В ELMA365 вы можете архивировать компоненты системы. Эти данные не отображаются в интерфейсе, а на стороне сервера сохраняются в отдельной таблице базы данных. Это оптимизирует систему и позволяет работать только с актуальными данными.
Архивировать компоненты можно:
- автоматически — для разных структур на языке EQL365 задаются условия выбора объектов для архивации. Например, можно отправить в архив элементы в определённом статусе или события, завершённые больше месяца назад;
- вручную — если объект не попадает под условия автоматической архивации, пользователь может отправить его в архив с помощью специальной кнопки в его карточке.
Начало внимание
Архивация доступна только в редакции ELMA365 Saas Enterprise и поставке ELMA365 On‑Premises.
Конец внимание
Важно: архивация данных реализована в испытательном режиме и может работать нестабильно. Чтобы активировать её, обратитесь в техподдержку для включения фича-флага.
Вы можете архивировать:
- неактуальные и удалённые элементы приложений всех типов;
- закрытые события календаря;
- прерванные и завершённые экземпляры бизнес-процессов и их процессные задачи.
Настроить архивацию элементов приложения
Вы можете включить архивацию неактуальных и удалённых элементов приложений всех типов. Они не будут отображаться в интерфейсе системы, их нельзя открыть по ссылке или восстановить из архива. Пользователи смогут работать только с актуальными данными.
Для этого:
- Напротив названия приложения нажмите значок шестерёнки и выберите Дополнительные > Архив элементов.
- В открывшемся окне отметьте опцию Включить архивирование.
- Для автоматической архивации в поле Правило добавьте условия на языке EQL365, например укажите дату создания или удаления элементов. Элементы, удовлетворяющие условиям, будут отправляться в архив каждые шесть часов.
- Нажмите кнопку Сохранить.
Обратите внимание, отключить архивацию элементов приложения нельзя, но вы можете задать новые условия. При этом элементы, заархивированные по предыдущему правилу, не восстанавливаются. - Чтобы вручную архивировать элементы, не удовлетворяющие условиям автоматической архивации:
- Выдайте ответственным сотрудникам права на удаление элементов.
- На форму просмотра приложения и в карточки удалённых элементов добавьте кнопку Архивировать.
Настроить архивацию событий календаря
Архивирование событий в статусе Закрыто или удалённых событий позволяет отображать в календарях пользователей только актуальные записи. События, отправленные в архив, нельзя просмотреть в интерфейсе системы, открыть по ссылке или восстановить.
Чтобы включить архивацию событий:
- Перейдите в раздел Календарь и напротив его названия нажмите значок шестерёнки. Выберите Архив событий.
- В открывшемся окне отметьте опцию Включить архивирование.
- Для автоматической архивации в поле Период архивации выберите срок отображения закрытого события в календаре: Месяц, Полгода, Год, 3 года. События, для которых истёк срок, будут отправляться в архив каждые шесть часов.
В дальнейшем вы можете изменить период хранения событий в календаре. При этом заархивированные события не восстановятся. - Нажмите кнопку Сохранить.
После включения архивации авторы завершённых событий могут также вручную отправлять записи в архив, нажав в карточке события кнопку Архивировать. Событие исчезнет из календарей всех участников. Обратите внимание, периодические события нельзя архивировать вручную.
Настроить архивацию экземпляров бизнес-процессов
Настройка выполняется в разделе Администрирование > Архивация экземпляров процессов. Здесь вы можете:
- в отличие от элементов приложения и событий — просмотреть экземпляры, отправленные в архив, и восстановить записи;
- задать расписание автоматической архивации.
Чтобы архивировать экземпляр процесса вручную, в мониторе процессов откройте его карточку и нажмите кнопку Архивировать.
Подробнее читайте в статье «Архивация экземпляров процессов».