search string side menu

Служебные записки / Работа с разделом

Работа с разделом

Приложение «Типы служебных записок»

Приложение Типы служебных записок используется для ускорения заполнения служебной записки соответствующего типа. Информация, сохраненная в карточке типа, будет автоматически подставляться в поля при создании служебной записки данного типа.

Для добавления данных в приложение Типы служебных записок:

  1. Перейдите на страницу приложения.
  2. В правом верхнем углу нажмите +Тип служебной записки. В открывшемся окне заполните необходимые поля:

memos_1

  • Название* — укажите название типа в произвольном виде, например, «О выдаче пропуска», «О премировании»;
  • Тема* — введите текст, который будет автоматически подставлен в поле Тема при создании служебной записки этого типа;
  • Содержание — введите образец текста служебной записки;
  • Кому — выберите сотрудника, которому по умолчанию будут направляться служебные записки данного типа.
  1. Сохраните введенные данные.

Создание новой служебной записки

Для создания и отправки новой служебной записки в разделе Служебные записки:

  1. Перейдите в приложение Служебные записки и в правом верхнем углу нажмите кнопку +Служебная записка.
  2. В открывшейся форме заполните обязательные поля: Кому, Тема и Содержание.

memos_2

  1. Нажмите кнопку На согласование руководителю.

Согласование служебной записки

После того как служебная записка была создана, руководителю сотрудника, создавшего записку, придет задача согласования данной записки.

Задача согласования ограничена 4 часами рабочего времени. Руководитель должен ознакомиться со служебной запиской и принять решение — согласовать или отклонить данную записку:

  • После согласования производится регистрация служебной записки.
  • В случае отказа записка будет возвращена автору на доработку. Комментарии согласующего будут отображены в листе согласования.

memos_3

Регистрация служебной записки

Если в начале работы с решением вы настроили регистрацию, документу будет присвоен учетный номер, согласно номенклатуре. Присвоенный номер регистрации будет отображаться в названии служебной записки.

В противном случае автору служебной записки поступит задача обратиться к Администраторам системы за настройкой регистрации. После этих настроек на форме задачи автор записки сможет зарегистрировать документ и нажать кнопку Далее. Также автор может отправить служебную записку на рассмотрение без регистрации.

Рассмотрение служебной записки

После регистрации служебной записки у ответственного сотрудника, которому адресована записка, появится задача ее рассмотрения.

Сотрудник может:

  • рассмотреть служебную записку самостоятельно и указать результаты рассмотрения;
  • направить задачу на исполнение другому сотруднику. Для этого нужно:
    • указать исполнителя, срок выполнения задачи, а также при необходимости указать комментарий;
    • нажать кнопку Согласовать;
  • отказать в исполнении. В случае отказа автору служебной записки будет отправлено уведомление с отказом, а записке будет присвоен статус Отменена.

Исполнение служебной записки

В случае отправки служебной записки на исполнение, указанному сотруднику поступит новая задача. Исполнитель может ознакомиться с темой, содержанием задачи и комментарием.

По результатам выполнения исполнитель должен оставить свой комментарий по завершению задачи.

Если у исполнителя нет возможности выполнить задачу, ему необходимо указать причины. После этого ответственному сотруднику повторно поступит задача по рассмотрению служебной записки с указанием причин, по которым исполнитель не смог выполнить поставленную задачу.

memos.html internal-documents.html