.
В карточке задачи:
- доступна информация о сотруднике, его должность, а также даты и период отпуска, которые сотрудник указал в заявке;
- руководитель может отметить необходимость замещения сотрудника на период отпуска.
Согласованная заявка поступит в отдел кадров для подготовки приказа на отпуск. Если требуется замещение, параллельно запустится процесс совмещения должностей и руководитель сотрудника получит задачу создать заявку на совмещение.
Если заявка на отпуск отклонена, инициатор процесса может откорректировать её по комментарию от руководителя и повторно отправить на согласование.
Для руководителя информация о статусе заявки его сотрудника доступна на портале КЭДО в разделе Заявки.
Подготовка данных для приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика
Ход процесса после согласования заявки руководителем зависит от того, настроена в ELMA365 интеграция с 1С для кадровых процессов или нет.
- Если интеграция с 1С не используется, сотруднику отдела кадров поступает задача внести данные для приказа на отпуск. В ней доступны вся исходная информация о сотруднике и его заявка на отпуск. После проверки заявки сотрудник отдела кадров:
- указывает в задаче номер и дату приказа для формирования файла приказа по шаблону;
- если заявка некорректна — отправляет её на доработку инициатору процесса с указанием причины.
- Если интеграция с 1С настроена, данные заявки на отпуск передаются в 1С. На их основе ответственный пользователь в 1С выполняет проверку исходных данных и необходимые расчёты. После проверки заявки ответственный пользователь:
- формирует в 1С приказ на отпуск и отправляет его в ELMA365 для формирования файла приказа по шаблону;
- если исходные данные некорректны — отправляет заявку на доработку. Сотруднику отдела кадров поступает задача проверить заявку. После проверки заявка поступает на доработку инициатору процесса.
Подписание приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика и выплата отпускных
После подготовки данных для приказа:
- Формируется файл приказа на отпуск по шаблону.
- Подписант со стороны организации получает задачу подписать приказ на отпуск. В задаче можно просмотреть файл приказа и заявку инициатора.
- После подписания приказа со стороны работодателя аналогичная задача поступает сотруднику — инициатору процесса.
- Если приказ подписан работодателем и сотрудником, за пять дней до начала отпуска поступает задача бухгалтеру выплатить отпускные сотруднику. После выполнения задачи процесс завершается.