search string side menu

Корреспонденция / Работа с разделом

Работа с разделом

Приложение «Виды входящего письма»

Приложение Виды входящего письма используется для сортировки входящих писем по категориям.

Для добавления данных в приложение Виды входящего письма:

  1. Перейдите на страницу приложения и нажмите +Вид входящего письма.
  2. В открывшемся окне заполните поля: название вида и его описание.

correspondence_6

  1. Сохраните введенные данные.

Приложение «Маршруты процессов»

В приложении Маршруты процессов будут храниться данные для определения исполнителей на каждом этапе процесса обработки входящих и исходящих писем, а также длительность выполнения задачи исполнителем.

Чтобы добавить данные в приложение Маршруты процессов:

  1. Перейдите на страницу приложения и нажмите +Маршрут процесса.
  2. В открывшемся окне заполните необходимые поля:  

correspondence_1

  • Название* — укажите название маршрута;
  • Тип документа* — выберите один из двух вариантов: Исходящее письмо или Входящее письмо;
  • Согласующие — выберите сотрудников для первого и второго этапа согласования. Указанным сотрудникам будут направляться на согласование письма данного типа. Если согласующие не выбраны, письмо отправится сразу на подпись;
  • Длительность выполнения задачи — укажите срок выполнения соответствующей задачи по согласованию.

Также вы можете указать, требуется ли согласование с руководителем автора исходящего письма.

  1. Сохраните введенные данные.

Создание карточки входящего письма

Чтобы создать карточку входящего письма:

  1. Перейдите в приложение Входящие письма и нажмите +Входящее письмо.
  2. В открывшемся окне заполните необходимые поля:

correspondence_2

  • Тема* — укажите тему письма;
  • Компания* — укажите компанию-отправителя;
  • Подписант* — выберите сотрудника компании-отправителя, подписавшего письмо;
  • Получатель* — выберите сотрудника вашей компании, которому адресовано письмо;
  • Файл* — загрузите скан входящего письма;
  • Маршрут* — укажите маршрут, по которому письмо автоматически отправится после создания. 
  1. При необходимости заполните остальные поля.  
  2. Сохраните введенные данные.

Обработка входящего письма

После создания входящего письма автору поступит задача зарегистрировать его.

Если в начале работы с разделом вы не настроили регистрацию, пользователю, создавшему письмо, поступит задача обратиться к Администраторам системы за настройкой регистрации. Также автор может продолжить работу с письмом без регистрации.

Затем исполнителю, указанному в карточке маршрута процесса в блоке Вынесение резолюции, поступит задача рассмотреть входящее письмо и вынести решение: указать текст резолюции, ответственного за ее исполнение и срок выполнения резолюции. Также исполнитель может приложить файлы в карточке задачи. Введенные данные будут сохранены в карточке резолюции.

Задача исполнения резолюции будет направлена указанному в резолюции сотруднику. После ее исполнения в карточке резолюции будет автоматически указана дата выполнения, а пользователю, создавшему письмо, поступит оповещение о том, что резолюция исполнена.

Создание исходящего письма

Чтобы создать карточку исходящего письма:

  1. Перейдите в приложение Исходящие письма и нажмите +Исходящее письмо.
  2. В открывшемся окне заполните необходимые поля:

correspondence_3

  • Компания* — укажите компанию-получателя и компанию-отправителя;
  • Получатель* — выберите сотрудника компании, которому адресовано письмо;
  • Подписант* — выберите сотрудника компании-отправителя, подписавшего письмо;
  • Тема письма* — укажите тему письма;
  • Содержание* — введите текст письма.

Также вы можете выбрать, необходима ли генерация файла письма по шаблону.

  1. Сохраните введенные данные.

Выбор процесса согласования

После сохранения карточки исходящего письма будет запущен процесс Выбор процесса согласования.

В случае генерации письма по шаблону, файл письма формируется в системе в ходе бизнес-процесса и прикрепляется к карточке письма. Все указанные в полях данные автоматически подставятся в текст. При помощи сервиса Морфер система просклоняет должность и имя адресата по падежам.

correspondence_4

После этого автору нужно будет проверить письмо, а также выбрать маршрут согласования. Запустится процесс Обработка официального исходящего письма.

Обработка официального исходящего письма

Согласно выбранному маршруту процесса письмо будет направлено последовательно на согласование: руководителю пользователя, создавшего письмо, согласующим первого этапа, согласующим второго этапа. В зависимости от того, какие были заданы настройки в карточке маршрута процесса, тот или иной этап согласования будет пропущен.

Если у согласующих есть замечания, письмо будет возвращено автору на доработку. Автор может внести корректировки и повторно отправить письмо на согласование или отменить его подписание.

После того как все согласующие одобрили проект письма, оно направляется на подписание. Подписант также может вернуть письмо на доработку.

После подписания письма сотрудникам канцелярии поступит задача зарегистрировать его.

Если в начале работы с разделом вы не настроили регистрацию, сотрудникам канцелярии поступит задача обратиться к Администраторам системы за настройкой регистрации. Также сотрудники канцелярии могут продолжить работу с письмом без регистрации.

Затем сотрудникам канцелярии будет назначена задача отправить письмо и указать в карточке задачи данные отправки: дату и способ отправки, а также трек-номер.

correspondence.html meetings-arrangement.html