Решение Корреспонденция используется для регистрации, обработки и хранения входящих и исходящих документов вашей компании.
В состав решения входит раздел Корреспонденция со следующими компонентами:
- приложения Входящие документы и Исходящие документы — предназначены для работы с различными документопотоками компании. Здесь добавляются документы и выполняется их обработка по преднастроенным маршрутам. Вы можете отслеживать выполнение каждого этапа работы с документом;
- приложение Резолюции — хранит решения ответственных сотрудников об исполнении входящих документов, т. е. комментарий о дальнейшей обработке документа. Также позволяет отслеживать текущий статус входящего документа в процессе работы с резолюцией. По умолчанию приложение отображается только для пользователей, входящих в группу Администраторы;
- справочник Маршруты процессов — здесь для каждого вида документа можно задать маршрут обработки: кто и в какие сроки должен принять резолюцию, исполнить документ, согласовать его и т. д. В ходе процесса сотрудникам, указанным в маршруте, поступят соответствующие задачи;
- справочники Виды входящих документов и Виды исходящих документов — служат для сортировки документов по категориям. Для каждого вида прикрепляется свой маршрут обработки. При создании входящего или исходящего документа пользователь выбирает из списка нужный вид, после чего определяется его процесс;
- приложение Физические лица и контракт Справочник организаций — хранят данные о контрагентах. При добавлении входящего или исходящего документа пользователь выбирает из списка нужное физическое лицо или организацию;
- бизнес-процессы по обработке документов.
Первичная настройка раздела
- Импортируйте готовый раздел из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
- Во время установки решения Корреспонденция добавьте сотрудников в группу Канцелярия. Она предназначена для пользователей, ответственных за регистрацию и отправку документов. Также участники этой группы могут заполнять служебные справочники, данные которых используются при работе с разделом.
- Настройте доступы и укажите, кто из пользователей будет работать с решением.
По умолчанию заданы следующие настройки:
- создавать входящие и исходящие документы могут все пользователи;
- просматривать или редактировать документы могут автор и пользователи, включённые в группу Канцелярия;
- удалять документы могут только пользователи из группы Канцелярия;
- настраивать маршруты процессов и создавать виды входящих и исходящих документов могут только пользователи из группы Канцелярия;
- заполнять справочник Физические лица и контракт Справочник организаций могут все пользователи;
- отслеживать статус входящего документа в приложении Резолюции могут администраторы системы.
Подробнее о назначении прав доступа читайте в статье «Доступ к данным приложения».
- Настройте модуль электронной подписи, чтобы сотрудники могли подписать исходящий документ в ходе его обработки. Для этого:
- Перейдите в раздел Администрирование > Модули и выберите доступный модуль УКЭП: КриптоПро или НУЦ.
- Заполните поля на странице модуля.
- Сохраните настройки.
- Вы можете изменить настройки регистрации документов. По умолчанию для приложений Входящие документы и Исходящие документы уже включена регистрация и выбрано дело для нумерации в разделе Номенклатура.
Первичная настройка решения Корреспонденция завершена. Теперь пользователи, входящие в группу Канцелярия, могут заполнить нужные справочники для настройки работы с решением. Подробнее об этом читайте в статье «Заполнить справочники корреспонденции».