Процесс оформления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику запускается автоматически, когда наступает срок две недели до отпуска сотрудника по утверждённому графику.
В ходе процесса:
- уведомление о наступлении отпуска и приказ на отпуск по графику формируются по юридическому лицу, в котором трудоустроен сотрудник;
- данные по отпуску сотрудника поступают на ознакомление его руководителю по управленческой структуре компании.
Этапы исполнения графика отпусков и служебные приложения
В процессе участвуют:
- сотрудник, для которого оформляется отпуск по графику;
- руководитель сотрудника;
- ответственные за работу в ELMA365 КЭДО 3.0: сотрудник отдела кадров, подписант, бухгалтер.
Этапы процесса исполнения отпуска по графику:
- Автоматически формируется уведомление о наступлении отпуска по графику не позднее, чем за 14 дней до его начала. Сотрудник подписывает его или переносит отпуск на другой срок.
- Если уведомление подписано, руководитель получает задачу ознакомиться с отпуском подчинённого. В задаче можно отметить необходимость замещения сотрудника на период отпуска. Тогда запустится процесс совмещения должностей.
- Сотрудник отдела кадров готовит данные для приказа на отпуск по графику.
- Подписывается приказ об отпуске по графику: задача поступает подписанту со стороны юридического лица, и затем — сотруднику.
- Бухгалтер получает задачу начислить и выплатить отпускные сотруднику.
В ходе процесса в разделе УРВ используются служебные приложения Уведомление об отпуске по графику и Приказы на отпуск, в которых хранятся сформированные для сотрудника документы.
Уведомление сотрудника о наступлении отпуска по графику
На основе утверждённого графика отпусков автоматически формируется уведомление о предстоящем отпуске сотрудника за 14 дней до его начала. На портале КЭДО сотрудник получает задачу ознакомиться с уведомлением.
В задаче можно просмотреть файл уведомления, в котором указаны даты и длительность запланированного отпуска. Чтобы выполнить задачу, сотрудник выбирает одно из действий:
- Ознакомлен — после этого сотруднику поступит задача подписать уведомление об отпуске по графику. Если задача выполнена, информация о предстоящем отпуске поступит на ознакомление руководителю сотрудника;
- Ознакомлен и перенести — запустится процесс переноса отпуска по графику. После его выполнения процесс исполнения отпуска по графику завершится.
Ознакомление руководителя с отпуском сотрудника по графику
Если сотрудник подписал уведомление о предстоящем отпуске по графику, его руководитель получает задачу ознакомиться с отпуском подчинённого.
В карточке задачи можно:
- просмотреть информацию о сотруднике, его должности, даты и длительность отпуска по графику;
- отметить необходимость замещения сотрудника на период отпуска;
- нажать Ознакомлен для продолжения процесса.
Затем информация о предстоящем отпуске сотрудника поступит в отдел кадров для подготовки приказа на отпуск. Если требуется замещение, параллельно запустится процесс совмещения должностей и руководитель сотрудника получит задачу создать заявку на совмещение.
Подготовка данных для приказа на отпуск по графику
Ход процесса после этапа ознакомления с отпуском по графику зависит от того, настроена интеграция с 1С для кадровых процессов или нет.
- Если интеграция с 1С не используется, сотруднику отдела кадров поступает задача внести данные для приказа на отпуск по графику. В ней доступна исходная информация о сотруднике, а также датах и длительности его отпуска.
После проверки данных сотрудник отдела кадров указывает в задаче номер и дату приказа об отпуске по графику. После этого формируется файла приказа по шаблону.
- Если интеграция с 1С настроена, сотрудник отдела кадров передаёт данные об отпуске по графику в 1С. Затем проверяет загруженные данные, формирует в 1С приказ на отпуск по графику и отправляет его в ELMA365. О работе с документами в 1С читайте в статье «Обработка кадровых документов с подключённой интеграцией с 1С».
Подписание приказа об отпуске по графику и выплата отпускных
После подготовки данных для приказа:
- Подписант со стороны организации получает задачу подписать приказ на отпуск по графику. Затем аналогичная задача поступает сотруднику, который пойдёт в отпуск.
- За семь дней до начала отпуска бухгалтеру поступает задача начислить и выплатить отпускные сотруднику.
- Процесс исполнения отпуска по графику завершается после окончания отпуска сотрудника.