В ELMA365 КЭДО 3.0 автоматизированы следующие процессы, связанные с оформлением отпусков сотрудникам:
- планирование графика отпусков на следующий год;
- ежегодный оплачиваемый отпуск по графику;
- перенос отпуска по графику;
- ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- учебный отпуск;
- отпуск по беременности и родам.
Справочники и приложения, которые используются в процессах оформления отпусков, хранятся в разделе УРВ (учёт рабочего времени).
Если для кадровых процессов настроена интеграция с 1С, то в ходе процесса оформления отпуска выполняется синхронизация и обмен данными и документами между ELMA365 и 1С.
Запуск процессов на оформление отпусков
Процесс оформления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику запускается, когда сотрудник подтверждает предстоящий отпуск по графику, получив уведомлением о нём. Также при ознакомлении с уведомлением можно перенести отпуск на другой период.
Процессы по другим видам отпусков запускаются по инициативе сотрудника через создание заявки на портале КЭДО.
Информация по отпускам на портале КЭДО
Документы по отпускам и работа с ними доступна на следующих страницах портала КЭДО:
- Главная — здесь сотрудник может просмотреть данные о своём ближайшем ежегодном оплачиваемый отпуске по графику: его даты, длительность в днях и количество дней до наступления отпуска;
- Каталог услуг — в блоке Отсутствия можно создать заявку на отпуск вне графика. Подробнее о процессах по каждому виду отпуска вне графика мы написали в статьях этого раздела;
- Заявки, Отсутствия — здесь сотрудник может отслеживать движение и статус своей заявки на отпуск вне графика. Для руководителя, кадровика и бухгалтера в разделе Заявки доступна информация по заявкам других сотрудников, в обработке которых они участвовали;
- Задачи — здесь участники процесса оформления отпуска могут просматривать и выполнять задачи, поступающие в ходе процесса;
- График отсутствий — на этой странице можно сформировать отчёт по оформленным и согласованным отпускам сотрудников.
Для внешнего пользователя работа с отпусками доступна только на портале КЭДО. Внутренние пользователи могут выполнять задачи по процессам оформления отпусков как на портале КЭДО, так и в интерфейсе ELMA365 в разделе Задачи.
Участники процессов по оформлению отпусков
В процессе оформления отпуска могут принимать участие следующие пользователи:
- сотрудник — запускает процесс оформления своего отпуска;
- руководитель сотрудника — определяется в ходе процесса как первый вышестоящий руководитель согласно управленческой структуре организации, заданной в справочнике Подразделения. Если такой руководитель не установлен, в процессе участвует руководитель сотрудника по штатному расписанию организации, заданный в справочнике Подразделения ШР. Согласовывает заявку на отпуск;
- сотрудник отдела кадров — исполнитель со стороны организации. Проверяет исходные данные в заявке на отпуск и формирует данные для приказа по отпуску;
- пользователь 1С — участвует в процессе, если настроена интеграция с 1С по кадровым процессам. Получает и проверяет исходные данные в заявке на отпуск и оформляет в 1С приказ на отпуск. Отправляет приказ в ELMA365;
- подписант — исполнитель со стороны организации, который подписывает приказ на отпуск. Это может быть руководитель организации или другое уполномоченное лицо;
- бухгалтер — исполнитель со стороны организации, который выплачивает отпускные сотруднику на основании подписанного приказа на отпуск.
Состав участников по определённому виду отпуска смотрите в соответствующей статье этого раздела.