В личном календаре отображаются все события, в которых участвует сотрудник, включая события из календарей-приложений.
Пользователь может создавать обычные и повторяющиеся события, редактировать и закрывать их, а также настраивать оповещения.
Создать событие
- Добавьте событие в личном календаре одним из способов:
- Дважды нажать на ячейку календаря.
- Нажать кнопку + Событие в правом верхнем углу страницы.
- В открывшемся окне заполните поля:
- Название* — укажите название события;
- Дата начала*, Дата окончания* — введите вручную или нажмите на значок
и укажите дату начала и окончания события. Аналогично укажите время; - Периодическое — отметьте опцию, если хотите создать повторяющееся событие, и задайте дополнительные параметры:
- Периодичность — укажите, как часто будет повторяться событие: По рабочим дням (с учётом рабочего календаря), Ежедневно, По неделям, По месяцам, Ежеквартально или Ежегодно.
Как настроить повторение события по месяцам
Чтобы событие повторялось во второй понедельник каждого месяца, укажите Повторять каждый 1 месяц, а затем задайте нужный день недели:
Также вы можете создать событие, которое будет повторяться в определённый день месяца. Например, один раз в четыре месяца 10 числа:
|
Как настроить повторение события по неделям
|
- Завершить — укажите дату окончания повторяющегося события. Вы можете оставить поле пустым, тогда событие будет повторяться, пока вы не отредактируете его и не укажете дату окончания;
- Участники* — по умолчанию в поле указан текущий пользователь. Чтобы добавить другого пользователя, выберите его из раскрывающегося списка. В личных календарях всех перечисленных пользователей отобразится запись о событии;
- Внешние участники — выберите элемент приложения Контакты для указания клиента, принимающего участие в событии. С помощью кнопки +Создать вы можете добавить в приложение новый контакт;
- Отправить уведомления на E-mail — включите опцию, чтобы после создания события все участники получили оповещение о нём на электронную почту. В письме будет содержаться файл формата .ics с деталями события. Уведомления будут отправлены на электронные адреса, указанные в карточке контакта в поле Рабочая почта, а также в профиле пользователя ELMA365;
- Место — укажите место проведения события;
- Описание — укажите информацию о планируемом событии;
- Ссылка — вставьте ссылку, связанную с событием, например, ссылку-приглашение на онлайн-встречу;
- Связанный элемент — выберите элемент приложения, относящийся к планируемому событию. Например, при создании встречи с клиентом, вы можете указать в событии сделку, а при обсуждении договора — его файл.
- Нажмите кнопку Сохранить. При этом в системе проверяются календари участников. Если есть пересечения, вы можете запланировать встречу на подходящее для всех время.
Если все участники свободны, событие добавится в календарь.
Проверка занятости участников при создании события
При добавлении события проверяются рабочие календари участников. Если на выбранное время у кого-то запланирована другая встреча:
- Появится предупреждение о занятости. Если участник открыл вам доступ к своему личному календарю, в предупреждении вы увидите название пересекающегося события.
Вы можете создать событие на выбранное время, даже если оно пересекается с другими встречами. Для этого нажмите Все равно продолжить. - Чтобы подобрать подходящее для всех участников время, нажмите Найти доступное время. Откроется окно поиска. В нём можно:
- скорректировать список участников и продолжительность события;
- выбрать другую дату — автоматически подставится ближайший свободный интервал в рамках рабочего времени, установленного у участников события.
При необходимости в поле Время вы можете назначить событие на любой период за пределами рабочих часов.
- Нажмите Продолжить, чтобы добавить событие в календари участников.
Посмотреть событие
Выберите событие в календаре и нажмите на него. Откроется карточка события:
Здесь вы можете посмотреть полную информацию о событии, изменить его, нажав кнопку Редактировать, или удалить.
Если администратор системы включил архивацию событий, автор закрытого события может отправить его в архив с помощью кнопки Архивировать. Запись перестанет отображаться в календарях участников события.
Также вы можете настроить напоминание о событии, которое придёт вам в ленту в виде уведомления. Для этого нажмите кнопку +Напоминание и в появившемся поле укажите дату и время.
Изменить или удалить событие
По умолчанию право на редактирование и удаление события, созданного в личном календаре, есть только у его автора. В настройках доступа к своему календарю он может выдать права на эти действия другим сотрудникам.
Если автор события удалён или заблокирован, его участники могут отредактировать или удалить событие.
Изменять дату и время начала и окончания события можно двумя способами:
- Нажать кнопку Редактировать в карточке события и изменить даты и время вручную.
- Перетащить событие на нужные дату и время. Если вы используете календарь на неделю или день, можно изменить время с шагом 15 минут. В календаре на месяц переместить событие можно только на другую дату, время останется прежним.
Если в событии включена опция Отправить уведомления на E-mail, все участники получат оповещение с отредактированными деталями события.
При удалении периодического события откроется окно, в котором нужно выбрать: удалить весь ряд или текущий элемент. Удалённое событие исчезнет из ячейки календаря. Чтобы просмотреть его, воспользуйтесь в окне расширенного поиска фильтром Удаленные.
Статусы событий
У событий личного календаря есть два статуса: Открыто и Закрыто. При создании все события получают статус Открыто. Чтобы изменить статус, откройте карточку события и нажмите кнопку Закрыть.
После этого статус события изменится, а само событие будет зачёркнуто в календаре.
Удалённое событие также получает статус Закрыто, но не отображается в календаре.
Задачи согласования и ознакомления в календаре
По умолчанию в календаре отобразятся назначенные вам задачи ознакомления и согласования со сроком выполнения. Чтобы не перегружать календарь, отключите соответствующие опции в профиле пользователя на вкладке Документооборот.