Список действий, которые отображаются в виджете История активностей, настраивает администратор системы. Перейдите к настройкам одним из способов:
- откройте раздел Администрирование > История активностей;
- в разделе CRM откройте приложение Контакты. Рядом с названием приложения нажмите значок шестерёнки и выберите пункт История активностей.
На открывшейся странице отобразится список всех действий, по которым в системе сохраняются данные. Они разделены в соответствии с видами активностей — Основные и Пользовательские.
Здесь вы можете:
- Установить срок хранения активностей.
Определите, в течение какого времени информация об активностях хранится в системе и отображается в карточках элементов. Доступные опции зависят от используемой поставки:
- для ELMA365 SaaS — устанавливается срок в шесть месяцев;
- для ELMA365 On-Premises — можно хранить данные полгода, год или бессрочно.
- Добавить вид активности.
Создайте собственную активность в блоке Пользовательские, чтобы отслеживать дополнительные действия менеджеров и клиентов. Для фиксации данных по активности после создания её нужно указать в пользовательском бизнес‑процессе в блоке Создать запись активности. - Скрыть активность.
Опция позволяет не показывать активность в виджете История активностей. Например, если определённое действие выполняется часто, и в карточках скапливается много неинформативных записей. Для этого напротив активности нажмите
. Информация по скрытой активности продолжит сохраняться и использоваться для расчёта стадий прогрева клиентов, но не будет отображаться в карточке контакта.
Если вы скрыли пользовательскую активность, её невозможно указать в бизнес-процессе при настройке блока Создать запись активности. Настроенные ранее процессы продолжат работать без ошибок. - Задать видимость полей активности.
Определите, какую информацию об активности пользователь увидит в виджете История активностей. Подробнее читайте в разделе «Настроить отображение полей активности». - Настроить создание активностей.
Если на карточку лида, сделки или в данные задачи CRM добавлены поля с дополнительными контактами, можно настроить создание активностей по этим контактам. Например, в контекст задачи Встреча добавлено свойство Руководитель клиента, которое ссылается на приложение Контакты. В карточке этого контакта можно отслеживать создание и выполнение задачи Встреча. Подробнее читайте в разделе «Настроить правила создания активности». - Удалить пользовательскую активность.
Если добавленная ранее активность больше не актуальна для компании, её можно удалить. Для этого нажмите напротив названия активности значок корзины.
Данные по удалённым активностям перестают сохраняться в системе и учитываться при расчёте стадий прогрева контактов. Записи не отображаются в виджете История активностей. Также после удаления активность скрывается из настроек.
Обратите внимание, если удалённая активность указана в бизнес‑процессе в блоке Создать запись активности, во время исполнения произойдёт ошибка. Ход процесса определяется настройками блока, указанными на вкладке Обработка ошибок. - Восстановить удалённую активность.
Если нужно возобновить сбор данных по удалённой активности, восстановите её. Для этого под колонкой Действия нажмите значок
и выберите опцию Показать удалённые. Затем напротив нужной активности нажмите значок 
и подтвердите действие. Бизнес‑процессы, в которых задействована восстановленная активность, снова будут выполняться без ошибок.
Добавить пользовательскую активность
Для учёта взаимодействий с клиентами, которых нет среди стандартных вариантов, вы можете добавить собственные активности. Например, если важно фиксировать, что клиенту отправлено пуш‑уведомление или получение заказа подтверждено.
При экспорте раздела CRM пользовательские активности выгружаются. Их можно импортировать в другую компанию с версией системы 2024.1 и выше.
Фиксация данных по пользовательской активности настраивается в три этапа: новый вид активности добавляется в настройках, действие описывается в бизнес‑процессе с помощью различных блоков, после этих блоков на схему процесса добавляется блок создания записи активности.
Рассмотрим подробнее, как настроить фиксацию данных.
Шаг 1. Создание вида активности
- В настройках истории активностей в блоке Пользовательские нажмите + Добавить вид активности. Если активность описывает действие клиента, создайте её в блоке Входящие, если действие со стороны компании — в блоке Исходящие.
- Укажите название и описание. Задайте уникальный код из латинских букв, цифр и знака подчёркивания, который будет использоваться для идентификации активности.
- Сохраните настройки.
Шаг 2. Описание действия в процессе
- Перейдите в бизнес-процесс, в рамках которого происходит взаимодействие с клиентом.
- Убедитесь, что в контексте процесса есть переменная типа Приложение, ссылающаяся на Контакты. В ходе процесса в неё должен записываться контакт, по которому добавляется запись активности. Например, с помощью блока Присваивание или в рамках задачи.
- Смоделируйте в процессе действие, по которому фиксируется запись. Для этого можно использовать любые графические элементы. Например, если вы хотите фиксировать отправку SMS сообщений о готовности заказа, используйте блок Отправить SMS.
Шаг 3. Фиксация активности в процессе
- После блока, который описывает содержание пользовательской активности, добавьте на схему блок Создать запись активности. В рамках этого блока происходит только сохранение записи о взаимодействии с клиентом. Когда процесс дойдёт до него, действие должно быть уже выполнено.
- В настройках блока укажите вид активности, созданный на шаге 1, и переменную, в которую в ходе процесса записывается контакт. Подробнее о настройках читайте в статье «Создать запись активности».
- Завершите моделирование бизнес-процесса. Нажмите на верхней панели Сохранить и Опубликовать.
В ходе процесса сначала выполнятся действия по активности, описанные другими графическими элементами, затем в блоке Создать запись активности информация зафиксируется в системе.
Запись по активности отобразится в карточке контакта и будет учтена при расчёте его стадии прогрева.
Настроить отображение полей активности
Вы можете определить, какую информацию показывать в виджете История активностей по каждому виду действий.
Для пользовательских активностей в виджете можно отобразить только поля контакта. Для основных активностей, в зависимости от связанного с ними объекта, также доступны поля:
- задачи CRM;
- сделки или лида;
- электронного письма;
- элемента приложения Звонки.
Чтобы настроить отображаемые поля:
- Напротив активности в списке нажмите значок шестерёнки.
- В открывшемся окне на вкладке Отображение в виджете перенесите поля из колонки Контекст в список отображаемых свойств.
Чтобы убрать свойство из списка, нажмите напротив него значок корзины.
- Укажите, какая информация будет отображаться в виджете всегда. Для этого напротив поля установите флажок в колонке Краткий список. Остальные поля отобразятся, только если пользователь раскроет подробную информацию об активности.
- Нажмите в окне Сохранить.
- Сохраните настройки истории активностей.
Пользователь увидит указанные поля при просмотре истории активностей в виджете.
Настроить правила создания активности
В контекст лида, сделки или задачи CRM можно добавлять пользовательские свойства, которые хранят дополнительные контакты. Вы можете активировать создание записей о взаимодействии с этими контактами.
Например, в контексте задачи Встреча добавлено пользовательское свойство Руководитель клиента. По умолчанию для контактов, указанных в поле Руководитель клиента, не отслеживается история взаимодействия. Вы можете включить отслеживание в настройках активностей Задача «Встреча» создана и Задача «Встреча» сделана.
Активировать создание записей о взаимодействии можно для следующих видов активностей:
- Входящие — Новый лид, Новая сделка, а также системные и пользовательские активности вида Задача <Название задачи> сделана;
- Исходящие — системные и пользовательские активности вида Задача <Название задачи> создана.
Для этого:
- В списке активностей выберите нужную и справа от её названия нажмите значок шестерёнки. Например, выберем активность Задача «Встреча» создана.
- В открывшемся окне перейдите на вкладку Правила создания активности.
- Выберите свойства лида, сделки или задачи CRM, для которых будет сохраняться история активности. Для выбора доступны пользовательские и некоторые системные поля с типом Приложение, в которых хранятся контакты.
- Нажмите в окне Сохранить.
- Выполните указанные выше шаги настроек для активности Задача «Встреча» сделана.
- Сохраните настройки истории активностей.
Теперь для контактов, указанных в задаче Встреча в пользовательском поле Руководитель клиента, будет сохраняться история активностей Задача «Встреча» создана и Задача «Встреча» сделана.