Заполните справочники, необходимые для создания документов и определения маршрута их обработки:
- Виды входящих документов;
- Виды исходящих документов;
- Маршруты процессов;
- Справочник организаций;
- Физические лица.
Обратите внимание, по умолчанию настраивать маршруты процессов и создавать виды входящих и исходящих документов могут только пользователи из группы Канцелярия.
Добавить виды входящих и исходящих документов
В каждой компании существуют разные виды входящих и исходящих документов, например, акты, коммерческие предложения, ответы на жалобы и другие. Добавление видов позволяет разделить документы на категории и задать для каждого вида свой маршрут обработки.
При создании документа пользователь выбирает его вид. Это определяет маршрут обработки документа и исполнителей, которым в ходе процесса поступят задачи.
Чтобы создать вид документа:
- Перейдите в справочник Вид входящего документа или Вид исходящего документа;
- В правом верхнем углу страницы нажмите кнопку создания элемента;
- В открывшемся окне заполните следующие поля, которые одинаковы для обоих видов документопотока:
- Название* — введите название вида входящего или исходящего документа;
- Маршрут* — создайте маршрут, по которому отправится входящий или исходящий этого вида после его создания. Для этого нажмите кнопку + Создать. Все маршруты отобразятся в приложении Маршруты процессов. Если подходящий маршрут уже создан, вы можете выбрать его из списка;
- Описание — добавьте дополнительную информацию о данном виде документа.
Настроить маршрут для входящего документопотока
- Добавить маршрут вы можете двумя способами:
- при создании вида входящего документа;
- на странице справочника Маршруты процессов. Для этого в правом верхнем углу страницы нажмите + Маршрут процесса.
- В открывшемся окне заполните следующие поля:
- Название* — укажите название маршрута;
- Документопоток* — выберите из списка опцию Входящий документопоток;
- Вид маршрута* — отметьте один из вариантов:
- Требуется резолюция — выберите эту опцию, если входящий документ нужно отправить на рассмотрение сотруднику, который укажет информацию о его исполнении — дальнейшие действия для обработки документа;
- Только исполнение — выберите эту опцию, если по документу не требуется вынесение резолюции. Тогда документ сразу поступит на исполнение сотруднику, указанному в настройках маршрута;
- На ознакомлении — отметьте сотрудников, которым направится документ для просмотра после его создания. Ознакомление выполняется параллельно с другими этапами обработки документа.
В зависимости от выбранного вида маршрута заполните дополнительные поля, которые определят исполнителей задач:
- Выносящий резолюцию — в этом блоке укажите пользователя, которому в ходе процесса поступит задача рассмотреть документ, указать дальнейшие шаги для его обработки и выбрать исполнителя этих требований. Также установите срок обработки задачи вынесения резолюции;
- Контролирующий исполнение резолюции — в этом блоке отметьте сотрудника, которому придёт задача проверить отчёт о выполнении требований по обработке документа. Также установите сроки выполнения задачи.
- Исполнители* — поле заполняется для маршрута, в котором отмечена опция Только исполнение. Выберите одного или нескольких сотрудников, которым придёт задача обработать входящий документ и прикрепить отчёт об исполнении. Конкретные действия исполнителя зависят от требований и регламентов, установленных внутри компании.
- Сохраните данные.
Настроить маршрут для исходящего документопотока
- Добавить маршрут вы можете двумя способами:
- при создании вида исходящего документа;
- на странице справочника Маршруты процессов. Для этого в правом верхнем углу страницы нажмите + Маршрут процесса.
- В открывшемся окне заполните следующие поля:
- Название* — укажите название маршрута;
- Документопоток* — выберите опцию Исходящий документопоток;
- Требуется согласование с руководителем — по умолчанию установлено значение Нет. Чтобы документ отправился на согласование руководителю сотрудника, который его добавил, отметьте значение Да и установите срок выполнения этой задачи;
- Согласующие — определите, сколько этапов согласования требуется, и выберите для них ответственных. Максимум можно задать три этапа. В ходе процесса этим пользователям последовательно поступят задачи согласовать документ. Если согласующие не выбраны, документ отправится сразу на подписание сотруднику, указанному в карточке создания исходящего документа;
- Длительность выполнения задачи — укажите срок выполнения задачи согласования.
- Сохраните данные.
Добавить данные о контрагентах
В приложении Физические лица и в контракте Справочник организаций хранятся данные о контрагентах, с которыми происходит обмен документами.
При создании входящего или исходящего документа пользователь выбирает юридическое или физическое лицо из списка.
По умолчанию добавлять карточки контрагентов могут все пользователи.
- Чтобы добавить данные о физическом лице, перейдите в справочник Физические лица, в правом верхнем углу страницы нажмите кнопку создания элемента и заполните необходимые поля.
Также добавить физическое лицо можно при создании входящего или исходящего документа.
- По умолчанию в контракте Справочник организаций отображаются данные о контрагентах, созданных в приложении Компании раздела CRM. В настройках контракта вы можете выбрать другое приложение-источник, в котором хранятся данные об организациях. Так, вы можете добавлять компании в приложение-источник, и эти элементы также отобразятся в контракте Справочник организаций.
Подробнее о разделе читайте в статьях «Работа с входящими документами» и «Работа с исходящими документами».