ELMA365 КЭДО автоматизирует кадровый документооборот, учёт рабочего времени и взаимодействие сотрудников с кадровой службой.
Основные функциональные возможности продукта:
- отдельные рабочие пространства для сотрудников и специалиста отдела кадров;
- готовые маршруты для проведения кадровых процедур;
- гибкие механизмы электронного подписания документов;
- автоматическая генерация документов по шаблонам;
- электронный архив документов;
- контроль нормативных сроков (SLA) выполнения задач.
Рассмотрим инструменты ELMA365 КЭДО подробнее.
Рабочие пространства
Личный кабинет сотрудника
Для удалённого взаимодействия работодателя с сотрудниками и кандидатами используется внешний портал КЭДО. Личный кабинет доступен с мобильных устройств и персональных компьютеров и позволяет:
- проходить процесс трудоустройства в дистанционном формате;
- подавать заявления и запросы по кадровым событиям через единый каталог;
- выполнять задачи, поставленные в ходе процессов: заполнение личных данных, ознакомление с документами, подписание приказов и заявлений и т. д.;
- отслеживать статусы отправленных запросов и историю их согласования;
- просматривать персональный архив кадровых документов и скачивать их.
Подробнее о том, как устроен портал, читайте в статье «Портал КЭДО: функции и возможности для сотрудников».
Рабочее место специалиста по кадрам
Специалисты отдела кадров обрабатывают запросы сотрудников в интерфейсе ELMA365. В рамках одной страницы они могут:
- отслеживать запущенные в организации процессы согласования и подписания документов;
- контролировать продвижение заявок и сроки выполнения задач сотрудниками;
- просматривать информацию о сотрудниках, например график отсутствий;
- искать документы по параметрам.
Подробнее о возможностях пространства читайте в статье «Главная рабочая страница сотрудника отдела кадров».
Ведение кадровых процессов
В системе преднастроены бизнес-процессы для основных кадровых процедур:
- трудоустройство кандидатов — процесс приёма на работу выполняется удалённо. Пользователь загружает личные документы и заполняет данные на портале КЭДО. В системе формируется пакет документов для трудоустройства. Кандидат подписывает их выпущенной электронной подписью и знакомится с необходимыми локальными нормативными актами (ЛНА);
- планирование и исполнение отпусков — ежегодный сбор пожеланий сотрудников к графику отпусков, автоматическое выявление пересечений дат внутри отделов, формирование графика, а также проведение внеплановых отпусков и переносов дат;
- оформление командировок — организация служебных поездок, включая согласование расходов, выпуск приказов и предоставление сотрудником авансового отчёта;
- изменения в штате и переводы — оформление индивидуальных или массовых переводов сотрудников, изменений персональных данных, а также совмещений должностей и исполнения обязанностей временно отсутствующих коллег;
- сопутствующие сервисы — автоматическая отправка расчётных листов сотрудникам и уведомлений о больничных листах в отдел кадров.
С полным списком кадровых процессов можно ознакомиться в статьях «Работа в разделе „КЭДО 3.0“», «Работа в разделе „УРВ“».
Механизмы подписания документов
Для работы со всеми типами документов реализованы гибкие инструменты электронного подписания:
- произвольные маршруты — отправка на ознакомление или подписание любых внешних файлов в форматах .pdf, .docx или .xlsx выбранному списку пользователей;
- выпуск подписи — отправка запроса на создание усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) в удостоверяющий центр напрямую из ELMA365. Пользователь сможет подписывать документы сразу после подтверждения выпуска сертификата;
- перевод документов из цифрового в бумажный вид — в рамках бизнес-процессов сотруднику можно поставить задачу распечатать документ и передать оригинал в отдел кадров.
Генерация документов по шаблонам
В ELMA365 КЭДО предусмотрена работа с шаблонами документов:
- автоматическое заполнение — формирование печатных форм на основе данных из карточки сотрудника, его заявления и связанных системных справочников;
- настройка шаблонов — создание и редактирование текущих шаблонов для их адаптации к потребностям компании.
Электронный архив документов
Архив обеспечивает долгосрочное хранение кадровых документов в соответствии с требованиями Федерального закона РФ № 63-ФЗ:
- в архиве содержатся исходные файлы документов, файлы электронных подписей, служебные XML-файлы и визуальные копии документов со штампом подписи.
- предусмотрен экспорт реестра кадровых документов по заданным фильтрам в формат .xlsx.
Учёт нормативного времени (SLA)
В системе можно установить нормативное время на обработку кадровых запросов и выполнение задач пользователями. Это позволяет контролировать продвижение документов по процессам и уведомлять руководителей о невыполнении сроков.