В личном календаре отображаются все события, в которых участвует сотрудник, включая события из календарей-приложений.
Пользователь может создавать обычные и повторяющиеся события, редактировать и закрывать их, а также настраивать оповещения.
Создать событие
Создать событие в личном календаре можно двумя способами:
- Дважды нажать на ячейку календаря.
- Нажать кнопку + Событие в правом верхнем углу страницы.
После этого откроется окно добавления события:
- Название* — укажите название события;
- Дата начала*, Дата окончания* — введите вручную или нажмите на значок
и укажите дату начала и окончания события. Аналогично укажите время; - Периодическое — отметьте опцию, если хотите создать повторяющееся событие, и задайте дополнительные параметры:
- Периодичность — укажите, как часто будет повторяться событие: По рабочим дням (с учётом рабочего календаря), Ежедневно, По неделям, По месяцам, Ежеквартально или Ежегодно.
Например, чтобы событие повторялось во второй понедельник каждого месяца, укажите Повторять каждый 1 месяц, а затем задайте нужный день недели:
Также вы можете создать событие, которое будет повторяться в определённый день месяца. Например, один раз в четыре месяца 10 числа:
Рассмотрим другой пример. Допустим, вам нужно, чтобы событие повторялось один раз в две недели по понедельникам и средам. В этом случае задайте следующие параметры:
- Завершить — укажите дату окончания повторяющегося события. Вы можете оставить поле пустым, тогда событие будет повторяться, пока вы не отредактируете его и не укажете дату окончания;
- Участники* — по умолчанию в поле указан текущий пользователь. Чтобы добавить другого пользователя, выберите его из раскрывающегося списка. В личных календарях всех перечисленных пользователей отобразится запись о событии;
- Внешние участники — выберите элемент приложения Контакты для указания клиента, принимающего участие в событии. С помощью кнопки +Создать вы можете добавить в приложение новый контакт;
- Отправить уведомления на E-mail — включите опцию, чтобы после создания события все участники получили оповещение о нём на электронную почту. В письме будет содержаться файл формата .ics с деталями события. Уведомления будут отправлены на электронные адреса, указанные в карточке контакта в поле Рабочая почта, а также в профиле пользователя ELMA365;
- Место — укажите место проведения события;
- Описание — укажите информацию о планируемом событии;
- Ссылка — вставьте ссылку, связанную с событием, например, ссылку-приглашение на онлайн-встречу;
- Связанный элемент — выберите элемент приложения, относящийся к планируемому событию. Например, при создании встречи с клиентом, вы можете указать в событии сделку, а при обсуждении договора — его файл.
Нажмите кнопку Сохранить.
После этого запланированное событие будет добавлено в календарь.
Если вы попытаетесь создать событие на дату и время, которые были ранее зарезервированы под другое событие, то увидите предупреждение об этом.
Посмотреть событие
Выберите событие в календаре и нажмите на него. Откроется карточка события:
Здесь вы можете посмотреть полную информацию о событии, изменить его, нажав кнопку Редактировать, или удалить. При удалении периодического события откроется окно, в котором нужно выбрать: удалить весь ряд или текущий элемент. Удалённое событие исчезнет из ячейки календаря.
Также вы можете настроить напоминание о событии, которое придёт вам в ленту в виде уведомления. Для этого нажмите кнопку +Напоминание и в появившемся поле укажите дату и время.
Изменить дату и время события
Изменять дату и время начала и окончания события можно двумя способами:
- Нажать кнопку Редактировать в карточке события и изменить даты и время вручную.
- Перетащить событие на нужные дату и время. Если вы используете календарь на неделю или день, можно изменить время с шагом 15 минут. В календаре на месяц переместить событие можно только на другую дату, время останется прежним.
Если в событии включена опция Отправить уведомления на E-mail, все участники получат оповещение с отредактированными деталями события.
Статусы событий
У событий личного календаря есть два статуса: Открыто и Закрыто. При создании все события получают статус Открыто. Чтобы изменить статус, откройте карточку события и нажмите кнопку Закрыть.
После этого статус события изменится, а само событие будет зачёркнуто в календаре.
Удалённое событие также получает статус Закрыто, но не отображается в календаре.
Задачи согласования и ознакомления в календаре
По умолчанию в календаре отобразятся назначенные вам задачи ознакомления и согласования со сроком выполнения. Чтобы не перегружать календарь, отключите соответствующие опции в профиле пользователя на вкладке Документооборот.