Базовые возможности > Календарь / События в календаре

События в календаре

В личном календаре отображаются все события, в которых участвует сотрудник, включая события из календарей-приложений.  

Пользователь может создавать обычные и повторяющиеся события, редактировать и закрывать их, а также настраивать оповещения.  

Создать событие

Создать событие в личном календаре можно двумя способами:

  1. Дважды нажать на ячейку календаря.
  2. Нажать кнопку + Событие в правом верхнем углу страницы.

calendar-events-1

После этого откроется окно добавления события:  

calendar-events-2

  • Название* — укажите название события;
  • Дата начала*, Дата окончания* — введите вручную или нажмите на значок calendar-events-3 и укажите дату начала и окончания события. Аналогично укажите время;
  • Периодическое — отметьте опцию, если хотите создать повторяющееся событие, и задайте дополнительные параметры:  
    • Периодичность — укажите, как часто будет повторяться событие: По рабочим дням (с учётом рабочего календаря), Ежедневно, По неделям, По месяцам, Ежеквартально или Ежегодно.

Например, чтобы событие повторялось во второй понедельник каждого месяца, укажите Повторять каждый 1 месяц, а затем задайте нужный день недели:

calendar-events-6

Также вы можете создать событие, которое будет повторяться в определённый день месяца. Например, один раз в четыре месяца 10 числа:

calendar-events-7

Рассмотрим другой пример. Допустим, вам нужно, чтобы событие повторялось один раз в две недели по понедельникам и средам. В этом случае задайте следующие параметры:

calendar-events-8

    • Завершить — укажите дату окончания повторяющегося события. Вы можете оставить поле пустым, тогда событие будет повторяться, пока вы не отредактируете его и не укажете дату окончания;  
  • Участники* — по умолчанию в поле указан текущий пользователь. Чтобы добавить другого пользователя, выберите его из раскрывающегося списка. В личных календарях всех перечисленных пользователей отобразится запись о событии;
  • Внешние участники — выберите элемент приложения Контакты для указания клиента, принимающего участие в событии. С помощью кнопки +Создать вы можете добавить в приложение новый контакт;
  • Отправить уведомления на E-mail — включите опцию, чтобы после создания события все участники получили оповещение о нём на электронную почту. В письме будет содержаться файл формата .ics с деталями события. Уведомления будут отправлены на электронные адреса, указанные в карточке контакта в поле Рабочая почта, а также в профиле пользователя ELMA365;
  • Место — укажите место проведения события;
  • Описание — укажите информацию о планируемом событии;  
  • Ссылка — вставьте ссылку, связанную с событием, например, ссылку-приглашение на онлайн-встречу;
  • Связанный элемент — выберите элемент приложения, относящийся к планируемому событию. Например, при создании встречи с клиентом, вы можете указать в событии сделку, а при обсуждении договора — его файл.

Нажмите кнопку Сохранить.

После этого запланированное событие будет добавлено в календарь.

Если вы попытаетесь создать событие на дату и время, которые были ранее зарезервированы под другое событие, то увидите предупреждение об этом.

Посмотреть событие  

Выберите событие в календаре и нажмите на него. Откроется карточка события:

calendar-events-5

Здесь вы можете посмотреть полную информацию о событии, изменить его, нажав кнопку Редактировать, или удалить. При удалении периодического события откроется окно, в котором нужно выбрать: удалить весь ряд или текущий элемент. Удалённое событие исчезнет из ячейки календаря.  

Также вы можете настроить напоминание о событии, которое придёт вам в ленту в виде уведомления. Для этого нажмите кнопку +Напоминание и в появившемся поле укажите дату и время.

Изменить дату и время события

Изменять дату и время начала и окончания события можно двумя способами:

  1. Нажать кнопку Редактировать в карточке события и изменить даты и время вручную.
  2. Перетащить событие на нужные дату и время. Если вы используете календарь на неделю или день, можно изменить время с шагом 15 минут. В календаре на месяц переместить событие можно только на другую дату, время останется прежним.

Если в событии включена опция Отправить уведомления на E-mail, все участники получат оповещение с отредактированными деталями события.

Статусы событий

У событий личного календаря есть два статуса: Открыто и Закрыто. При создании все события получают статус Открыто. Чтобы изменить статус, откройте карточку события и нажмите кнопку Закрыть.

СС_01

После этого статус события изменится, а само событие будет зачёркнуто в календаре.

Удалённое событие также получает статус Закрыто, но не отображается в календаре.

Задачи согласования и ознакомления в календаре

По умолчанию в календаре отобразятся назначенные вам задачи ознакомления и согласования со сроком выполнения. Чтобы не перегружать календарь, отключите соответствующие опции в профиле пользователя на вкладке Документооборот.