Управление документооборотом > Движение документов / Готовые маршруты документов

Готовые маршруты документов

В ELMA365 вы можете отправлять на согласование или ознакомление коллегам файлы и элементы приложения. Про работу с файлами мы подробно написали в статье «Действия с файлами». Здесь же мы рассмотрим, каким образом можно организовать ознакомление/согласование элементов приложений.

Ознакомление

Предположим, компания хранит нормативные документы, распоряжения и инструкции в отдельном приложении. Время от времени возникает необходимость ознакомить с ними сотрудников, например, при приеме на работу. А в некоторых случаях требуется отметка, подтверждающая факт ознакомления с этими документами.

В ELMA365 есть механизм, который упрощает отправку элементов приложения на ознакомление пользователям. Кроме того, настройки позволяют создавать лист ознакомления, в котором фиксируется информация о всех сотрудниках, прочитавших документ.

Чтобы передать документ на ознакомление, нажмите на кнопку Отправить в верхней части страницы. Выберите опцию На ознакомление.

гмд 1

Вы можете указать сразу несколько человек в качестве получателей. Для этого нажмите на значок лупы в поле Получатели. Выберите пользователей из списка или начните печатать имя в поле поиска.

ready-made_document_routes-2

По умолчанию включена опция Назначить задачу и сформировать лист ознакомления. Выбранные пользователи получат новую задачу ознакомления во Входящие. Кроме того, на панели справа от документа/элемента приложения появится раздел — Лист ознакомления.

Если опция не включена, выбранные пользователи получат в #ленту оповещение, содержащее ссылку на документ/элемент приложения. Лист ознакомления не будет сформирован.

При отправке документа на ознакомление вы также можете заполнить поле Комментарий.

ready_made_document_routes_3

В разделе Лист ознакомления на правой панели документа/элемента приложения будут перечислены все сотрудники с задачей просмотреть документ. До тех пор, пока ваш коллега не выполнит задачу, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

Вы можете загрузить лист себе на компьютер в формате .xlsx, нажав на значокread_doc_icon рядом с названием раздела.

Согласование

Эту функцию удобно использовать, например, когда стандартные процедуры компании предполагают, что руководитель или старший сотрудник утверждают документ перед тем, как он будет принят в работу или отправлен клиенту. Так, прежде чем выставить счет, менеджер по продажам согласовывает его с руководителем отдела. При этом вся информация о согласующих и резолюция записывается в карточку документа.

Чтобы запустить счет по маршруту согласования, откройте карточку элемента. В правом верхнем углу нажмите на иконку отправки и в выпадающем списке выберите На согласование.

гмд 3

Вы можете отправить документ на рассмотрение как одному коллеге, так и нескольким. В первом случае просто выберите имя из выпадающего списка и нажмите Отправить.

Если документ будут рассматривать несколько человек, необходимо задать логику согласования.

гмд 4

Для начала выберите тип согласования:

Параллельное — документ/ элемент приложения отправляется на рассмотрение одновременно всем сотрудникам, указанным в поле Согласующие. Выбирайте эту опцию, если последовательность согласования не имеет значения.

Последовательное — система отправит документ/элемент приложения на рассмотрение сначала одному сотруднику, а после того, как он примет решение, — другому. Процесс согласования не двинется дальше, пока первый сотрудник не утвердит или не отклонит документ/элемент приложения.

начало внимание

Сотрудники получают документ/элемент-приложения на рассмотрение в той последовательности, в которой заполнялось поле Согласующие.

конец внимание

Во-вторых, определите поведение системы при первом отказе:

Прерывать — после того, как кто-то не согласует документ/элемент приложения, процесс будет прерван, а на документе/элементе приложения появится резолюция «Отказано».

Продолжать — даже если кто-то из сотрудников не согласует документ/элемент приложения, процесс все равно продолжится, но будет вынесена резолюция «Отказано».

После того как логика согласования определена, укажите дату, к которой документ должен быть рассмотрен, и нажмите на кнопку Отправить.

ELMA365 автоматически поставит задачу рассмотреть документ/элемент приложения всем сотрудникам, указанным в поле согласующие. На панели справа от документа/элемента приложения появится новый раздел — Лист согласования. В нем вы увидите список людей, рассматривающих файл, и их резолюции. До тех пор, пока ваш коллега не примет решение, рядом с его именем будет отображаться значок с вопросительным знаком.

гмд 5

По завершении процесса согласования документа/элемента приложения на карточке вы увидите окончательную резолюцию.

гмд 6

Подробнее о листах согласования вы можете прочитать в этой статье.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас