Управление документооборотом > Движение документов / Настройка маршрута 

Настройка маршрута

Маршрутом называют все этапы обработки документа. Любой маршрут можно автоматизировать при помощи бизнес-процесса. Это позволит четко обозначить ответственных за каждый этап, ограничить сроки выполнения задач и контролировать ход работ.

Маршрут всегда привязывается к определенному типу документов. Документы одного типа создаются и хранятся в приложениях. В свою очередь, приложения, связанные одной тематикой, группируются в разделы.

Например, в разделе Платежные документы удобно хранить такие приложения, как счета, акты об оказании услуг, товарные накладные, платежные поручения, авансовые отчеты и т.д. Для каждого приложения раздела настраивается свой индивидуальный маршрут.

Этапы построения маршрута

1. Создайте документ и свяжите его с процессом

Перейдите в раздел и выберите опцию Добавить, а затем Создать. Заполните данные о приложении. Откроется окно Настройки формы, которое содержит две области: слева — форма элемента приложения, справа — боковая панель со свойствами. Подробное описание всех типов свойств вы найдете в этой статье. Сохраните настройки. Далее появится окно,с помощью которого вы можете создать бизнес-процесс, по которому приложение будет двигаться автоматически.

НМ1 365

Далее откроется страница моделирования бизнес-процесса. Перетаскивайте элементы с панели справа и соединяйте их стрелками-переходами, чтобы создать схему маршрута.

2. Создайте схему маршрута

Начните описание маршрута с добавления участников. Каждый сотрудник, выполняющий какую-либо роль в процессе, обозначается на схеме при помощи зоны ответственности.

Предположим, в маршруте согласования счёта принимают участие инициатор, согласующий и бухгалтер. Следовательно, необходимо создать 3 зоны ответственности.

НМ2 365

Так как заранее не известно, кто именно будет отправлять счет на согласование, инициатором процесса может стать любой сотрудник. Зоны ответственности такого типа называются динамическими и обозначаются зеленым цветом.

Коммерческий директор и бухгалтер — участники процесса, роли которых известны заранее. Такие  зоны ответственности называются статическими. В настройках статических зон ответственности выберите исполнителей из организационной структуры.

НМ3 365

Затем опишите все этапы обработки заказа с помощью графических элементов. Добавьте на схему блоки согласования, закрытия согласования, оповещения и задачи. Дайте названия переходам из элементов.

НМ4 365

Рассмотрим подробно каждый элемент маршрута.

Стартовое событие

Когда сотрудник создает новый счёт в системе, открывается окно. В этом окне предусмотрены поля для внесения важной информации, например, о назначении счета, желаемой дате оплаты, сумме и т.д. После того, как поля будут заполнены, начнется бизнес-процесс и документ отправится по маршруту.

Внешний вид этого окна настраивается в стартовом событии на вкладке Форма.

НМ6 365

Чтобы добавить поле на форму, нажмите кнопку +Добавить в левом верхнем углу.  Укажите название и тип данных, которые  пользователь будет вносить в это поле. Например, для поля «Назначение счета» выберите тип данных «строка», для поля «Сумма» — «Деньги», для «Даты оплаты» — «Дата/Время» и т.д.

НМ7 365

Укажите, какие поля являются обязательными для заполнения.

Согласование счёта

На вкладке Основное укажите, какой именно документ вы отправляете на согласование. В нашем примере это счёт. Он уже добавлен в выпадающий список, потому что бизнес-процесс связан с приложением Счёт. НМ5 365 Если вы хотите ограничить срок согласования, на вкладке Время выполнения укажите сколько дней, часов или минут есть у сотрудника на выполнение этой задачи.

НМ8 365

На вкладке Переходы выберите переход по умолчанию.

НМ9 365

Переход Согласовать

Чтобы процесс пошел по переходу «Согласовать» необходимо задать условия, при которых система будет считать, что документ утвержден. Откройте окно настроек перехода, дважды нажав на него. Перейдите на вкладку Условия перехода и задайте процент согласования равным 100.

НМ10 365

Оповещение: Счет на оплату согласован

Для построения маршрута используется несколько блоков оповещений. Они размещаются на тех отрезках, где нужно проинформировать сотрудников о важных событиях в процессе.

В настройках оповещения необходимо указать название элемента на схеме и тему сообщения. На вкладке Получатели укажите, кому необходимо отправить оповещение. По умолчанию информируется участник процесса, в зоне ответственности которого расположен элемент. Если необходимо оповестить кого-то еще, нажмите на кнопку Добавить и укажите нужных сотрудников.

НМ11 365

Закрыть согласование

Этот элемент используется как вспомогательный для элемента Согласование. Он размещается на том отрезке, где необходимо завершить согласование документа и вынести резолюцию, не дожидаясь окончания бизнес-процесса.

Укажите, для какого документа необходимо вынести резолюцию и установите переключатель в положение Согласовано.

НМ12 365

Задача: Оплатить счет, прикрепить платёжку

Задача автоматически назначается тому сотруднику, в зоне ответственности которого она находится. Открыв страницу задачи, сотрудник видит всю информацию, необходимую для выполнения работы или принятия решения.

На странице задачи бухгалтера должны отображаться все те данные, которые инициатор внес при запуске процесса: сумма, назначение, дата и т.д. Кроме того, нужно добавить поле для платёжки типа файл.

Все эти настройки выполняются на вкладке Форма.

НМ13 365

3. Опубликуйте процесс

Опубликуйте процесс, чтобы ELMA365 могла выполнить его и автоматически назначить задачи. При публикации система проверит, верно ли составлена схема маршрута. Если в процессе есть ошибки, внизу страницы появится окно с предупреждением. Некритичные ошибки не препятствуют публикации процесса.

НМ14 365

4. Запустите маршрут

Чтобы запустить маршрут, выйдите из дизайнера процесса и добавьте новый счёт. Для этого в правом верхнем углу страницы приложения нажмите на кнопку +Счет. Откроется стартовое окно маршрута. Заполните все данные и нажмите Сохранить. НМ15 365

После этого автоматически запустится маршрут рассмотрения счета, и задача согласования будет назначена Коммерческому директору.

Когда процесс завершится, на странице приложения вы увидите карточку документа со всеми данными, внесенными в ходе процесса. Каждый раз, когда вы будете запускать новый процесс, на странице с Заказами будет добавляться новая карточка.

НМ16 365

В следующей статье читайте, как можно отслеживать движение документа по маршруту при помощи статусов.

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас