Важно организовать рабочий процесс так, чтобы работа не простаивала, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте, например, находится в отпуске, на обучении или в командировке. Это легко сделать, используя механизм замещения.
Предположим, бухгалтер компании уходит в отпуск. Он запускает процесс Заявление на отпуск и администратор получает задачу назначить на это время замещающего. Теперь другие сотрудники будут знать, к кому обратиться по рабочим вопросам во время отпуска бухгалтера, а его задачи будут автоматически переназначаться на замещающего пользователя.
Создать замещение
Перейдите в раздел Администрирование > Компания > Замещения.
начало внимание
Просматривать, настраивать, редактировать и удалять замещения могут только пользователи, включенные в группу Администраторы.
конец внимание
Откроется страница со всеми текущими замещениями.
Чтобы добавить новое, нажмите кнопку +Замещение в правом верхнем углу и заполните появившуюся форму. 
Выберите тип замещения и укажите пользователей в полях Отсутствующий и Замещающий.
Установите время начала и время окончания замещения. Период замещения не ограничен и может длиться как один час, так и больше года, например, если сотрудник находится в длительной командировке.
Настройте опции переназначения задач:
- Переназначить активные задачи — включите опцию, чтобы назначить замещающему все задачи отсутствующего сотрудника, которые поставлены ему до даты начала замещения;
- Переназначить задачи по завершении замещения — выберите Да, чтобы по окончании периода замещения все задачи снова вернулись замещаемому.
Данные опции недоступны, если выбран тип замещения Информирование.
Типы замещений
В ELMA365 существует три типа замещения, которые отличаются набором передаваемых прав:
- Информирование — используется, когда нужно просто показать пользователям, что сотрудник отсутствует, а другой сотрудник его замещает. Замещающий не получает доступа к задачам, приложениям или документам отсутствующего сотрудника, но может решать рабочие вопросы, не связанные с доступом в систему.
- Переназначение задач — при выборе этого типа сохраняется функция информирования. В дополнение замещающему будут делегированы все новые задачи, которые пользователи назначают в системе в период замещения, а также задачи и оповещения из бизнес-процессов. Чтобы делегировать замещающему задачи, назначенные до даты начала замещения, используйте опцию Переназначить активные задачи.
Рассмотрим пример. В рамках процесса сотрудник отправляет документ на согласование руководителю, после чего уезжает в срочную командировку. Руководитель возвращает документ на доработку. Согласно процессу задача доработать документ должна прийти уехавшему сотруднику. Однако, так как было настроено замещение с переназначением задач, задача приходит замещающему его коллеге. Он дорабатывает документ от своего имени и снова отправляет его на согласование, не задерживая рабочий процесс.
- Полная передача прав — этот тип замещения включает в себя оба предыдущих. В дополнение замещающий временно получает доступ к объектам системы, доступным отсутствующему сотруднику: документам, файлам, разделам и приложениям. Он также сможет увидеть события отсутствующего сотрудника, если ему придёт оповещение или задача со ссылкой на это событие. Исключение составляет раздел Мой отдел, доступ к которому не передаётся.
Обратите внимание, даже при выборе этого типа замещения сотрудник, который заменяет администратора системы, но не входит в группу Администраторы, не получит доступ к разделу Администрирование, настройкам разделов и приложений и т. д.
Рассмотрим пример. Подошла дата расчёта с контрагентами, а главный бухгалтер ушел на больничный. Был назначен замещающий — бухгалтер по зарплате. У бухгалтера по зарплате нет доступа к приложениям Платежи и Контрагенты, необходимым для того, чтобы провести расчёты. Однако, так как при замещении был выбран типа Полная передача прав, временный доступ к этим приложениям у него появился автоматически. Теперь он сможет провести все нужные платежи вовремя, не ожидая, когда главный бухгалтер выйдет с больничного.
При выборе типа замещения мы рекомендуем руководствоваться оргструктурой и внутренними правилам компании.
Работа с замещениями
Вы можете просматривать, редактировать и удалять замещения, а также выбирать, за сколько дней до начала замещения информация о нем должна появиться в системе.
Просмотреть замещение
Раздел Администрирование > Замещения включает в себя четыре фильтра, благодаря которым просматривать и находить нужные замещения легко и удобно.
- Текущие — все действующие на данный момент замещения;
- В плане — все запланированные, но еще не начавшиеся замещения;
- Архив — все завершившиеся и прерванные замещения;
- Все — все созданные замещения.
Вы можете посмотреть всю информацию о замещении, открыв его страницу. Для этого выберите замещение в списке и нажмите на его название.
Изменить или удалить замещение
Действующее или ещё не начавшееся замещение можно изменить. Для этого откройте его страницу и нажмите кнопку Редактировать.
Обратите внимание, если замещение ещё не наступило, вы можете изменить пользователей, тип замещения, время начала и окончания.
У замещения, которое уже началось, изменить можно только дату или время окончания.
В этом же окне вы можете удалить еще не начавшееся замещение или прервать текущее, нажав на кнопку Удалить или Прервать.
Предварительное оповещение
По умолчанию пользователи видят информацию об отсутствии их коллеги только с того момента, когда замещение уже началось. Но, предположим, вы хотите, чтобы пользователи были предупреждены заранее и успели бы решить срочные вопросы с нужным сотрудником.
В этом случае вы можете указать, за сколько дней информация о предстоящем отсутствии должна появиться в системе.
Для этого откройте страницу со списком замещений и нажмите на Настройки в правом верхнем углу.
В открывшемся окне укажите нужное количество дней.
Обратите внимание, что эта настройка применяется ко всем предстоящим замещениям.
Замещение в интерфейсе системы
Рассмотрим, как пользователи видят действующее замещение в интерфейсе системы. Когда сотрудник отсутствует, рядом с его именем появляется надпись с указанием времени отсутствия и ссылкой на замещающего. Это видно, например, при создании и просмотре задачи, события и в разделе Мой отдел.
В сообщениях и групповых чатах имя отсутствующего так же подсвечивается. Нажав на него, можно посмотреть информацию о сотруднике и увидеть, до какого числа он отсутствует, и кто его замещает.
Если отсутствующий сотрудник состоит в групповом чате, а замещающего там нет, то другие участники легко смогут его туда добавить, нажав на три точки рядом с именем отсутствующего.
Список всех отсутствующих на текущий день сотрудников можно посмотреть в разделе Компания на вкладке График отсутствий. Там же на вкладке Мои замещения вы увидите, кого вы замещаете на данный момент.
