ELMA365 КЭДО 3.0 позволяет автоматизировать планирование и исполнение графика ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников с соблюдением законодательства РФ.
В ходе процесса можно сформировать:
- единый график для юридического лица согласно штатному расписанию;
- или отдельные графики для каждого подразделения в структуре юридического лица.
При этом согласовывают отпуска сотрудников их руководители по управленческой структуре компании.
Этапы планирования графика отпусков и служебные приложения
В процессе планирования графиков отпусков участвуют все сотрудники компании, трудоустроенные на момент запуска процесса.
Этапы планирования графика отпусков:
- Сотрудник отдела кадров запускает процесс планирования графика отпусков.
- Сотрудники вносят даты планируемых отпусков.
- Руководители согласовывают даты отпусков подчинённых.
- График отпусков утверждается: сотрудник отдела кадров присваивает номер и дату, подписант со стороны юридического лица подписывает.
- Подписываются соглашения о разделении отпуска на части сотрудниками и подписантом со стороны юридического лица.
- Сотрудники получают задачу ознакомиться с утверждённым графиком своих отпусков.
Для планирования отпусков в разделе УРВ используются следующие приложения:
- Графики отпусков — для запуска процесса планирования отпусков;
- служебные приложения для хранения данных и документов, сформированных в ходе процесса планирования отпусков:
- Графики отпусков по руководителям — списки сотрудников, сгруппированных по их руководителям согласно управленческой структуре. Эти списки используются на этапе согласования отпусков;
- Планируемые отпуска по графику — записи об отпусках всех сотрудников, сформированных в ходе процесса;
- Соглашения о разделении отпуска на части, Лист ознакомления с графиком отпусков — соответствующие документы, сформированные для каждого сотрудника в ходе процесса.
Запуск процесса планирования графика отпусков
Сотрудник отдела кадров ежегодно инициирует планирование графика отпусков на следующий календарный год. Для этого:
- В разделе УРВ > Графики отпусков нажмите + График отпусков.
- Заполните поля на открывшейся форме:
- Юридическое лицо* — выберите, для сотрудников какого юридического лица запустится процесс планирования отпусков;
- Формирование графика в разрезе подразделений* — включите опцию, если хотите разделить планирование отпусков по подразделениям. Так, для производства, на котором работает большое количество сотрудников, запустить процесс можно раньше, чем для подразделений офиса. В этом случае сформируются отдельные графики в ходе каждого процесса, который вы запустите. В появившемся ниже поле выберите подразделения;
- Дата окончания сбора данных от сотрудников * — укажите, в какой срок сотрудникам нужно предоставить данные по своим отпускам;
- Дата согласования данных руководителем* — укажите, в какой срок руководителям нужно согласовать планируемые отпуска своих подчинённых;
- Дата завершения подготовки приказа* — введите срок для утверждения приказа о графике отпусков.
- Нажмите Начать планирование.
После этого сотрудники юридического лица получат задачу ввести данные по своим отпускам.
Одновременно руководителям поступит задача согласовать отпуска подчинённых. Информация в ней будет обновляться по мере выполнения задач сотрудниками, что позволит оперативно одобрять или отправлять отпуска на корректировку.
Формирование запросов на отпуска сотрудниками
На портале КЭДО сотруднику поступает задача Внести даты отпуска на следующий год. В задаче содержатся правила и подсказки, которые помогают верно заполнить данные:
- указать даты начала и окончания отпуска с учётом всех предусмотренных на год дней отпуска;
- внести несколько периодов отпуска. Тогда в ходе процесса формируется и подписывается соглашение о разделении отпуска на части;
- добавить при желании комментарий для руководителя по каждой части отпуска.
Если задача выполнена, данные по отпуску сразу станут доступны руководителю сотрудника, который может оперативно согласовать их или отправить на корректировку.
Согласование отпусков руководителями
После запуска процесса планирования отпусков все руководители юридического лица или подразделения, по которому составляется график, получат на портале КЭДО задачу согласовать отпуска своих подчинённых. В ней указан список сотрудников и шкала с разбивкой по дням на весь год, вдоль которой отображаются отпуска.
Информация в задаче отображается динамически, по мере выполнения сотрудниками своих задач по внесению дат отпуска. Если задача ещё не выполнена сотрудником, справа от его имени вы увидите значок 
.
В задаче можно:
- Ознакомиться с данными по отпуску сотрудника.
Для этого нажмите на любой отрезок отпуска, размещённый вдоль временной оси. После этого отобразятся все части отпуска сотрудника и его комментарии.
- Согласовать отпуск сотрудника или отправить его на доработку с комментариями.
Для этого напротив имени сотрудника в колонке Статус нажмите знак вопроса и выберите нужное действие. После этого:
- сотрудник получит задачу откорректировать даты и увидит ваш комментарий;
- если отпуск согласован, рядом с именем сотрудника в колонке Статус отобразится значок
.
- Изменить данные отпуска сотрудника. Он получит уведомление об этом.
- Делегировать согласование отпусков. Для этого нажмите кнопку Переназначить и выберите пользователя, которому поступит задача.
- Завершить задачу, когда истечёт срок внесения данных для подчинённых или все они выполнят свои задачи по планированию отпусков.
Если у сотрудника по управленческой структуре несколько руководителей, они параллельно получат задачу согласовать отпуск подчинённого. При этом в задаче рядом с именем сотрудника отобразится столько значков для согласования отпуска, сколько у него руководителей.
Утверждение графика отпусков, подписание соглашений
После завершения этапа согласования отпусков выполняются следующие действия:
- Сотрудник подписывает соглашение о разделении отпуска на части, если его отпуск состоит из нескольких периодов.
- Формируется сводный файл с графиком отпусков всех сотрудников. Задача утвердить график отпусков поступает сотруднику отдела кадров. Он может ознакомиться с файлом и затем указывает на форме задачи номер и дату утверждения графика.
- Если настроена интеграция с 1С, то данные по отпускам передаются для создания графика отпусков в 1С. При отсутствии интеграции документ для утверждения графика отпусков генерируется по шаблону в ELMA365.
- Утверждается график отпусков: подписант со стороны юридического лица получает задачу подписать график отпусков.
- Подписант со стороны юридического лица пописывает соглашения о разделении отпуска на части.
Ознакомление с графиком отпусков
После утверждения графика отпусков сотрудники получают на портале КЭДО задачу подписать лист ознакомления с ним. В листе указаны данные о юридическом лице, номер и дата утверждения графика отпусков, а также даты отпуска сотрудника.
После ознакомления сотрудников с документом процесс планирования графика отпусков завершается.